国立大学法人北海道大学法人文書管理規程

○国立大学法人北海道大学法人文書管理規程平成23年4月1日海大達第84号第1章　総則 (目的) 第1条　この規程は，公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項に基づき，北海道大学(以下「本学」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。 (定義) 第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。 (1)　法人文書　本学の職員が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって，本学の職員が組織的に用いるものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，法第2条第5項各号に掲げるものを除く。 (2)　教員等保有法人文書　前号に規定する法人文書のうち，国立大学法人北海道大学組織規則(平成16年海大達第31号)第40条に規定する事務組織に所属する職員以外の教員その他の職員(第5条において「教員等」という。)が保有するものをいう。 (3)　法人文書ファイル等　本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。 (4)　法人文書ファイル管理簿　本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。 (5)　教育研究組織等　情報環境推進本部，産学連携本部，人材育成本部，創成研究機構，国際本部，高等教育推進機構，サステイナブルキャンパス推進本部，安全衛生本部，各学部，病院，各研究科，各学院，各研究院，公共政策学教育部，公共政策学連携研究部，各附置研究所，附属図書館，各全国共同利用施設，各学内共同教育研究施設等，子どもの園保育園，事務局及び監査室をいう。第2章　管理体制 (総括文書管理者) 第3条　本学に総括文書管理者1名を置く。 2　総括文書管理者は，事務局長をもって充てる。 3　総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。 (1)　法人文書ファイル管理簿及び法人文書ファイル移管・廃棄簿の調製 (2)　法人文書の管理に関する内閣府との調整及び法人文書の管理に必要な改善措置の実施 (3)　法人文書の管理に関する研修の実施 (4)　組織の設置及び改廃に伴う必要な措置 (5)　その他法人文書の管理に関する事務の総括 (副総括文書管理者) 第4条　本学に副総括文書管理者を置く。 2　副総括文書管理者は，北海道大学大学文書館長をもって充てる。 3　副総括文書管理者は，前条第3項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。 (文書管理者等) 第5条　本学の課及びキャリアセンター，室並びに事務部(課又は室を置く事務部を除く。以下この条において同じ。)に，文書管理者及び文書管理担当者を置く。 2　文書管理者は，課及びキャリアセンターにあっては課長を，室にあっては室長を，事務部にあっては事務長をもって充てる。 3　文書管理担当者は，課及びキャリアセンター，室並びに事務部の課長補佐，事務長補佐又は係長をもって充てる。 4　前3項の規定にかかわらず，教員等保有法人文書の管理に当たっては，教育研究組織等の長を文書管理者とし，当該法人文書を保有する教員等を文書管理担当者とする。 5　文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。 (1)　保存 (2)　保存期間が満了したときの措置の設定 (3)　法人文書ファイル管理簿への記載 (4)　移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。) (5)　管理状況の点検 (6)　法人文書の作成，標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他の管理に関する職員の指導 6　文書管理担当者は，文書管理者を補佐するものとする。 (監査責任者) 第6条　本学に監査責任者1名を置く。 2　監査責任者は，総務企画部長をもって充てる。 3　監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。 (職員の責務) 第7条　職員は，法の趣旨に則り，関連する法令及び規程等並びに総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。第3章　文書の作成 (文書主義の原則) 第8条　職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条の規定に基づき，法第1条の目的の達成に資するため，本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。 (別表第1の業務に係る文書作成) 第9条　職員は，別表第1に掲げる業務については，当該業務の経緯に応じ，同表の法人文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする。 (適切・効率的な文書作成) 第10条　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。 2　文書の作成に当たっては，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。第4章　整理 (職員の整理義務) 第11条　職員は，次条及び第13条の規定に従い，次に掲げる整理を行わなければならない。 (1)　作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。 (2)　相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物にまとめること。 (3)　法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。 (分類及び名称) 第12条　法人文書ファイル等は，本学の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的に分類し，分かりやすい名称を付さなければならない。 (保存期間) 第13条　文書管理者は，別表第1に基づき，標準文書保存期間基準を別紙様式第1号により定めなければならない。 2　第11条第1号の保存期間の設定については，標準文書保存期間基準に従い，行うものとする。 3　第1項に定める標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては，法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされたものにあっては，1年以上の保存期間を定めるものとする。 4　第11条第1号の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日(以下この項及び第7項において「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。 5　第11条第3号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。 6　第11条第3号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下この項において「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。 7　第4項及び第6項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては，適用しない。第5章　保存 (保存) 第14条　文書管理者は，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者に引き継いだ場合又は次条の規定により副総括文書管理者に引き継いだ場合は，この限りではない。 2　文書管理者は，法人文書ファイル等について，組織の設置及び改廃に伴う文書管理者の異動があった場合は，新組織等の文書管理者に法人文書を引き継がなければならない。 (集中管理) 第15条　文書管理者は，保存期間が大学年史編纂に必要な期間が終了するまでと定められている法人文書ファイル等について，業務上常用する必要がないと判断したときは，必要に応じて副総括文書管理者と協議の上，副総括文書管理者に引き継ぎ，北海道大学大学文書館において保存するものとする。 2　副総括文書管理者は，必要と認める場合には，文書管理者と協議の上，文書管理者が管理する法人文書ファイル等の引き継ぎを受け，北海道大学大学文書館において保存することができる。第6章　法人文書ファイル管理簿 (法人文書ファイル管理簿の調製及び公表) 第16条　総括文書管理者は，本学の法人文書ファイル管理簿について，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号)第15条に基づき，別紙様式第2号により磁気ディスクをもって調製するものとする。 2　法人文書ファイル管理簿は，国立大学法人北海道大学情報公開室に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。 3　法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。 (法人文書ファイル管理簿への記載) 第17条　文書管理者は，少なくとも毎年度1回，その管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。 2　前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。第20条において「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。 3　文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が別紙様式第3号により調製した法人文書ファイル移管・廃棄簿に記載しなければならない。第7章　移管，廃棄又は保存期間の延長 (保存期間が満了したときの措置) 第18条　文書管理者は，法人文書ファイル等について，別表第2に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。 2　前条第1項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，法人文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。 3　総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。 (移管又は廃棄) 第19条　文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，前条第1項の規定による定めに基づき，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。 2　文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等について，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。 (保存期間の延長) 第20条　文書管理者は，次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は，当該法人文書ファイル等の区分に応じ，それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において，1の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。 (1)　現に監査，検査等の対象となっているもの　当該監査，検査等が終了するまでの間 (2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間 (3)　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間 (4)　開示請求があったもの　情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間 2　文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，その職務の遂行上必要があると認めるときには，総括文書管理者の承認を得て，その必要な限度において，一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。第8章　点検・監査及び管理状況の報告等 (点検・監査) 第21条　文書管理者は，その管理する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。 2　監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。 3　総括文書管理者は，前項の点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。 (紛失への対応) 第22条　文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失が明らかとなった場合は，直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。 2　総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。 (管理状況の報告等) 第23条　総括文書管理者は，法人文書ファイル管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，毎年度，内閣府に報告するものとする。第9章　研修 (研修の実施) 第24条　総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとする。 (研修への参加) 第25条　文書管理者は，総括文書管理者又は独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。第10章　補則 (他の法令等との調整) 第26条　この規程の規定にかかわらず，法律及びこれに基づく命令の規定により，法人文書の分類，作成，保存，廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては，当該事項については，当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによる。 (雑則) 第27条　この規程に定めるもののほか，法人文書の管理について必要な事項は，総長が別に定める。附　則 1　この規程は，平成23年4月1日から施行する。 2　この規程の施行の際現に保有する改正前の第2条第1号に規定する法人文書については，改正後の第2条第1号に規定する法人文書とみなして，この規程の規定を適用する。附　則(平成24年4月1日海大達第43号) この規程は，平成24年4月1日から施行する。ただし，改正後の別表第1の学務関係文書の部放射性同位元素を取扱う学生の健康診断表等健康管理に関するものの項及び研究協力関係文書の部放射性同位元素等管理に関するものの項の規定は，平成23年4月1日から適用する。別表第1(第9条，第13条関係)　法人文書の保存期間基準業務の区分当該業務に係る法人文書の類型具体例保存期間管理運営関係文書総長の選考に関するもの・総長選考会議・総長選考に関する資料大学年史編纂に必要な期間が終了するまで各部局長の選考に関するもの・各部局長の選考に関する資料大学年史編纂に必要な期間が終了するまで役員会，経営協議会，教育研究評議会，教授会等の記録に関するもの・役員会・経営協議会・教育研究評議会・部局長等連絡会議・教授会大学年史編纂に必要な期間が終了するまで総長室等の会議の記録に関するもの・各総長室会議・教育研究支援本部等の運営委員会大学年史編纂に必要な期間が終了するまで各種委員会等の記録に関するもの・学内各種委員会・事務連絡会議大学年史編纂に必要な期間が終了するまで各種委員会委員に関するもの・学内各種委員会委員等の委嘱依頼文書及び回答文書 5年学長会議，各部局長会議等の学外会議に関するもの・学外会議からの開催通知その他の文書・国立大学協会からの各種文書大学年史編纂に必要な期間が終了するまでプロジェクトチーム等の活動記録に関するもの・プロジェクトチーム打ち合わせ資料 5年会議・打合せ資料等の複製(コピー) ・配付された学内会議資料・他の文書管理者が原本を保管する学外会議資料 1年未満文書の収受，発送及び決裁の記録に関するもの・文書収受簿 30年公印に関するもの・公印の印影印刷・公印使用簿 5年郵便物等の取扱いに関するもの・郵便物発送票・特殊郵便物受付簿 5年法人文書ファイル管理に関するもの・標準文書保存期間基準・法人文書ファイル管理簿・法人文書ファイル廃棄簿・法人文書ファイル移管簿常用・法人文書ファイル管理簿等の作成に関する資料 5年事務組織の設置及び改廃に関するもの・事務組織の再編大学年史編纂に必要な期間が終了するまで事務改善に関するもの・事務改善委員会・事務改善に関する資料 30年諸規程の制定・改廃に関するもの・規程等の制定・改廃・内規等の制定・改廃・国立大学法人北海道大学規則集大学年史編纂に必要な期間が終了するまで法令の解釈・運用基準・法令等の制定・改廃通知 10年訴訟に関するもの・証拠保全・訴訟事件・指定代理人の指定・変更等・文部科学省・法務省からの通知等事件終了後30年顧問弁護士に関するもの・顧問弁護士事案対応完結後30年危機管理対応に関する文書・災害対策ガイドライン作成資料・緊急連絡網・対応事例報告 5年公益通報者の保護に関するもの・公益通報者の保護事案対応完結後30年作業環境測定結果の評価の記録に関するもの・作業環境測定結果(法令により保存期間が30年と定められているもの) 30年・作業環境測定結果(法令により保存期間が3年と定められているもの) 3年総括安全衛生管理者，産業医，作業主任者，衛生管理者，作業指揮者及び安全衛生委員会委員の指名又は選任に関するもの・総括安全衛生管理者の指名・産業医の指名・作業主任者の指名・衛生管理者の指名・作業指揮者の選任・安全衛生委員会委員の指名 30年化学物質管理システムに記録した薬品管理の情報に関するもの・化学物質管理システム登録データ常用個人情報保護に関するもの・個人情報の保護 3年本学が主催する記念行事及びこれに相当する各種行事等に関するもの・創基記念式典，祝賀会・G8大学サミット大学年史編纂に必要な期間が終了するまで入学式，学位記授与式，その他本学が主催する諸行事に関するもの・入学式・学位記授与式・サステナビリティ・ウィーク・ジョイントシンポジウム 10年部局等で実施する定例的な諸行事に関するもの・大学院入学式・学位記授与式 3年後援名義に関するもの・北海道大学後援名義使用承認申請 5年学内の掲示・立看板に関するもの・掲示願 1年法人登記に関するもの・法人登記申請大学年史編纂に必要な期間が終了するまで視察・見学対応に関する文書・学内視察対応・部局内見学対応 5年各種基準・取扱いに係る通達等・中央省庁からの各種通達・学内における事務取扱要領常用経年変化の確認を要する各種統計調査に関するもの・学校基本調査・研究活動等状況調査大学年史編纂に必要な期間が終了するまで文部科学省その他中央省庁等からの通知等・文部科学省からの通知，照会及び回答・文部科学省への推薦，報告 10年他の類型に該当しない学内外の各種文書・通知及び回答・照会，調査依頼及び回答 5年他の類型に該当しない学内外からの配付物等・お知らせ，パンフレット 1年未満中期目標，中期計画及び年度計画の作成に関するもの・中期目標・中期計画・年度計画・実績報告・中期目標期間評価・中期目標期間事業報告大学年史編纂に必要な期間が終了するまで教育，研究組織等の設置及び改廃に関する文部科学省への提出資料等・教員個人調書等審査関係書類・新制大学概算要求書・新制大学設置委員会綴・新制大学設置関係書類綴・設置認可申請書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで教育，研究組織等の設置及び改廃に関する学内資料等・教育研究組織の設置計画関係資料・大学院重点化計画関係資料・教育研究組織の専攻設置計画関係資料・予備審査関係資料・収容定員変更の認可申請関係資料・実地審査関係資料・教育研究組織の設置に係る文部科学省ヒアリング関係資料・教育研究組織の設置に係る学内ヒアリング関係資料・組織現況調査関係資料・構想審査会関係資料・共同利用・共同研究拠点認定申請関係資料・教育関係共同利用拠点認定申請関係資料・連携講座(分野)設置関係資料大学年史編纂に必要な期間が終了するまで法人移行に関するもの・独立行政法人化に関するワーキンググループ関係資料・法人化問題検討ワーキンググループ関係資料・法人移行準備委員会関係資料大学年史編纂に必要な期間が終了するまで認証評価・法人評価等に関するもの・大学機関別認証評価・専門職大学院認証評価・法人評価大学年史編纂に必要な期間が終了するまでその他評価に関するもの・各部局等評価体制・大学基準協会関係・大学評価・学位授与機構関係・評価関係雑件 10年授業アンケートに関するもの・授業アンケート関係(全学実施関係) 大学年史編纂に必要な期間が終了するまで大学情報データベースに関するもの・大学情報データベース運用・管理関係・大学情報データベース関係契約業務 10年本学が発行する点検評価に係る報告書等・教育，管理運営，社会貢献活動一覧・研究活動一覧・自己点検・評価報告書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで学内外からの点検評価に係る報告書等・他大学自己点検・評価報告書 1年行政評価に関するもの・行政評価・監視等 10年本学の沿革記録に関するもの・年史，年史作成・部局史，部局史作成大学年史編纂に必要な期間が終了するまで本学が発行する広報誌等(保存用) ・大学広報誌(北大時報，リテラポプリ)，部局広報誌・概要，ニュース，案内，報告書，手引・職員録大学年史編纂に必要な期間が終了するまで本学が発行する広報誌等の作成に関するもの・大学広報誌(北大時報，リテラポプリ)作成，部局広報誌作成・概要作成，ニュース作成，案内作成，報告書作成，手引作成・職員録作成 5年情報公開・個人情報の開示等に関するもの・開示等請求・開示等決定・異議申立て・不服申立て 10年報道に関するもの・プレスリリース・報道機関との連絡調整・写真等使用許可・構内撮影願 3年人事関係文書身分証明書に関するもの・身分証明書発行台帳常用証明書の発行に関するもの・在職証明書・給与支給等証明書・採用見込証明書・給与支払見込証明書 1年退職者に関するもの・退職者名簿常用人事情報管理システムに関するもの・個人番号取得システム・人事情報電算データ・人事システムマニュアル常用法令，就業規則の運用に関するもの・人事例規常用退職手当に関するもの・退職手当台帳常用職員の定員(人件費ポイントを含む。)及び現員に関するもの(法人化以前の級別定数に関するものを含む。) ・教官の空き定員・教職員定員・定員削減・流用定員・級別定数・部局別台帳・教員人件費ポイント・全学運用教員 30年名誉教授の称号授与に関するもの・名誉教授の称号授与大学年史編纂に必要な期間が終了するまで職員(職員及び船員就業規則適用者)の履歴に関するもの・各人別履歴大学年史編纂に必要な期間が終了するまで役職員の給与に関するもの・指定職適用・初任給(任用異動を伴う昇格・降格を含む。) ・初任給異動・俸給表異動・昇格・降格・昇給・復職時調整・俸給の切替・俸給協議・役員給与・役職員の報酬・給与に係る調査・報告・届出・諸手当 10年男女共同参画に関するもの・男女共同参画・女性研究者支援室 10年職員(特任教員，契約職員，短時間勤務職員及び嘱託職員)の履歴に関するもの・各人別履歴退職後5年職員の任用に関するもの・人事異動・身上調書・出向協定・退職勧奨・非常勤講師任用・非常勤職員任用協議・高年齢者雇用(再雇用) ・障害者雇用 5年客員教員の称号付与に関するもの・客員教員の称号付与授与期間満了後5年職員の出張に関するもの・旅行命令，依頼簿・出張報告書 5年勤務時間報告書・勤務時間報告書 5年給与支給に関するもの・職員別給与簿・給与支給データ・基準給与簿退職後30年給与の過年度追給・返納および差押に関するもの・債権差押・追給・返納・戻入計算書 5年給与の口座振込に関するもの・給与の口座振込申出・変更申出書・預金口座振替依頼書口座振込によらなくなった後5年給与所得者の申告に関するもの・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書・給与所得者の住宅取得等特別控除申告書・給与所得者の保険料控除兼配偶者特別控除申告書 10年社会保険(雇用保険)に関するもの・雇用保険被保険者資格取得等確認通知書(事業主通知用) ・雇用保険被保険者資格喪失確認通知書(事業主通知用) ・雇用保険被保険者離職証明書(事業主控) ・雇用保険被保険者六十歳到達時等賃金証明書・雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書・短縮措置適用時賃金証明書・外国人雇用状況届出書退職後5年社会保険給付に関するもの・健康保険給付申請書・雇用保険給付申請書 3年住民税に関するもの・住民税台帳・住民税道民税特別徴収税額の変更，決定通知書・特別徴収にかかる給与所得者の異動届 5年所得税に関するもの・租税条約に関する届出書・扶養控除等の控除是正報告書 10年給与アウトソーシングに関するもの・給与計算関係業務委託(アウトソーシング) 10年退職所得の受給に関する申告書・退職所得の受給に関する申告書 10年研修に関するもの・研修実施計画・本学主催研修・北海道地区国立大学法人等主催研修・他機関等主催研修・放送大学利用研修 3年退職手当支給に関するもの・退職手当支給 3年職員の勤務の状況が記録されたもの・勤務評定・出勤簿・休暇簿・時間外労働命令簿・休日の振替・代休通知簿・欠勤等届 5年研修旅行に関するもの・研修承認申請書 3年採用試験に関するもの・採用試験 3年インターンシップに関するもの・インターンシップに関する通知・依頼 3年社会保険(健康保険，厚生年金保険)及び労働保険に関するもの・賞与等支払届・被保険者異動承認通知書・被保険者資格取得確認及び標準報酬決定通知・被保険者資格喪失確認通知・被保険者標準報酬改定通知書・厚生年金保険年金記録確認関係書類・労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書(事業主控) (退職後5年) 源泉徴収票(給与支払報告書) ・源泉徴収票(給与支払報告書) 10年職員懲戒に関するもの・懲戒関係・懲戒等台帳参照を要しなくなってから5年ハラスメントに関するもの・ハラスメント防止等対策室・ハラスメント調査関係・ハラスメント庶務関係 30年事故・苦情相談に関するもの・事故・苦情相談関係 30年職員組合に関するもの・組合からの申し入れ等・北海道労働委員会関係 30年過半数代表に関するもの・過半数代表候補者選出要項関係・過半数代表候補者選挙関係大学年史編纂に必要な期間が終了するまで就業規則・労使協定に関するもの・就業規則等改正関係・就業規則届出関係・船員法関係・労使協定書・過半数代表からの意見書・船員就業規則 30年労働基準監督署に関するもの・労働基準監督署の検査関係・宿日直申請・許可関係・労働基準監督署との打合せ 30年服務・綱紀粛正に関するもの・服務・綱紀粛正関係 3年倫理に関するもの・贈与等報告・講演等承認 5年兼業・兼職に関するもの・兼業許可申請・届出関係・部局等の長の兼業・営利企業役員の兼業・自営の兼業・兼業時間の制限・兼業の報告・公開関係・本学役員の兼職 5年利益相反に関するもの・利益相反関係 5年労働時間・休憩・休日・休暇に関するもの・勤務時間・時間外労働関係・時間外労働管理補助者関係・長期病休者報告・職場復帰支援関係 5年就業管理システムに関するもの・就業管理システム関係・就業管理システムマニュアル・就業管理システム電算データ常用次世代育成支援に関するもの・一般事業主行動計画・仕事と家庭の両立支援事業・病児保育関係 5年保育所に関するもの・子どもの園保育園設置関係大学年史編纂に必要な期間が終了するまで・子どもの園保育園運営委員会・子どもの園保育園関係・保育所ともに運営委員会・保育所ともに入所関係 5年育児・介護休業に関するもの・育児休業・介護休業 5年・休業者台帳常用休職に関するもの・休職 5年・休職者台帳常用サバティカル研修に関するもの・サバティカル研修の承認・サバティカル研修中の兼業 3年毎月勤労統計調査に関するもの・毎月勤労統計調査票 1年渡航に関するもの・公用旅券の発給・返納 3年栄典・表彰に関するもの・医学教育等関係業務功労者表彰・教職員表彰・退職時表彰・叙位・叙勲・褒章大学年史編纂に必要な期間が終了するまで健康管理に関するもの・健康診断結果報告書・定期健康診断実施通知・健康診断個人票・裁量労働従事者の健康状態把握 5年労働災害に関するもの・労働者災害補償保険給付請求・休業補償・法定外休業補償・労働者死傷病報告 10年財形に関するもの・金融機関からの各種通知・控除額明細書 5年福利厚生・福祉・保健事業に関するもの・福利厚生事業(レクリエーション事業) ・北海道地区生涯生活設計セミナー 3年会計関係文書決算に関するもの・財務諸表及び附属明細書・決算報告書・事業報告書・監査報告書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで総勘定元帳・総勘定元帳 10年取引に関する帳簿・予算簿・債権管理簿・現金出納簿・現金領収証書受払簿・小切手受払簿・合計残高試算表 7年取引に関する書類・振替伝票・予算執行振替伝票・債権計上票・債務計上票 7年政府出資財産に関するもの・政府出資財産に関する文書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで・特定の償却資産(83特定)に関する文書・財産評価委員会に関する文書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで予算に関するもの・概算要求書及び関連資料・運営費交付金予定額伝達資料・補正予算関係資料大学年史編纂に必要な期間が終了するまで予算の配分に関するもの・予算配分通知関係・予算振替書 5年利益及び損失の処理に関するもの・積立金の処分に関する申請書類 10年概算要求に関するもの(各部局等) ・概算要求書及び関連資料 3年現金の収受，払出し，預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類・授業料債権発生通知書・現金収納済額報告書・領収報告書及び控え・寄附金領収報告書・原符・小切手原符・預金通帳 7年現金の出納に関するもの・債権金額部局別集計表(授業料) ・未納者名簿(授業料) ・現金払込仕訳書・旅費・謝金等の口座振込(変更)申出書・ファームバンキング振込依頼書・振込・送金訂正(組戻)依頼書・外国送金依頼書・外国関係計算書・仕向外国送金取消・内容変更等依頼書・支払額確定一覧表 5年消費税の支払いに関するもの・消費税の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿(債務計上票)及び請求書等 7年資金運用に関するもの・運営費交付金の請求に関する文書・資金運用に関する文書・資金の共同運用(Jファンド)に関する文書 5年・中長期運用に関する文書・短期運用に関する文書満期後3年借入金に関するもの・国立大学財務・経営センター借入金に関する文書償還完了後5年固定資産に関する会計帳簿・固定資産台帳大学年史編纂に必要な期間が終了するまで・国有財産台帳・物品管理簿大学年史編纂に必要な期間が終了するまで固定資産(不動産等)の取得等に関するもの・地上権設定契約関係綴・固定資産(土地)境界査定関係綴・登記に関する書類綴・固定資産(不動産等)増減異動関係綴大学年史編纂に必要な期間が終了するまで固定資産(不動産等)の管理等に関するもの・不動産等監守計画書綴・固定資産の貸付関係綴・防火管理関係綴 10年固定資産(不動産等)の貸付・借入に関するもの・固定資産の短期貸付関係綴・学術交流会館等の使用許可書・施設料金算定内訳書・借入関係綴・職員宿舎の使用貸借契約関係書類 5年重要文化財等に関するもの・重要文化財指定書・登録文化財登録証・登録有形文化財関係書類大学年史編纂に必要な期間が終了するまで重要文化財の修理に関するもの・国宝又は重要文化財修理の届出書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで固定資産税の支払いに関するもの・固定資産税申告関係綴・固定資産税課税明細書 7年固定資産(物品)の管理等に関するもの・物品移動関係書類・物品寄附受入関係書類・物品交換関係書類・不用決定承認関係書類・物品無償貸付関係書類 5年職員宿舎に関するもの・宿舎入居等に関する承認関係書類・宿舎入居選考関係書類・宿舎実態調査綴・宿舎の居住証明について 3年契約に関するもの・契約締結伺・契約実施原議書・一般(指名)競争契約関係・随意契約関係・特定調達契約関係・請負契約等の業務日誌 7年政府調達に関するもの・政府調達の調査・統計に関する文書・政府調達に係る苦情処理に関する文書・特定調達契約に係る一般競争等に関する記録票 5年官公需に関するもの・官公需契約実績額及び契約見込額取りまとめ資料・中小企業特定品目の情報提供資料 5年競争参加資格の審査に関するもの・一般(指名)競争参加資格審査申請書 3年寄附金に関するもの・寄附金受入原議書・寄附金使途変更等申請書 5年科学研究費補助金の経理に関するもの・受入・払出決議書・収支簿補助金の交付を受けた年度終了後5年会計検査院実地検査に関するもの・会計実地検査関係・会計実地検査調書 10年損害賠償保険の加入等に関するもの・国立大学法人総合損害保険加入関係・船舶保険加入関係・船主責任保険加入関係・自動車保険加入関係・事故・保険請求関係 5年官報掲載に関するもの・財務諸表に関する官報掲載に関する決裁文書・政府調達に関する官報掲載に関する決裁文書 1年自動車の運行に関するもの・車両運行記録簿・自動車運行計画書 1年アルコールの使用に関するもの・アルコール使用簿要件を具備しなくなってから5年・アルコール許可申請書要件を具備しなくなってから1年タクシーチケットに関するもの・タクシーチケット受払簿 1年学務関係文書卒業及び修了に関するもの・卒業(修了)名簿・卒業(修了)者台帳・卒業者台帳・修了者台帳常用・卒業判定資料・修了判定資料 10年学位授与に関するもの・学位授与者名簿・学位簿・学位授与番号簿常用学籍に関するもの・学籍基本データ・学籍カード・在籍者台帳・学籍簿・除籍・復籍関係常用・進級・分属関係 5年・除籍常用・異動関係(休学願，退学願等) 10年・学生の処分・不正行為大学年史編纂に必要な期間が終了するまで学生の成績に関するもの・成績データ・成績電算報告常用学校認定等・学校等指定申請・学校等の変更承認申請・医療短期大学部専攻科の廃止大学年史編纂に必要な期間が終了するまで資格認定に関するもの・資格認定・教職課程認定申請等・教職一括申請関係・国家試験関係常用旧教養部・全学教育資料・教養部便覧，履修の手引き，報告書，授業内容・教務関係資料・全学教育実施の手引き・教養部移行関係常用シラバス・シラバスデータ・シラバス冊子常用・教育方法の特例実施計画書 5年学生便覧・学生便覧常用入学試験等に関するもの〈事務局〉・個別学力検査等(特別選抜を含む。)学生募集要項(入学者選抜要項を含む。以下同じ。)及び試験問題(解答用紙等を含む。以下同じ。) ・個別学力検査等(特別選抜を含む。) ・AO入試学生募集要項及び試験問題・AO入試個別学力検査等大学年史編纂に必要な期間が終了するまで〈事務局〉・入試実施(募集要項，試験問題及び答案を除く) ・入学手続 5年〈事務局〉・入試答案 1年未満〈部局〉・大学院入試実施(募集要項及び願書等を含む。試験問題を除く。) ・編入学試験等に関するもの(募集要項及び願書等を含む。試験問題を除く。) ・非正規生に関するもの(募集要項及び願書等を含む。試験問題を除く。) ・入試広報関係(オープンキャンパス等) 大学年史編纂に必要な期間が終了するまで放射性同位元素を取扱う学生の健康診断表等健康管理に関するもの・放射性同位元素取扱学生の健康診断実施・放射性同位元素取扱学生の健康診断受診票・放射性同位元素取扱学生の健康診断検査データ・放射性同位元素取扱学生の健康診断結果・再検診通知・放射性同位元素取扱学生の健康診断書常用学生教育研究災害傷害保険に関するもの・学生教育研究災害傷害保険加入者名簿・学研災付帯賠償責任保険加入者名簿・学生教育研究災害傷害保険等保険金請求書 10年学生の課外活動の実施に関するもので体育大会等に関するもの・七大学総合体育大会・北海道地区大学体育大会大学年史編纂に必要な期間が終了するまで日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもの・日本学生支援機構の奨学金募集・推薦・採用・日本学生支援機構の奨学金内容変更届・地方公共団体の奨学金募集・推薦・採用・民間の奨学金募集・推薦・採用 5年学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもの・入寮願書・入寮選考・入寮許可書・入寮届・誓約書・退寮届・在寮期間延長・寮生名簿・寄宿料 5年入学料，授業料等の免除に関するもの・入学料免除申請・入学料免除者選考・入学料免除者一覧・授業料免除申請・授業料免除者選考・授業料免除者一覧 5年健康診断表等学生の健康管理に関するもの・学生診察，検査申込・学生のカウンセリングカード(保健センター) ・学生の一般健康診断実施通知・学生の一般健康診断受診票・学生の一般健康診断検査データ・学生の一般健康診断結果，再検診通知・学生の特殊健康診断・大学院入試，進学等健康診断結果・証明・体育系学生団体所属学生の健康診断 5年学生団体に関するもの・学生公認団体の不祥事・事故防止講習会・リーダーズ・アッセンブリー(リーダー養成講習会) 5年学生の課外活動に関するもの・大学祭・課外活動における事故・学生ボランティア活動相談室・北大元気プロジェクト大学年史編纂に必要な期間が終了するまで学生の生活支援に関するもの・学生相談室・ピア・サポート室・学生生活実態調査・学生の事故・学生生活支援関係調査・回答 5年学生の表彰に関するもの・北海道大学新渡戸賞・北海道大学大塚賞・北海道大学レーン記念賞・北大えるむ賞・北大ペンハロー賞大学年史編纂に必要な期間が終了するまで・各賞(部局独自のもの) 5年定期試験及び成績報告に関するもの・成績報告書・定期試験 5年学生の他大学等との交流に関するもの・交流協定関係・単位互換協定・授業料不徴収関係大学年史編纂に必要な期間が終了するまで・研究指導委託関係 5年学生の出張に関するもの・旅行依頼簿(学生関係) ・研究旅費・見学旅費，計画書・報告書 5年他の類型に該当しない教務処理に関するもの・教務一般 5年学生の就職に係る記録に関するもの・就職内定状況調査・就職先一覧大学年史編纂に必要な期間が終了するまで学生の記録・証明書に関するもの・宣誓書・学位授与証明書交付願・証明書申請書・学生証発行 3年授業に関するもの・履修関係 5年・休講 3年福利厚生施設の利用に関するもの・クラーク会館使用予定表・クラーク会館使用申請，許可・中央食堂，福利厚生会館使用申請許可 3年学生旅客運賃割引証の交付に関するもの・学校学生生徒旅客運賃割引証発行状況・学校学生生徒旅客運賃割引証発行出納簿・学校学生生徒旅客運賃割引証使用調書 3年学生の就職支援に関するもの・就職ガイダンス・セミナー・インターンシップ 3年学生の生活指導及び各種届等に関するもの・学生生活指導・学生の声・教室使用申請・掲示届・学生団体届・遠征合宿届・集会届 1年公開講座に関するもの・公開講座関係 5年研究協力関係文書講演会等の実施に関するもの・講演会 5年日本学術会議の記録に関するもの・日本学術会議 5年研究開発支援総合ディレクトリ(ReaD)に関するもの・ReaD(研究開発支援総合ディレクトリ) 3年遺伝子治療臨床研究に関するもの・遺伝子治療臨床研究に関する通知・遺伝子治療臨床研究に関する照会・調査依頼・回答 5年クローン研究に関するもの・クローン研究に関する通知・クローン研究に関する照会・調査依頼・回答 5年安全保障輸出管理に関するもの・安全保障輸出管理に関する通知・安全保障輸出管理に関する照会・調査依頼・回答・安全保障輸出管理に関する審査 7年遺伝子組換え実験に関するもの・遺伝子組換え実験に関する通知・遺伝子組換え実験に関する照会・調査依頼・回答・遺伝子組換え実験に関する審査・遺伝子組換え実験に関する教育訓練・禁止品の輸入許可申請・禁止品の分与申請・依頼・許可実験等終了後5年 (禁止品に関するものは5年) 動物実験に関するもの・動物実験に関する通知・動物実験に関する照会・調査依頼・回答・動物実験に関する審査・動物実験に関する教育訓練・禁止品の輸入許可申請・禁止品の分与申請・依頼・許可実験等終了後5年 (禁止品に関するものは5年) 病原体等使用実験に関するもの・病原体等使用実験に関する通知・病原体等使用実験に関する照会・調査依頼・回答・病原体等使用実験に関する申請・届出・報告・病原体等使用実験に関する教育訓練・禁止品の輸入許可申請・禁止品の分与申請・依頼・許可実験等終了後5年 (禁止品に関するものは5年) 放射性同位元素等管理に関するもの・放射性同位元素等管理に関する通知・放射性同位元素等管理に関する照会・調査依頼・回答・放射性同位元素等管理に関する申請・届出・報告・放射性同位元素等管理に関する点検・放射性同位元素等管理に関する教育訓練 (個人被ばく線量測定等) 常用 (施設の測定結果等) 施設閉鎖後5年 (上記以外)5年 X線装置等管理に関するもの・X線装置等管理に関する通知・X線装置等管理に関する照会・調査依頼・回答・X線装置等管理に関する申請・届出・報告・X線装置等管理に関する教育訓練 (装置の設置届出) 移設又は廃止連絡後5年 (上記以外)5年核燃料・国際規制物資管理に関するもの・核燃料・国際規制物資管理に関する通知・核燃料・国際規制物資管理に関する照会・調査依頼・回答・核燃料・国際規制物資管理に関する申請・届出・報告 10年特定外来生物に関するもの・特定外来生物に関する通知・特定外来生物に関する照会・調査依頼・回答・特定外来生物に関する申請・届出・報告 10年特定(危険)動物に関するもの・特定(危険)動物に関する通知・特定(危険)動物に関する照会・調査依頼・回答・特定(危険)動物に関する申請・届出・報告 10年麻薬・向精神薬に関するもの・麻薬・向精神薬に関する通知・麻薬・向精神薬に関する照会・調査依頼・回答・麻薬・向精神薬に関する申請・届出・報告 5年疫学研究に関するもの・疫学研究に関する通知・疫学研究に関する照会・調査依頼・回答 5年ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関するもの・ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関する通知・ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関する照会・調査依頼・回答・ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関する報告 5年ヒト幹細胞研究に関するもの・ヒト幹細胞研究に関する通知・ヒト幹細胞研究に関する照会・調査依頼・回答 5年臨床研究に関するもの・臨床研究に関する通知・臨床研究に関する照会・調査依頼・回答 5年共同研究，受託研究，受託研究員等に関するもの・共同研究・受託研究・私学等研修員・獣医師受託研修生・受託研究員・内地研究員 5年寄附講座・寄附研究部門に関するもの・寄附講座・寄附研究部門大学年史編纂に必要な期間が終了するまで知的財産に係る審査に関するもの・知的財産審査会・発明関係・発明専門委員会大学年史編纂に必要な期間が終了するまで包括連携協定等に関するもの・連携協定締結関係・調印式関係 5年研究助成関係文書科学研究費補助金の応募に関するもの・科学研究費補助金の応募・科学研究費補助金研究計画調書(採択分) 交付を受けた年度終了後5年・科学研究費補助金研究計画調書(不採択分) 1年科学研究費補助金の使用に関するもの・科学研究費補助金の交付内定・科学研究費補助金の交付申請・科学研究費補助金の交付決定・科学研究費補助金の異動・科学研究費補助金の実績報告書・科学研究費補助金の繰越・科学研究費補助金の分担金配分・厚生労働科学研究費補助金等の実施に係る提出書類大学年史編纂に必要な期間が終了するまで科学研究費補助金の評価に関するもの・科学研究費補助金の審査・評価・広報・調査・科学研究費補助金の研究成果報告書・科学研究費補助金の自己評価報告書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで日本学術振興会特別研究員に関するもの・特別研究員の応募・採用・特別研究員申請書類・特別研究員の採用中手続き採用期間終了後5年国及び独立行政法人等の補助・委託事業に関するもの・研究成果の社会還元・普及事業(ひらめき☆ときめきサイエンス) ・研究開発施設共用等促進費補助金・知的クラスター創成事業・大学知的財産本部整備事業・産学官連携戦略展開事業事業終了後5年研究関連不正の防止に関するもの・研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準) ・北海道大学における科学者の行動規範・国立大学法人北海道大学における研究費不正使用防止計画 5年研究関連不正の調査に関するもの・研究関連不正に係る調査 10年競争的資金に関するもの・グローバルCOEプログラム・科学技術振興調整費・間接経費実績報告書・最先端研究開発支援プログラム・最先端・次世代研究開発プログラム・額の確定調査・研究成果最適展開支援事業・その他の競争的資金大学年史編纂に必要な期間が終了するまで研究助成金に関するもの・各種研究助成金(総長推薦分) ・各種研究助成金(部局推薦分) ・ノーステック財団「研究開発助成事業」・財団法人等からの助成金等の報告大学年史編纂に必要な期間が終了するまで特許関係文書特許の出願に関するもの・特許出願関係綴(外国特許) ・特許出願関係綴(国内特許) 大学年史編纂に必要な期間が終了するまで特許証に関するもの・特許証関係綴大学年史編纂に必要な期間が終了するまで発明届出に関するもの・発明届出関係綴大学年史編纂に必要な期間が終了するまで特許実施及びオプション契約に関するもの・特許(発明)実施契約関係綴・特許(発明)オプション契約関係綴期間満了後5年特許譲渡契約に関するもの・特許譲渡契約関係綴譲渡後5年特許に係る補償金に関するもの・出願補償金関係綴・実施補償金関係綴 5年著作権使用に関するもの・著作権使用契約関係綴 5年施設関係文書建物設計図等・設計図面・施設実態調査・北海道大学建物写真台帳大学年史編纂に必要な期間が終了するまで建物の構造・面積に関するもの・基準特例申請書類・非木造建築物協議資料・完成建物等概要図書・完成図大学年史編纂に必要な期間が終了するまで施設費交付事業に関するもの・独立行政法人国立大学財務・経営センター施設費交付事業関連書類 10年 PFI事業に関するもの・PFI事業関係資料事業終了後5年 ESCO事業に関するもの・ESCO事業関係資料事業終了後5年公共事業に関するもの・公共事業等事業施行状況調書 3年部局等の工事に関するもの・部局委任工事・部局工事事前協議 3年契約保証金に関するもの・契約保証金保管依頼関係文書 3年工事成績評定に関するもの・工事成績評定通知書 3年施設工事の入札に関するもの・入札監視委員会・談合関係・公表事項 3年部分使用及び一時使用に関するもの・工事目的物部分使用等関係 3年仮設電力等の使用承認に関するもの・仮設電力等使用承認 3年施設に関連する調査及び報告に関するもの・施設調査・報告・特別重点調査・共通費実態調査・公共工事コスト縮減実績フォローアップ・特定建築物維持管理報告・納入実績調査及び残高証明等雑件 3年工事等の発注見通しに関するもの・発注見通し関係 3年流動資産担保融資保証制度に関するもの・流動資産担保融資保証制度(ABL)の承認について 3年地域建設業経営強化融資制度に関するもの・地域建設業経営強化融資制度による債権譲渡について 3年動物飼養に関するもの・動物飼養(収容) 施設廃止後5年施設の構造等に関するもの・構造計算書・耐震診断書・耐力度調査報告書・地盤調査報告書当該施設等が滅失したときから1年施設の届出に関するもの・計画通知に関するもの・道路占有許可・占有料免除申請書当該施設等が滅失したときから1年施設の完成写真・完成写真大学年史編纂に必要な期間が終了するまでかしの修補等の請求の際に必要となるもの(設計図書等) ・複層ガラス保証書・防水保証書 10年工事のしゅん工検査に関するもの・工事しゅん工検査書 10年工事の設計積算に関するもの・見積書・数量算出書・単価算出根拠・複合単価，標準歩掛算出表 5年工事の施工管理に関するもの(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く。) ・工事現場監理書類 5年工事標準仕様書に関するもの・工事標準仕様書及び附属資料改正後5年認定を受けた埋蔵文化財に関するもの・埋蔵物の文化財認定大学年史編纂に必要な期間が終了するまで埋蔵文化財に関するもの・埋蔵文化財関係書類 5年施設の防災計画に関するもの・各施設における防災計画書・防火管理者選任・解任届当該施設等が滅失したときから1年施設の根幹保全に関するもの・設備工事関係書類・アスベスト処理工事通知書施設廃止後5年工事及び役務に関するもの・ダイオキシン類濃度測定・工事現場管理書類・工事別契約書類 5年電気に関する約定・給電協定書・電気使用申込書変更後5年官公庁への届出に関するもの・ばい煙発生施設設置(使用・変更)届出書・危険物取扱所完成検査申請書・危険物貯蔵所設置許可申請書・危険物貯蔵所変更許可申請書・札幌市火災予防条例に基づくボイラー設置届出書・少量危険物貯蔵取扱所設置届出書・消防用設備等設置届出書・特定建築物定期報告書当該施設廃止後1年車両入構に関するもの・構内入構証・ICカード申請書 3年監査関係文書内部監査に関するもの・内部監査 10年会計監査人監査に関するもの・会計監査人の専任・会計監査人監査 10年監事監査に関するもの・監事監査 10年国際交流関係文書海外の大学等との協定に関するもの・大学間交流協定・部局間交流協定大学年史編纂に必要な期間が終了するまで国際交流事業に関するもの・補助金事業大学年史編纂に必要な期間が終了するまで海外の大学等との書簡に関するもの・各種通知・行事案内・招待状 5年海外からの来訪者に関するもの・表敬・視察 3年外国人研究者の受入れに関するもの・フルブライト・プログラム・JBIC事業・JASSO事業・中国医学研修生 5年名誉学位に関するもの・名誉学位の授与大学年史編纂に必要な期間が終了するまで研究者の海外派遣に関するもの・ハーバード・イエンチェン事業・JASSO事業・文部科学省事業 5年海外拠点に関するもの・海外オフィス大学年史編纂に必要な期間が終了するまで日本学術振興会国際交流事業に関するもの・日本学術振興会招へい事業・日本学術振興会国際交流事業関係・日本学術振興会外国人特別研究員 5年文部科学省国際交流事業に関するもの・文部科学省国際交流事業 5年国際協力機構に関するもの・外国人受託研修員・国際協力機構専門家派遣・国際協力機構関係 5年外国人研究者等宿泊施設に関するもの・外国人研究者等宿泊施設関係 5年外国人留学生用宿舎に関するもの・外国人留学生用宿舎関係 1年・領収報告書関係 5年・領収報告書関係(書損分) 7年外国人留学生及び外国人研究者等宿舎に関するもの・光熱水料請求関係・請求書関係・購入依頼書 3年外国人留学生及び外国人研究者等宿舎入退去に関するもの・物品確認書・退去届・入居届・誓約書・留学生用宿舎入居選考関係 5年外国人留学生等の受入に関するもの・国費外国人留学生(学部留学生・研究留学生) ・外国政府派遣留学生・その他各種プログラム，私費による留学生 10年・交換留学生の受入・外国人留学生入学許可報告・サマーセッション・プログラム 5年外国人留学生の受入れに関する特別プログラムに関するもの・北海道大学総長奨励金・私費外国人留学生特待制度・札商アジアンブリッジプログラム 5年協定大学への学生の派遣に関するもの・交換留学生(派遣) ・サマー／スプリング・プログラム 5年協定大学への学生派遣に関する奨学金に関するもの・短期留学推進制度・クラーク記念財団奨学金・北大・ニトリ派遣奨学金 5年協定大学以外への学生派遣に関する奨学金に関するもの・長期留学推進制度・外国政府等民間団体奨学金 5年外国人留学生の奨学金支給に関するもの・国費期間延長申請・私費留学生奨学金・JASSO奨学金 5年留学生の民間アパート・公共宿舎・民間社員寮への入居に関するもの・賃貸住宅連帯補償制度・留学生住宅総合補償関係・留学生の社員寮入居関係 5年・札幌国際交流会館推薦書 1年留学情報の提供に関するもの・日本留学フェア・進学説明会 3年地域との交流事業に関するもの・留学生と地域との交流事業 3年帰国留学生のフォローアップに関するもの・帰国外国人留学生研究指導事業・帰国外国人留学生短期研究制度・帰国外国人留学生専門資料送付制度・帰国外国人留学生連絡先届 3年国際本部留学生センターが担当する外国人留学生受入プログラムに関するもの・HUSTEP及び国際交流科目・日本語・日本文化研修コース・一般日本語・集中日本語コース 3年外国人留学生の受入について部局への照会を行ったもの・北京オフィス・交換留学生(受入) 3年外国人留学生にかかる外部試験に関するもの・日本留学試験 3年留学生用宿舎入居不許可者に対する補助・特別サポート 3年留学生への情報提供・生活支援に関するもの・留学生サポート・デスク 3年外国人留学生に関連する確認作業等のルーティンワークで軽微なもの・国費外国人留学生の渡日・帰国・在籍確認・非常勤講師勤務時間報告 1年新規渡日留学生の支援に関するもの・留学生サポーター制度 1年留学生ビザに関するもの・資格外活動許可申請書・在留資格認定証明書交付申請 1年情報関係文書システム運用に関するもの・授業料債権管理事務システム運用操作，手引き・シングルサインオンシステムカスタマイズ・納品ドキュメント一式・電子認証基盤システム納品ドキュメント一式用件を具備しなくなってから3年システム開発に関するもの・旅費計算システム開発・電子認証基盤システム構築関係用件を具備しなくなってから3年システム及びネットワーク利用に関するもの・HINES機器接続申請等 3年図書館関係文書蔵書目録・蔵書目録情報常用蔵書統計・蔵書統計常用利用統計・図書貸出冊数常用図書室の調査・統計に関するもの・図書館調査(日本図書館協会) ・学術情報基盤実態調査(文科省) 大学年史編纂に必要な期間が終了するまで資料の選定・購入に関するもの・一括購入外国雑誌選定・特別図書選定・学生用図書教員選定 3年資料の購入に関する決裁文書・債務計上票 7年資料の寄贈及び交換に係る基準等の決裁文書・図書選定に関する運用指針常用資料の寄贈及び交換に関する決裁文書・振替伝票 5年資料の製本及び修理に関する決裁文書・債務計上票 7年資料の受入及び除籍に係る基準等の決裁文書・図書不用決定申請書常用資料の除籍に関する決裁文書・図書不用決定承認申請書・図書不用決定報告書 5年貴重図書に係る基準等の決裁文書・貴重図書等指定基準常用資料の収集及び整理に係る基準等の決裁文書・図書整理業務作業基準・申し合わせ常用整理業務に関する決裁文書・目録システム地域講習会・遡及入力計画・NII遡及入力事業 3年目録データの連絡調整に関する文書・レコード調整 1年研究業績一覧・研究業績一覧大学年史編纂に必要な期間が終了するまで資料の照合調査に関するもの・固定資産(図書)定期検査還流書類 5年図書館の利用に関する決裁文書・図書館利用ガイダンス 1年図書館利用者名簿・利用者名簿常用資料の閲覧及び貸出に係る基準等の決裁文書・図書館利用規程の改正常用閲覧業務に関する決裁文書・開館予定表 3年貸出業務に関する決裁文書・卒業予定者の最終返却期限 3年資料の閲覧・貸出記録・借用書・一時持出票 1年資料の利用に関する決裁文書・資料の印影・翻刻掲載願・許可・展示会等のための資料の貸出許可願・許可 3年参考業務に係る基準等の決裁文書・参考業務に係る基準常用参考調査業務に関するもの・参考調査関係の照会・回答・参考調査関係文書 3年国際資料室に関するもの・EDC，EU関係・OECD関係・国連寄託図書館関係 5年他機関との相互利用に関する決裁文書・他大学図書館利用願 1年文献複写に関する決裁文書・相互利用関係 3年現物貸借・文献複写に関するもの・現物貸借申込書・文献複写申込書 1年病院関係文書附属病院の開設承認等に関する申請書類・開設通知事項の変更届出書・特定機能病院の業務に関する報告書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで各種指定医療機関申請に関する申請書類・申請書・認定証大学年史編纂に必要な期間が終了するまで厚生労働大臣が定める基準等に関する申請書類・施設基準届出書大学年史編纂に必要な期間が終了するまで診療契約に関するもの・臓器移植医療費に関する覚書・母子保健事業に関する契約書 5年先進医療に関するもの・先進医療承認申請書・先進医療実施報告書当該先進医療終了後10年医療法・厚生労働省令に基づく各種報告書・施設基準に関する報告書・特定共同指導に関すること・薬害調査に関すること大学年史編纂に必要な期間が終了するまで医療法以外の法令に基づく各種申請書類・高周波利用設備設置に関する申請書 30年保険医の登録に関するもの・保険医の登録申請及び異動届 30年患者の不在者投票に関するもの・不在者投票用紙請求書・不在者投票送致書・不在者投票特別経費請求書 30年院内学級設立に関するもの・院内学級設立資料 30年診療録等に関するもの・診療録・看護記録・処方せん・検査記録・エックス線写真最終来院日及び退院日より5年診療報酬請求に関するもの・診療報酬請求明細書(控) ・診療報酬請求額に関するもの・再審査請求書(控) ・社会保険支払基金等からの通知書・診療報酬改定関連文書(厚生労働省) ・治験用診療費に関するもの・労働者災害補償保険診療に関するもの 5年公費負担に関する申請書類・意見書・診断書(控) 5年校費負担に関する申請書類・校費負担患者認定申請書 5年外来患者に関するもの・診療申込書・診療料金に係る伝票類・診断書等交付文書 5年入院患者に関するもの・入院患者台帳・入院申請書・保証書・許可書・特別室同意書・診療料金にかかる伝票類・診断書等交付文書・病衣貸与申込書 5年患者給食・栄養に関するもの・献立表・食事指示・栄養相談(指導) ・患者給食検査表 5年産科医療保障制度に関するもの・産科医療補償制度掛金振込請求書・産科医療補償責任保険加入者証 5年患者の移送等に関するもの・移送費請求書及び領収書 5年災害医療に関するもの・北海道原子力防災訓練関係・災害医療派遣チーム関係・北海道災害拠点病院等連絡協議会関係 5年外国医師の臨床修練に関するもの・臨床修練許可申請書・臨床修練指導医申請書 3年研修登録医受入に関するもの・研修登録医受入許可申請書・研修登録医希望者調書・北海道医師会長，歯科医師会会長及び所属長の推薦書・許可通知 3年受託実習生，病院研修生に関するもの・受入申請書及び回答文書 3年院内学級に関するもの・院内学級行事に関する資料 3年大学文書館関係文書資料受入・利用に関する文書・移管資料関係・寄贈資料関係・資料利用(閲覧・複写・掲載・展示等)関係常用教員等保有法人文書教育関係文書・卒業論文，修士論文・学年末・中間試験問題・学業成績評価基準・入学試験(編入学，大学院)合否判定基準・入学試験(編入学，大学院)委員会資料・入学試験(編入学，大学院)委員名簿・入学試験(編入学，大学院)問題 5年・入試採点基準(筆記，口述)(編入学，大学院) ・論文審査関係文書(審査基準) ・学科・専攻等の進級会議資料・指導学生の身上書・就職関係資料(求人リスト) 3年・口述試験評価メモ，打合せメモ 1年・入学試験(編入学，大学院)答案・定期試験答案・学生レポート 1年未満研究関係文書・各種研究助成金に関する申請書・外部機関に提出した研究報告書 5年・研究会の打合せ・討議資料 1年未満学部・学科・講座等の管理・運営関係文書・RI施設入退室記録 5年・学科会議等の関連文書・教員選考関係書類・教員選考委員会議事録・要旨・教員選考の候補者決定基準 3年・実験機器利用記録・特殊施設(クリーンルーム，暗室等)の入退室記録 1年・会議資料等の複製(コピー) 1年未満備考 1　文書管理者は，管理する法人文書等において，本表に掲げる法人文書の類型に該当しないものがある場合は，本表を参酌し，所掌する事務及び事業の性質，内容等に応じた保存期間基準を定めるものとする。 2　文書管理者は，管理する法人文書等において，本表に掲げる法人文書の類型に該当するが，他の文書管理者が原本を管理していることが明らかなものがある場合は，当該業務の性質，内容等に応じて，本表に定める保存期間より短い保存期間基準を定めることができるものとする。別表第2(第18条関係)　保存期間満了時の措置の設定基準 1　基本的な考え方法第1条の目的において，「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ，法第4条において，経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け，検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており，以下の【Ⅰ】～【Ⅳ】のいずれかに該当する文書は，「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり，保存期間満了後には国立公文書館等に移管するものとする。【Ⅰ】国の政策の検討過程，決定，実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書【Ⅱ】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書【Ⅲ】国民を取り巻く社会環境，自然環境等に関する重要な情報が記録された文書【Ⅳ】国の歴史，文化，学術，事件等に関する重要な情報が記録された文書 2　具体的な移管・廃棄の判断指針 1の基本的考え方に基づいて，個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管又は廃棄)の判断については，以下の(1)及び(2)に沿って行う。 (1)　別表第1に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については，次の表の右欄のとおりとする。業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間満了時の措置管理運営関係文書総長の選考に関するもの廃棄各部局長の選考に関するもの廃棄役員会，経営協議会，教育研究評議会，教授会等の記録に関するもの廃棄総長室等の会議の記録に関するもの廃棄各種委員会等の記録に関するもの廃棄各種委員会委員に関するもの廃棄学長会議，各部局長会議等の学外会議に関するもの廃棄プロジェクトチーム等の活動記録に関するもの廃棄会議・打合せ資料等の複製(コピー) 廃棄文書の収受，発送及び決裁の記録に関するもの廃棄公印に関するもの廃棄郵便物等の取扱いに関するもの廃棄法人文書ファイル管理に関するもの廃棄事務組織の設置及び改廃に関するもの廃棄事務改善に関するもの廃棄諸規程の制定・改廃に関するもの廃棄法令の解釈・運用基準廃棄訴訟に関するもの廃棄顧問弁護士に関するもの廃棄危機管理対応に関する文書廃棄公益通報者の保護に関するもの廃棄作業環境測定結果の評価の記録に関するもの廃棄総括安全衛生管理者，産業医，作業主任者，衛生管理者，作業指揮者及び安全衛生委員会委員の指名又は選任に関するもの廃棄化学物質管理システムに記録した薬品管理の情報に関するもの廃棄個人情報保護に関するもの廃棄本学が主催する記念行事及びこれに相当する各種行事等に関するもの廃棄入学式，学位記授与式，その他本学が主催する諸行事に関するもの廃棄部局等で実施する定例的な諸行事に関するもの廃棄後援名義に関するもの廃棄学内の掲示・立看板に関するもの廃棄法人登記に関するもの廃棄視察・見学対応に関する文書廃棄各種基準・取扱いに係る通達等廃棄経年変化の確認を要する各種統計調査に関するもの廃棄文部科学省その他中央省庁等からの通知等廃棄他の類型に該当しない学内外の各種文書廃棄他の類型に該当しない学内外からの配付物等廃棄中期目標，中期計画及び年度計画の作成に関するもの廃棄教育，研究組織等の設置及び改廃に関する文部科学省への提出資料等廃棄教育，研究組織等の設置及び改廃に関する学内資料等廃棄法人移行に関するもの廃棄認証評価・法人評価等に関するもの廃棄その他評価に関するもの廃棄授業アンケートに関するもの廃棄大学情報データベースに関するもの廃棄本学が発行する点検評価に係る報告書等廃棄学内外からの点検評価に係る報告書等廃棄行政評価に関するもの廃棄本学の沿革記録に関するもの廃棄本学が発行する広報誌等(保存用) 廃棄本学が発行する広報誌等の作成に関するもの廃棄情報公開・個人情報の開示等に関するもの廃棄報道に関するもの廃棄人事関係文書身分証明書に関するもの廃棄証明書の発行に関するもの廃棄退職者に関するもの廃棄人事情報管理システムに関するもの廃棄法令，就業規則の運用に関するもの廃棄退職手当に関するもの廃棄職員の定員(人件費ポイントを含む。)及び現員に関するもの(法人化以前の級別定数に関するものを含む。) 廃棄名誉教授の称号授与に関するもの廃棄職員(職員及び船員就業規則適用者)の履歴に関するもの廃棄役職員の給与に関するもの廃棄男女共同参画に関するもの廃棄職員(特任教員，契約職員，短時間勤務職員及び嘱託職員)の履歴に関するもの廃棄職員の任用に関するもの廃棄客員教員の称号付与に関するもの廃棄職員の出張に関するもの廃棄勤務時間報告書廃棄給与支給に関するもの廃棄給与の過年度追給・返納および差押に関するもの廃棄給与の口座振込に関するもの廃棄給与所得者の申告に関するもの廃棄社会保険(雇用保険)に関するもの廃棄社会保険給付に関するもの廃棄住民税に関するもの廃棄所得税に関するもの廃棄給与アウトソーシングに関するもの廃棄退職所得の受給に関する申告書廃棄研修に関するもの廃棄退職手当支給に関するもの廃棄職員の勤務の状況が記録されたもの廃棄研修旅行に関するもの廃棄採用試験に関するもの廃棄インターンシップに関するもの廃棄社会保険(健康保険，厚生年金保険)及び労働保険に関するもの廃棄源泉徴収票(給与支払報告書) 廃棄職員懲戒に関するもの廃棄ハラスメントに関するもの廃棄事故・苦情相談に関するもの廃棄職員組合に関するもの廃棄過半数代表に関するもの廃棄就業規則・労使協定に関するもの廃棄労働基準監督署に関するもの廃棄服務・綱紀粛正に関するもの廃棄倫理に関するもの廃棄兼業・兼職に関するもの廃棄利益相反に関するもの廃棄労働時間・休憩・休日・休暇に関するもの廃棄就業管理システムに関するもの廃棄次世代育成支援に関するもの廃棄保育所に関するもの廃棄育児・介護休業に関するもの廃棄休職に関するもの廃棄サバティカル研修に関するもの廃棄毎月勤労統計調査に関するもの廃棄渡航に関するもの廃棄栄典・表彰に関するもの廃棄健康管理に関するもの廃棄労働災害に関するもの廃棄財形に関するもの廃棄福利厚生・福祉・保健事業に関するもの廃棄会計関係文書決算に関するもの廃棄総勘定元帳廃棄取引に関する帳簿廃棄取引に関する書類廃棄政府出資財産に関するもの廃棄予算に関するもの廃棄予算の配分に関するもの廃棄利益及び損失の処理に関するもの廃棄概算要求に関するもの(各部局等) 廃棄現金の収受，払出し，預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類廃棄現金の出納に関するもの廃棄消費税の支払いに関するもの廃棄資金運用に関するもの廃棄借入金に関するもの廃棄固定資産に関する会計帳簿廃棄固定資産(不動産等)の取得等に関するもの廃棄固定資産(不動産等)の管理等に関するもの廃棄固定資産(不動産等)の貸付・借入に関するもの廃棄重要文化財等に関するもの廃棄重要文化財の修理に関するもの廃棄固定資産税の支払いに関するもの廃棄固定資産(物品)の管理等に関するもの廃棄職員宿舎に関するもの廃棄契約に関するもの廃棄政府調達に関するもの廃棄官公需に関するもの廃棄競争参加資格の審査に関するもの廃棄寄附金に関するもの廃棄科学研究費補助金の経理に関するもの廃棄会計検査院実地検査に関するもの廃棄損害賠償保険の加入等に関するもの廃棄官報掲載に関するもの廃棄自動車の運行に関するもの廃棄アルコールの使用に関するもの廃棄タクシーチケットに関するもの廃棄学務関係文書卒業及び修了に関するもの廃棄学位授与に関するもの廃棄学籍に関するもの廃棄学生の成績に関するもの廃棄学校認定等廃棄資格認定に関するもの廃棄旧教養部・全学教育資料廃棄シラバス廃棄学生便覧廃棄入学試験等に関するもの廃棄放射性同位元素を取扱う学生の健康診断表等健康管理に関するもの廃棄学生教育研究災害傷害保険に関するもの廃棄学生の課外活動の実施に関するもので体育大会等に関するもの廃棄日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもの廃棄学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもの廃棄入学料，授業料等の免除に関するもの廃棄健康診断表等学生の健康管理に関するもの廃棄学生団体に関するもの廃棄学生の課外活動に関するもの廃棄学生の生活支援に関するもの廃棄学生の表彰に関するもの廃棄定期試験及び成績報告に関するもの廃棄学生の他大学等との交流に関するもの廃棄学生の出張に関するもの廃棄他の類型に該当しない教務処理に関するもの廃棄学生の就職に係る記録に関するもの廃棄学生の記録・証明書に関するもの廃棄授業に関するもの廃棄福利厚生施設の利用に関するもの廃棄学生旅客運賃割引証の交付に関するもの廃棄学生の就職支援に関するもの廃棄学生の生活指導及び各種届等に関するもの廃棄公開講座に関するもの廃棄研究協力関係文書講演会等の実施に関するもの廃棄日本学術会議の記録に関するもの廃棄研究開発支援総合ディレクトリ(ReaD)に関するもの廃棄遺伝子治療臨床研究に関するもの廃棄クローン研究に関するもの廃棄安全保障輸出管理に関するもの廃棄遺伝子組換え実験に関するもの廃棄動物実験に関するもの廃棄病原体等使用実験に関するもの廃棄放射性同位元素等管理に関するもの廃棄 X線装置等管理に関するもの廃棄核燃料・国際規制物資管理に関するもの廃棄特定外来生物に関するもの廃棄特定(危険)動物に関するもの廃棄麻薬・向精神薬に関するもの廃棄疫学研究に関するもの廃棄ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関するもの廃棄ヒト幹細胞研究に関するもの廃棄臨床研究に関するもの廃棄共同研究，受託研究，受託研究員等に関するもの廃棄寄附講座・寄附研究部門に関するもの廃棄知的財産に係る審査に関するもの廃棄包括連携協定等に関するもの廃棄研究助成関係文書科学研究費補助金の応募に関するもの廃棄科学研究費補助金の使用に関するもの廃棄科学研究費補助金の評価に関するもの廃棄日本学術振興会特別研究員に関するもの廃棄国及び独立行政法人等の補助・委託事業に関するもの廃棄研究関連不正の防止に関するもの廃棄研究関連不正の調査に関するもの廃棄競争的資金に関するもの廃棄研究助成金に関するもの廃棄特許関係文書特許の出願に関するもの廃棄特許証に関するもの廃棄発明届出に関するもの廃棄特許実施及びオプション契約に関するもの廃棄特許譲渡契約に関するもの廃棄特許に係る補償金に関するもの廃棄著作権使用に関するもの廃棄施設関係文書建物設計図等廃棄建物の構造・面積に関するもの廃棄施設費交付事業に関するもの廃棄 PFI事業に関するもの廃棄 ESCO事業に関するもの廃棄公共事業に関するもの廃棄部局等の工事に関するもの廃棄契約保証金に関するもの廃棄工事成績評定に関するもの廃棄施設工事の入札に関するもの廃棄部分使用及び一時使用に関するもの廃棄仮設電力等の使用承認に関するもの廃棄施設に関連する調査及び報告に関するもの廃棄工事等の発注見通しに関するもの廃棄流動資産担保融資保証制度に関するもの廃棄地域建設業経営強化融資制度に関するもの廃棄動物飼養に関するもの廃棄施設の構造等に関するもの廃棄施設の届出に関するもの廃棄施設の完成写真廃棄かしの修補等の請求の際に必要となるもの(設計図書等) 廃棄工事のしゅん工検査に関するもの廃棄工事の設計積算に関するもの廃棄工事の施工管理に関するもの(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く。) 廃棄工事標準仕様書に関するもの廃棄認定を受けた埋蔵文化財に関するもの廃棄埋蔵文化財に関するもの廃棄施設の防災計画に関するもの廃棄施設の根幹保全に関するもの廃棄工事及び役務に関するもの廃棄電気に関する約定廃棄官公庁への届出に関するもの廃棄車両入構に関するもの廃棄監査関係文書内部監査に関するもの廃棄会計監査人監査に関するもの廃棄監事監査に関するもの廃棄国際交流関係文書海外の大学等との協定に関するもの廃棄国際交流事業に関するもの廃棄海外の大学等との書簡に関するもの廃棄海外からの来訪者に関するもの廃棄外国人研究者の受入れに関するもの廃棄名誉学位に関するもの廃棄研究者の海外派遣に関するもの廃棄海外拠点に関するもの廃棄日本学術振興会国際交流事業に関するもの廃棄文部科学省国際交流事業に関するもの廃棄国際協力機構に関するもの廃棄外国人研究者等宿泊施設に関するもの廃棄外国人留学生用宿舎に関するもの廃棄外国人留学生及び外国人研究者等宿舎に関するもの廃棄外国人留学生及び外国人研究者等宿舎入退去に関するもの廃棄外国人留学生等の受入に関するもの廃棄外国人留学生の受入れに関する特別プログラムに関するもの廃棄協定大学への学生の派遣に関するもの廃棄協定大学への学生派遣に関する奨学金に関するもの廃棄協定大学以外への学生派遣に関する奨学金に関するもの廃棄外国人留学生の奨学金支給に関するもの廃棄留学生の民間アパート・公共宿舎・民間社員寮への入居に関するもの廃棄留学情報の提供に関するもの廃棄地域との交流事業に関するもの廃棄帰国留学生のフォローアップに関するもの廃棄国際本部留学生センターが担当する外国人留学生受入プログラムに関するもの廃棄外国人留学生の受入について部局への照会を行ったもの廃棄外国人留学生にかかる外部試験に関するもの廃棄留学生用宿舎入居不許可者に対する補助廃棄留学生への情報提供・生活支援に関するもの廃棄外国人留学生に関連する確認作業等のルーティンワークで軽微なもの廃棄新規渡日留学生の支援に関するもの廃棄留学生ビザに関するもの廃棄情報関係文書システム運用に関するもの廃棄システム開発に関するもの廃棄システム及びネットワーク利用に関するもの廃棄図書館関係文書蔵書目録廃棄蔵書統計廃棄利用統計廃棄図書室の調査・統計に関するもの廃棄資料の選定・購入に関するもの廃棄資料の購入に関する決裁文書廃棄資料の寄贈及び交換に係る基準等の決裁文書廃棄資料の寄贈及び交換に関する決裁文書廃棄資料の製本及び修理に関する決裁文書廃棄資料の受入及び除籍に係る基準等の決裁文書廃棄資料の除籍に関する決裁文書廃棄貴重図書に係る基準等の決裁文書廃棄資料の収集及び整理に係る基準等の決裁文書廃棄整理業務に関する決裁文書廃棄目録データの連絡調整に関する文書廃棄研究業績一覧廃棄資料の照合調査に関するもの廃棄図書館の利用に関する決裁文書廃棄図書館利用者名簿廃棄資料の閲覧及び貸出に係る基準等の決裁文書廃棄閲覧業務に関する決裁文書廃棄貸出業務に関する決裁文書廃棄資料の閲覧・貸出記録廃棄資料の利用に関する決裁文書廃棄参考業務に係る基準等の決裁文書廃棄参考調査業務に関するもの廃棄国際資料室に関するもの廃棄他機関との相互利用に関する決裁文書廃棄文献複写に関する決裁文書廃棄現物貸借・文献複写に関するもの廃棄病院関係文書附属病院の開設承認等に関する申請書類廃棄各種指定医療機関申請に関する申請書類廃棄厚生労働大臣が定める基準等に関する申請書類廃棄診療契約に関するもの廃棄先進医療に関するもの廃棄医療法・厚生労働省令に基づく各種報告書廃棄医療法以外の法令に基づく各種申請書類廃棄保険医の登録に関するもの廃棄患者の不在者投票に関するもの廃棄院内学級設立に関するもの廃棄診療録等に関するもの廃棄診療報酬請求に関するもの廃棄公費負担に関する申請書類廃棄校費負担に関する申請書類廃棄外来患者に関するもの廃棄入院患者に関するもの廃棄患者給食・栄養に関するもの廃棄産科医療保障制度に関するもの廃棄患者の移送等に関するもの廃棄災害医療に関するもの廃棄外国医師の臨床修練に関するもの廃棄研修登録医受入に関するもの廃棄受託実習生，病院研修生に関するもの廃棄院内学級に関するもの廃棄大学文書館関係文書資料受入・利用に関する文書廃棄教員等保有法人文書教育関係文書廃棄研究関係文書廃棄学部・学科・講座等の管理・運営関係文書廃棄注 ①　「移管」とされている文書が含まれている法人文書ファイル等はすべて移管することとする。 ②　「廃棄」とされているものであっても，1の基本的考え方に照らして，国家・社会として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく政府全体として対応し，その教訓が将来に活かされるようなものについては，移管が必要となる。 ③　移管については，当該業務を主管する課等の文書管理者において行うものとする。 (2)　上記に記載のない業務に関しては，1の基本的考え方に照らして，文書管理者において個別に判断するものとする。別紙様式第1号(第5条，第13条関係) 標準文書保存期間基準部局等名文書分類標準法人文書ファイル名 (小分類) 保存期間備考大分類中分類　　　　　　 1　分類の基準は，「大分類」，「中分類」及び「小分類」の3段階とし，「小分類」を「標準法人文書ファイル名」とする。 2　「部局等名」は，課又は事務部等の名称とする。ただし，教員等保有法人文書については，教育研究組織等の名称とする。 3　「大分類」は，課又は事務部等の範囲内で関連する中分類をまとめ，そのまとまりの内容を示したものとする。ただし，教員等保有法人文書については，専攻等の名称とする。 4　「中分類」は，関連する標準法人文書ファイルをまとめ，そのまとまりの内容を示したものとする。ただし，教員等保有法人文書については，講座等の名称とする。 5　「標準法人文書ファイル名」とは，法人文書ファイルの名称設定の基準となるものをいい，例えば，毎年度作成する「○○年度評議会ファイル」という法人文書ファイルがある場合，「評議会ファイル」が標準法人文書ファイルとなる。 6　「保存期間」は，別表1「保存期間基準」の法人文書の類型欄に応じた保存期間とする。別紙様式第2号(第3条，第16条関係) 法人文書ファイル管理簿部局等名文書分類法人文書ファイル名(小分類) 作成・取得時の文書管理者作成者作成(取得)年度等保存期間の起算日保存期間保存期間満了日媒体の種別保存場所文書管理者管理担当保存期間満了時の措置備考大分類中分類　　　　　　　　　　　　　　　　 (注) 1　「文書分類」は，標準文書保存期間基準による。 2　「法人文書ファイル」とは，能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたものとする。(掲載するのは，保存期間が1年以上のものとする。) 3　「作成者」は，担当単位で記載する。取得したものは「文部科学省」，「他大学」，「申請者」，「届出者」等と記載する。 4　「作成(取得)年度」は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書のうち，作成(取得)された時期が最も古いものの作成(取得)年度とする。 5　「保存期間の起算日」は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下，「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。 6　「媒体の種別」は，紙，電子情報等の別を記載する。 7　「保存場所」は，事務室，書庫，データ保管庫等の別を記載する。 8　「管理担当」は，当該法人文書ファイルを管理している担当名等を記載する。 9　「保存期間満了時の措置」は，保存期間の満了前のできる限り早い時点で「移管」，「廃棄」及び「保存期間の延長」等と記載する。別紙様式第3号(第3条，第17条関係) 法人文書ファイル移管・廃棄簿部局等名文書分類法人文書ファイル名(小分類) 作成・取得時の文書管理者作成者作成(取得)年度等保存期間の起算日保存期間保存期間満了日媒体の種別保存場所文書管理者管理担当保存期間満了時の措置結果備考大分類中分類　　　　　　　　　　　　　　　　　「保存期間満了時の措置結果」は，国立公文書館等に移管した場合は「移管」と記載し，廃棄した場合は「廃棄」と記載する。

業務の区分	当該業務に係る法人文書の類型	保存期間満了時の措置
管理運営関係文書	総長の選考に関するもの	廃棄
	各部局長の選考に関するもの	廃棄
	役員会，経営協議会，教育研究評議会，教授会等の記録に関するもの	廃棄
	総長室等の会議の記録に関するもの	廃棄
	各種委員会等の記録に関するもの	廃棄
	各種委員会委員に関するもの	廃棄
	学長会議，各部局長会議等の学外会議に関するもの	廃棄
	プロジェクトチーム等の活動記録に関するもの	廃棄
	会議・打合せ資料等の複製(コピー)	廃棄
	文書の収受，発送及び決裁の記録に関するもの	廃棄
	公印に関するもの	廃棄
	郵便物等の取扱いに関するもの	廃棄
	法人文書ファイル管理に関するもの	廃棄
	事務組織の設置及び改廃に関するもの	廃棄
	事務改善に関するもの	廃棄
	諸規程の制定・改廃に関するもの	廃棄
	法令の解釈・運用基準	廃棄
	訴訟に関するもの	廃棄
	顧問弁護士に関するもの	廃棄
	危機管理対応に関する文書	廃棄
	公益通報者の保護に関するもの	廃棄
	作業環境測定結果の評価の記録に関するもの	廃棄
	総括安全衛生管理者，産業医，作業主任者，衛生管理者，作業指揮者及び安全衛生委員会委員の指名又は選任に関するもの	廃棄
	化学物質管理システムに記録した薬品管理の情報に関するもの	廃棄
	個人情報保護に関するもの	廃棄
	本学が主催する記念行事及びこれに相当する各種行事等に関するもの	廃棄
	入学式，学位記授与式，その他本学が主催する諸行事に関するもの	廃棄
	部局等で実施する定例的な諸行事に関するもの	廃棄
	後援名義に関するもの	廃棄
	学内の掲示・立看板に関するもの	廃棄
	法人登記に関するもの	廃棄
	視察・見学対応に関する文書	廃棄
	各種基準・取扱いに係る通達等	廃棄
	経年変化の確認を要する各種統計調査に関するもの	廃棄
	文部科学省その他中央省庁等からの通知等	廃棄
	他の類型に該当しない学内外の各種文書	廃棄
	他の類型に該当しない学内外からの配付物等	廃棄
	中期目標，中期計画及び年度計画の作成に関するもの	廃棄
	教育，研究組織等の設置及び改廃に関する文部科学省への提出資料等	廃棄
	教育，研究組織等の設置及び改廃に関する学内資料等	廃棄
	法人移行に関するもの	廃棄
	認証評価・法人評価等に関するもの	廃棄
	その他評価に関するもの	廃棄
	授業アンケートに関するもの	廃棄
	大学情報データベースに関するもの	廃棄
	本学が発行する点検評価に係る報告書等	廃棄
	学内外からの点検評価に係る報告書等	廃棄
	行政評価に関するもの	廃棄
	本学の沿革記録に関するもの	廃棄
	本学が発行する広報誌等(保存用)	廃棄
	本学が発行する広報誌等の作成に関するもの	廃棄
	情報公開・個人情報の開示等に関するもの	廃棄
	報道に関するもの	廃棄
人事関係文書	身分証明書に関するもの	廃棄
	証明書の発行に関するもの	廃棄
	退職者に関するもの	廃棄
	人事情報管理システムに関するもの	廃棄
	法令，就業規則の運用に関するもの	廃棄
	退職手当に関するもの	廃棄
	職員の定員(人件費ポイントを含む。)及び現員に関するもの(法人化以前の級別定数に関するものを含む。)	廃棄
	名誉教授の称号授与に関するもの	廃棄
	職員(職員及び船員就業規則適用者)の履歴に関するもの	廃棄
	役職員の給与に関するもの	廃棄
	男女共同参画に関するもの	廃棄
	職員(特任教員，契約職員，短時間勤務職員及び嘱託職員)の履歴に関するもの	廃棄
	職員の任用に関するもの	廃棄
	客員教員の称号付与に関するもの	廃棄
	職員の出張に関するもの	廃棄
	勤務時間報告書	廃棄
	給与支給に関するもの	廃棄
	給与の過年度追給・返納および差押に関するもの	廃棄
	給与の口座振込に関するもの	廃棄
	給与所得者の申告に関するもの	廃棄
	社会保険(雇用保険)に関するもの	廃棄
	社会保険給付に関するもの	廃棄
	住民税に関するもの	廃棄
	所得税に関するもの	廃棄
	給与アウトソーシングに関するもの	廃棄
	退職所得の受給に関する申告書	廃棄
	研修に関するもの	廃棄
	退職手当支給に関するもの	廃棄
	職員の勤務の状況が記録されたもの	廃棄
	研修旅行に関するもの	廃棄
	採用試験に関するもの	廃棄
	インターンシップに関するもの	廃棄
	社会保険(健康保険，厚生年金保険)及び労働保険に関するもの	廃棄
	源泉徴収票(給与支払報告書)	廃棄
	職員懲戒に関するもの	廃棄
	ハラスメントに関するもの	廃棄
	事故・苦情相談に関するもの	廃棄
	職員組合に関するもの	廃棄
	過半数代表に関するもの	廃棄
	就業規則・労使協定に関するもの	廃棄
	労働基準監督署に関するもの	廃棄
	服務・綱紀粛正に関するもの	廃棄
	倫理に関するもの	廃棄
	兼業・兼職に関するもの	廃棄
	利益相反に関するもの	廃棄
	労働時間・休憩・休日・休暇に関するもの	廃棄
	就業管理システムに関するもの	廃棄
	次世代育成支援に関するもの	廃棄
	保育所に関するもの	廃棄
	育児・介護休業に関するもの	廃棄
	休職に関するもの	廃棄
	サバティカル研修に関するもの	廃棄
	毎月勤労統計調査に関するもの	廃棄
	渡航に関するもの	廃棄
	栄典・表彰に関するもの	廃棄
	健康管理に関するもの	廃棄
	労働災害に関するもの	廃棄
	財形に関するもの	廃棄
	福利厚生・福祉・保健事業に関するもの	廃棄
会計関係文書	決算に関するもの	廃棄
	総勘定元帳	廃棄
	取引に関する帳簿	廃棄
	取引に関する書類	廃棄
	政府出資財産に関するもの	廃棄
	予算に関するもの	廃棄
	予算の配分に関するもの	廃棄
	利益及び損失の処理に関するもの	廃棄
	概算要求に関するもの(各部局等)	廃棄
	現金の収受，払出し，預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類	廃棄
	現金の出納に関するもの	廃棄
	消費税の支払いに関するもの	廃棄
	資金運用に関するもの	廃棄
	借入金に関するもの	廃棄
	固定資産に関する会計帳簿	廃棄
	固定資産(不動産等)の取得等に関するもの	廃棄
	固定資産(不動産等)の管理等に関するもの	廃棄
	固定資産(不動産等)の貸付・借入に関するもの	廃棄
	重要文化財等に関するもの	廃棄
	重要文化財の修理に関するもの	廃棄
	固定資産税の支払いに関するもの	廃棄
	固定資産(物品)の管理等に関するもの	廃棄
	職員宿舎に関するもの	廃棄
	契約に関するもの	廃棄
	政府調達に関するもの	廃棄
	官公需に関するもの	廃棄
	競争参加資格の審査に関するもの	廃棄
	寄附金に関するもの	廃棄
	科学研究費補助金の経理に関するもの	廃棄
	会計検査院実地検査に関するもの	廃棄
	損害賠償保険の加入等に関するもの	廃棄
	官報掲載に関するもの	廃棄
	自動車の運行に関するもの	廃棄
	アルコールの使用に関するもの	廃棄
	タクシーチケットに関するもの	廃棄
学務関係文書	卒業及び修了に関するもの	廃棄
	学位授与に関するもの	廃棄
	学籍に関するもの	廃棄
	学生の成績に関するもの	廃棄
	学校認定等	廃棄
	資格認定に関するもの	廃棄
	旧教養部・全学教育資料	廃棄
	シラバス	廃棄
	学生便覧	廃棄
	入学試験等に関するもの	廃棄
	放射性同位元素を取扱う学生の健康診断表等健康管理に関するもの	廃棄
	学生教育研究災害傷害保険に関するもの	廃棄
	学生の課外活動の実施に関するもので体育大会等に関するもの	廃棄
	日本学生支援機構及びその他育英団体の奨学金に関するもの	廃棄
	学生寄宿舎等の学生の入退寮に関するもの	廃棄
	入学料，授業料等の免除に関するもの	廃棄
	健康診断表等学生の健康管理に関するもの	廃棄
	学生団体に関するもの	廃棄
	学生の課外活動に関するもの	廃棄
	学生の生活支援に関するもの	廃棄
	学生の表彰に関するもの	廃棄
	定期試験及び成績報告に関するもの	廃棄
	学生の他大学等との交流に関するもの	廃棄
	学生の出張に関するもの	廃棄
	他の類型に該当しない教務処理に関するもの	廃棄
	学生の就職に係る記録に関するもの	廃棄
	学生の記録・証明書に関するもの	廃棄
	授業に関するもの	廃棄
	福利厚生施設の利用に関するもの	廃棄
	学生旅客運賃割引証の交付に関するもの	廃棄
	学生の就職支援に関するもの	廃棄
	学生の生活指導及び各種届等に関するもの	廃棄
	公開講座に関するもの	廃棄
研究協力関係文書	講演会等の実施に関するもの	廃棄
	日本学術会議の記録に関するもの	廃棄
	研究開発支援総合ディレクトリ(ReaD)に関するもの	廃棄
	遺伝子治療臨床研究に関するもの	廃棄
	クローン研究に関するもの	廃棄
	安全保障輸出管理に関するもの	廃棄
	遺伝子組換え実験に関するもの	廃棄
	動物実験に関するもの	廃棄
	病原体等使用実験に関するもの	廃棄
	放射性同位元素等管理に関するもの	廃棄
	X線装置等管理に関するもの	廃棄
	核燃料・国際規制物資管理に関するもの	廃棄
	特定外来生物に関するもの	廃棄
	特定(危険)動物に関するもの	廃棄
	麻薬・向精神薬に関するもの	廃棄
	疫学研究に関するもの	廃棄
	ヒトゲノム・遺伝子解析研究に関するもの	廃棄
	ヒト幹細胞研究に関するもの	廃棄
	臨床研究に関するもの	廃棄
	共同研究，受託研究，受託研究員等に関するもの	廃棄
	寄附講座・寄附研究部門に関するもの	廃棄
	知的財産に係る審査に関するもの	廃棄
	包括連携協定等に関するもの	廃棄
研究助成関係文書	科学研究費補助金の応募に関するもの	廃棄
	科学研究費補助金の使用に関するもの	廃棄
	科学研究費補助金の評価に関するもの	廃棄
	日本学術振興会特別研究員に関するもの	廃棄
	国及び独立行政法人等の補助・委託事業に関するもの	廃棄
	研究関連不正の防止に関するもの	廃棄
	研究関連不正の調査に関するもの	廃棄
	競争的資金に関するもの	廃棄
	研究助成金に関するもの	廃棄
特許関係文書	特許の出願に関するもの	廃棄
	特許証に関するもの	廃棄
	発明届出に関するもの	廃棄
	特許実施及びオプション契約に関するもの	廃棄
	特許譲渡契約に関するもの	廃棄
	特許に係る補償金に関するもの	廃棄
	著作権使用に関するもの	廃棄
施設関係文書	建物設計図等	廃棄
	建物の構造・面積に関するもの	廃棄
	施設費交付事業に関するもの	廃棄
	PFI事業に関するもの	廃棄
	ESCO事業に関するもの	廃棄
	公共事業に関するもの	廃棄
	部局等の工事に関するもの	廃棄
	契約保証金に関するもの	廃棄
	工事成績評定に関するもの	廃棄
	施設工事の入札に関するもの	廃棄
	部分使用及び一時使用に関するもの	廃棄
	仮設電力等の使用承認に関するもの	廃棄
	施設に関連する調査及び報告に関するもの	廃棄
	工事等の発注見通しに関するもの	廃棄
	流動資産担保融資保証制度に関するもの	廃棄
	地域建設業経営強化融資制度に関するもの	廃棄
	動物飼養に関するもの	廃棄
	施設の構造等に関するもの	廃棄
	施設の届出に関するもの	廃棄
	施設の完成写真	廃棄
	かしの修補等の請求の際に必要となるもの(設計図書等)	廃棄
	工事のしゅん工検査に関するもの	廃棄
	工事の設計積算に関するもの	廃棄
	工事の施工管理に関するもの(かしの修補等の請求の際に必要となるものを除く。)	廃棄
	工事標準仕様書に関するもの	廃棄
	認定を受けた埋蔵文化財に関するもの	廃棄
	埋蔵文化財に関するもの	廃棄
	施設の防災計画に関するもの	廃棄
	施設の根幹保全に関するもの	廃棄
	工事及び役務に関するもの	廃棄
	電気に関する約定	廃棄
	官公庁への届出に関するもの	廃棄
	車両入構に関するもの	廃棄
監査関係文書	内部監査に関するもの	廃棄
	会計監査人監査に関するもの	廃棄
	監事監査に関するもの	廃棄
国際交流関係文書	海外の大学等との協定に関するもの	廃棄
	国際交流事業に関するもの	廃棄
	海外の大学等との書簡に関するもの	廃棄
	海外からの来訪者に関するもの	廃棄
	外国人研究者の受入れに関するもの	廃棄
	名誉学位に関するもの	廃棄
	研究者の海外派遣に関するもの	廃棄
	海外拠点に関するもの	廃棄
	日本学術振興会国際交流事業に関するもの	廃棄
	文部科学省国際交流事業に関するもの	廃棄
	国際協力機構に関するもの	廃棄
	外国人研究者等宿泊施設に関するもの	廃棄
	外国人留学生用宿舎に関するもの	廃棄
	外国人留学生及び外国人研究者等宿舎に関するもの	廃棄
	外国人留学生及び外国人研究者等宿舎入退去に関するもの	廃棄
	外国人留学生等の受入に関するもの	廃棄
	外国人留学生の受入れに関する特別プログラムに関するもの	廃棄
	協定大学への学生の派遣に関するもの	廃棄
	協定大学への学生派遣に関する奨学金に関するもの	廃棄
	協定大学以外への学生派遣に関する奨学金に関するもの	廃棄
	外国人留学生の奨学金支給に関するもの	廃棄
	留学生の民間アパート・公共宿舎・民間社員寮への入居に関するもの	廃棄
	留学情報の提供に関するもの	廃棄
	地域との交流事業に関するもの	廃棄
	帰国留学生のフォローアップに関するもの	廃棄
	国際本部留学生センターが担当する外国人留学生受入プログラムに関するもの	廃棄
	外国人留学生の受入について部局への照会を行ったもの	廃棄
	外国人留学生にかかる外部試験に関するもの	廃棄
	留学生用宿舎入居不許可者に対する補助	廃棄
	留学生への情報提供・生活支援に関するもの	廃棄
	外国人留学生に関連する確認作業等のルーティンワークで軽微なもの	廃棄
	新規渡日留学生の支援に関するもの	廃棄
	留学生ビザに関するもの	廃棄
情報関係文書	システム運用に関するもの	廃棄
	システム開発に関するもの	廃棄
	システム及びネットワーク利用に関するもの	廃棄
図書館関係文書	蔵書目録	廃棄
	蔵書統計	廃棄
	利用統計	廃棄
	図書室の調査・統計に関するもの	廃棄
	資料の選定・購入に関するもの	廃棄
	資料の購入に関する決裁文書	廃棄
	資料の寄贈及び交換に係る基準等の決裁文書	廃棄
	資料の寄贈及び交換に関する決裁文書	廃棄
	資料の製本及び修理に関する決裁文書	廃棄
	資料の受入及び除籍に係る基準等の決裁文書	廃棄
	資料の除籍に関する決裁文書	廃棄
	貴重図書に係る基準等の決裁文書	廃棄
	資料の収集及び整理に係る基準等の決裁文書	廃棄
	整理業務に関する決裁文書	廃棄
	目録データの連絡調整に関する文書	廃棄
	研究業績一覧	廃棄
	資料の照合調査に関するもの	廃棄
	図書館の利用に関する決裁文書	廃棄
	図書館利用者名簿	廃棄
	資料の閲覧及び貸出に係る基準等の決裁文書	廃棄
	閲覧業務に関する決裁文書	廃棄
	貸出業務に関する決裁文書	廃棄
	資料の閲覧・貸出記録	廃棄
	資料の利用に関する決裁文書	廃棄
	参考業務に係る基準等の決裁文書	廃棄
	参考調査業務に関するもの	廃棄
	国際資料室に関するもの	廃棄
	他機関との相互利用に関する決裁文書	廃棄
	文献複写に関する決裁文書	廃棄
	現物貸借・文献複写に関するもの	廃棄
病院関係文書	附属病院の開設承認等に関する申請書類	廃棄
	各種指定医療機関申請に関する申請書類	廃棄
	厚生労働大臣が定める基準等に関する申請書類	廃棄
	診療契約に関するもの	廃棄
	先進医療に関するもの	廃棄
	医療法・厚生労働省令に基づく各種報告書	廃棄
	医療法以外の法令に基づく各種申請書類	廃棄
	保険医の登録に関するもの	廃棄
	患者の不在者投票に関するもの	廃棄
	院内学級設立に関するもの	廃棄
	診療録等に関するもの	廃棄
	診療報酬請求に関するもの	廃棄
	公費負担に関する申請書類	廃棄
	校費負担に関する申請書類	廃棄
	外来患者に関するもの	廃棄
	入院患者に関するもの	廃棄
	患者給食・栄養に関するもの	廃棄
	産科医療保障制度に関するもの	廃棄
	患者の移送等に関するもの	廃棄
	災害医療に関するもの	廃棄
	外国医師の臨床修練に関するもの	廃棄
	研修登録医受入に関するもの	廃棄
	受託実習生，病院研修生に関するもの	廃棄
	院内学級に関するもの	廃棄
大学文書館関係文書	資料受入・利用に関する文書	廃棄
教員等保有法人文書	教育関係文書	廃棄
	研究関係文書	廃棄
	学部・学科・講座等の管理・運営関係文書	廃棄

業務の区分	当該業務に係る法人文書の類型	具体例	保存期間
管理運営関係文書	総長の選考に関するもの	・総長選考会議・総長選考に関する資料	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	各部局長の選考に関するもの	・各部局長の選考に関する資料	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	役員会，経営協議会，教育研究評議会，教授会等の記録に関するもの	・役員会・経営協議会・教育研究評議会・部局長等連絡会議・教授会	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	総長室等の会議の記録に関するもの	・各総長室会議・教育研究支援本部等の運営委員会	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	各種委員会等の記録に関するもの	・学内各種委員会・事務連絡会議	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	各種委員会委員に関するもの	・学内各種委員会委員等の委嘱依頼文書及び回答文書	5年
	学長会議，各部局長会議等の学外会議に関するもの	・学外会議からの開催通知その他の文書・国立大学協会からの各種文書	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	プロジェクトチーム等の活動記録に関するもの	・プロジェクトチーム打ち合わせ資料	5年
	会議・打合せ資料等の複製(コピー)	・配付された学内会議資料・他の文書管理者が原本を保管する学外会議資料	1年未満
	文書の収受，発送及び決裁の記録に関するもの	・文書収受簿	30年
	公印に関するもの	・公印の印影印刷・公印使用簿	5年
	郵便物等の取扱いに関するもの	・郵便物発送票・特殊郵便物受付簿	5年
	法人文書ファイル管理に関するもの	・標準文書保存期間基準・法人文書ファイル管理簿・法人文書ファイル廃棄簿・法人文書ファイル移管簿	常用
	法人文書ファイル管理に関するもの	・法人文書ファイル管理簿等の作成に関する資料	5年
	事務組織の設置及び改廃に関するもの	・事務組織の再編	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	事務改善に関するもの	・事務改善委員会・事務改善に関する資料	30年
	諸規程の制定・改廃に関するもの	・規程等の制定・改廃・内規等の制定・改廃・国立大学法人北海道大学規則集	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	法令の解釈・運用基準	・法令等の制定・改廃通知	10年
	訴訟に関するもの	・証拠保全・訴訟事件・指定代理人の指定・変更等・文部科学省・法務省からの通知等	事件終了後30年
	顧問弁護士に関するもの	・顧問弁護士	事案対応完結後30年
	危機管理対応に関する文書	・災害対策ガイドライン作成資料・緊急連絡網・対応事例報告	5年
	公益通報者の保護に関するもの	・公益通報者の保護	事案対応完結後30年
	作業環境測定結果の評価の記録に関するもの	・作業環境測定結果(法令により保存期間が30年と定められているもの)	30年
	作業環境測定結果の評価の記録に関するもの	・作業環境測定結果(法令により保存期間が3年と定められているもの)	3年
	総括安全衛生管理者，産業医，作業主任者，衛生管理者，作業指揮者及び安全衛生委員会委員の指名又は選任に関するもの	・総括安全衛生管理者の指名・産業医の指名・作業主任者の指名・衛生管理者の指名・作業指揮者の選任・安全衛生委員会委員の指名	30年
	化学物質管理システムに記録した薬品管理の情報に関するもの	・化学物質管理システム登録データ	常用
	個人情報保護に関するもの	・個人情報の保護	3年
	本学が主催する記念行事及びこれに相当する各種行事等に関するもの	・創基記念式典，祝賀会・G8大学サミット	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	入学式，学位記授与式，その他本学が主催する諸行事に関するもの	・入学式・学位記授与式・サステナビリティ・ウィーク・ジョイントシンポジウム	10年
	部局等で実施する定例的な諸行事に関するもの	・大学院入学式・学位記授与式	3年
	後援名義に関するもの	・北海道大学後援名義使用承認申請	5年
	学内の掲示・立看板に関するもの	・掲示願	1年
	法人登記に関するもの	・法人登記申請	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	視察・見学対応に関する文書	・学内視察対応・部局内見学対応	5年
	各種基準・取扱いに係る通達等	・中央省庁からの各種通達・学内における事務取扱要領	常用
	経年変化の確認を要する各種統計調査に関するもの	・学校基本調査・研究活動等状況調査	大学年史編纂に必要な期間が終了するまで
	文部科学省その他中央省庁等からの通知等	・文部科学省からの通知，照会及び回答・文部科学省への推薦，報告	10年
	他の類型に該当しない学内外の各種文書	・通知及び回答・照会，調査依頼及び回答	5年
	他の類型に該当しない学内外からの配付物等	・お知らせ，パンフレット	1年未満