○国立大学法人北海道大学における個人情報の開示等に関する規程

平成17年4月1日

海大達第66号

(目的)

第1条 この規程は,国立大学法人北海道大学(以下「本学」という。)における個人情報の開示,訂正及び利用停止に関し必要な事項を定めることにより,本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ,個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「個人情報」とは,生存する個人に関する情報であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ,それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。

2 この規程において「保有個人情報」とは,本学の役員又は職員が職務上作成し,又は取得した個人情報であって,本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして,本学が保有しているものをいう。ただし,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人情報公開法」という。)第2条第2項に規定する法人文書(同項第4号に掲げるものを含む。以下単に「法人文書」という。)に記録されているものに限る。

3 この規程において「特定個人情報」とは,行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に規定する個人番号(個人番号に対応し,当該個人番号に代わって用いられる番号,記号その他の符号であって,住民票コード以外のものを含む。以下同じ。)をその内容に含む個人情報をいう。

4 この規程において「教育研究組織等」とは,人材育成本部,創成研究機構,高等教育推進機構,サステイナブルキャンパス推進本部,安全衛生本部,大学力強化推進本部,産学・地域協働推進機構,総合IR室,国際連携機構,各学部,病院,各研究科,各学院,各研究院,公共政策学教育部,公共政策学連携研究部,各附置研究所,附属図書館,各研究センター,各学内共同施設,国際連携研究教育局,子どもの園保育園,事務局,政策調整室及び監査室をいう。

(開示請求権)

第3条 何人も,独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。以下「法」という。),番号法及びこの規程の定めるところにより,本学に対し,本学の保有する自己を本人とする保有個人情報の開示を請求(以下「開示請求」という。)することができる。

2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は,本人に代わって前項の規定による開示請求をすることができる。

3 特定個人情報に係る開示請求にあっては,前項に規定する法定代理人のほか,本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)が,本人に代わって第1項の規定による開示請求をすることができる。

(開示請求の手続)

第4条 本学における開示請求の手続については,次に定めるところによる。

(1) 開示請求は,国立大学法人北海道大学情報公開室(以下「情報公開室」という。)において受け付けるものとする。

(2) 開示請求を受け付けるときは,開示請求をする者(以下「開示請求者」という。)に別紙様式第1号による個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに,次に掲げるいずれかの書類の提示又は提出を求め,開示請求に係る保有個人情報の本人であることを確認するものとする。この場合において,開示請求書に形式上の不備があるときは,開示請求者に参考となる情報を提供し,その補正を求めることができる。

 開示請求書に記載されている開示請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証,健康保険の被保険者証,番号法第2条第7項に規定する個人番号カード(以下「個人番号カード」という。),出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に規定する在留カード(以下「在留カード」という。),日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号。以下「特例法」という。)第7条第1項に規定する特別永住者証明書(以下「特別永住者証明書」という。)その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって,当該開示請求者が本人であることを確認するに足りるもの

 に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し,又は提出することができない場合にあっては,当該開示請求者が本人であることを確認するため本学が適当と認める書類

(3) 開示請求書を送付により受け付けるときは,前号の規定にかかわらず,次に掲げる書類の提出をもって,保有個人情報の本人であることを確認するものとする。

 前号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの

 その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして本学が適当と認める書類であって,開示請求をする日前30日以内に作成されたもの

(4) 法定代理人からの開示請求を受け付ける場合には,戸籍謄本その他その資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出をもって,当該保有個人情報の本人の法定代理人であることを確認するものとする。

(5) 任意代理人からの開示請求を受け付ける場合には,別紙様式第2号による委任状その他その資格を証明する書類(開示請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出をもって,当該特定個人情報の本人の任意代理人であることを確認するものとする。

2 開示請求を受け付けるに当たっては,開示請求者に第12条第1項に規定する手数料を納付させるものとする。

(手数料の免除)

第4条の2 総長は,前条第2項の規定にかかわらず,本学の保有する特定個人情報に係る開示請求を受けた場合において,当該特定個人情報に係る本人が,経済的困難により第12条第1項に規定する手数料を納付する資力がないと認めるときは,当該手数料を免除することができる。この場合において,総長は,必要に応じて国立大学法人北海道大学情報公開・個人情報保護審査委員会(以下「審査委員会」という。)に諮問するものとする。

2 前項の規定による手数料の免除を受けようとする者は,前条第1項第2号の開示請求書の提出を行う際に,併せて別紙様式第3号による開示請求手数料の免除申請書を提出しなければならない。

3 前項の申請書には,第1項の特定個人情報に係る本人が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を,その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。

4 総長は,第12条第1項に規定する手数料を免除することを決定した場合にあっては別紙様式第4号により,同項に規定する手数料を免除しないことを決定した場合にあっては別紙様式第5号により,手数料の免除を受けようとする者に通知しなければならない。

(保有個人情報の開示義務)

第5条 総長は,第4条第1項第2号の開示請求書を受理したときは,次に掲げる不開示情報のいずれかが含まれている場合を除き,開示請求者に対し,当該保有個人情報を開示しなければならない。

(1) 開示請求者(第3条第2項又は第3項の規定により未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は任意代理人が本人に代わって開示請求をする場合にあっては,当該本人をいう。次号及び第3号並びに次条第2項において同じ。)の生命,健康,生活又は財産を害するおそれがある情報

(2) 開示請求者以外の個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記述等により開示請求者以外の特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより,開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は開示請求者以外の特定の個人を識別することはできないが,開示することにより,なお開示請求者以外の個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし,次に掲げる情報を除く。

 法令の規定により又は慣行として開示請求者が知ることができ,又は知ることが予定されている情報

 人の生命,健康,生活又は財産を保護するため,開示することが必要であると認められる情報

 当該個人が公務員等(国家公務員法(昭和22年法律第120号)第2条第1項に規定する国家公務員(独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第4項に規定する行政執行法人及び日本郵政公社の役員及び職員を除く。),独立行政法人等(法第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。)の役員及び職員並びに地方公務員法(昭和25年法律第261号)第2条に規定する地方公務員をいう。)である場合において,当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは,当該情報のうち,当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分

(3) 法人その他の団体(国,独立行政法人等及び地方公共団体を除く。以下この号において「法人等」という。)に関する情報又は開示請求者以外の事業を営む個人の当該事業に関する情報であって,次に掲げるもの。ただし,人の生命,健康,生活又は財産を保護するため,開示することが必要であると認められる情報を除く。

 開示することにより,当該法人等又は当該個人の権利,競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの

 独立行政法人等の要請を受けて,開示しないとの条件で任意に提供されたものであって,法人等又は個人における通例として開示しないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質,当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの

(4) 国の機関,独立行政法人等及び地方公共団体の内部又は相互間における審議,検討又は協議に関する情報であって,開示することにより,率直な意見の交換若しくは意思決定の中立性が不当に損なわれるおそれ,不当に国民の間に混乱を生じさせるおそれ又は特定の者に不当に利益を与え若しくは不利益を及ぼすおそれがあるもの

(5) 国の機関,独立行政法人等又は地方公共団体が行う事務又は事業に関する情報であって,開示することにより,次に掲げるおそれその他当該事務又は事業の性質上,当該事務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるもの

 国の安全が害されるおそれ,他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれ

 犯罪の予防,鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障を及ぼすおそれ

 監査,検査,取締り,試験又は租税の賦課若しくは徴収に係る事務に関し,正確な事実の把握を困難にするおそれ又は違法若しくは不当な行為を容易にし,若しくはその発見を困難にするおそれ

 契約,交渉又は争訟に係る事務に関し,国,独立行政法人等又は地方公共団体の財産上の利益又は当事者としての地位を不当に害するおそれ

 調査研究に係る事務に関し,その公正かつ能率的な遂行を不当に阻害するおそれ

 人事管理に係る事務に関し,公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれ

 独立行政法人等,地方公共団体が経営する企業に係る事業に関し,その企業経営上の正当な利益を害するおそれ

2 総長は,前項の開示に当たって,当該保有個人情報を保有する教育研究組織等の長の意見を徴するものとする。この場合において,総長は,必要に応じて審査委員会に諮問するものとする。

(部分開示)

第6条 総長は,開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において,不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは,開示請求者に対し,当該部分を除いた部分につき開示しなければならない。

2 開示請求に係る保有個人情報に前条第2号の情報(開示請求者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。)が含まれている場合において,当該情報のうち,氏名,生年月日その他の開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより,開示しても,開示請求者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは,当該部分を除いた部分は,同号の情報に含まれないものとみなして,前項の規定を適用する。

(開示請求に対する措置)

第7条 総長は,開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示することを決定した場合にあっては別紙様式第6号による個人情報開示決定通知書により,保有個人情報の全部を開示しないことを決定した場合にあっては別紙様式第7号による個人情報不開示決定通知書により,開示請求者に通知しなければならない。

(開示決定等の期限)

第8条 開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示することの決定又は全部を開示しないことの決定(以下「開示決定等」という。)は,開示請求があった日から30日以内にしなければならない。ただし,第4条第1項第2号の規定に掲げる補正を求めた場合にあっては,当該補正に要した日数は,当該期間に算入しない。

2 前項の規定にかかわらず,総長は,法第19条第2項の規定により開示決定等を30日以内に限り延長することができる。この場合において,総長は開示請求者に対し,遅滞なく,別紙様式第8号による個人情報開示決定等の期限の延長通知書により通知しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず,総長は,開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため,開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障を生じるおそれがある場合には,法第20条の規定により,開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分については当該期間内に開示決定等をし,残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合において,総長は開示請求者に対し,開示請求のあった日から30日以内に,別紙様式第9号による個人情報開示決定等の期限の特例規定適用通知書により通知しなければならない。

(事案の移送)

第9条 総長は,法第21条第1項又は第22条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長(行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号。以下「行政機関個人情報保護法」という。)第5条に規定する行政機関の長をいう。以下同じ。)に移送することができる。この場合において,総長は,開示請求者に対し,別紙様式第10号による個人情報開示請求に関する事案の移送通知書により通知しなければならない。

2 法第21条第2項又は行政機関個人情報保護法第22条第1項の規定により,他の独立行政法人等又は行政機関の長から本学に移送された事案に係る開示決定等については,第5条から前条までの規定を準用する。

(意見書提出の機会の付与等)

第10条 総長は,法第23条第1項に規定する第三者(以下「第三者」という。)に対し,別紙様式第11号による個人情報開示請求に関する意見の照会書により通知し,開示決定等に先立ち,第三者に対し,別紙様式第12号による個人情報開示に関する意見書(以下「意見書」という。)を提出する機会を与えることができる。

2 総長は,法第23条第2項の規定により,第三者に対し,別紙様式第13号による個人情報開示請求に関する意見の照会書により通知し,開示決定等に先立ち第三者に対し,意見書を提出する機会を与えなければならない。

3 総長は,法第23条第3項の規定により,当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した第三者の意に反して開示を決定することができる。この場合において,総長は当該意見書を提出した第三者に対し,別紙様式第14号による個人情報の開示決定通知書により通知しなければならない。

(開示の実施)

第11条 総長は,法第24条第3項の規定により保有個人情報の開示を受ける者(以下「開示を受ける者」という。)から別紙様式第15号による個人情報の開示の実施方法等申出書が提出されたときは,開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。

2 保有個人情報の開示は,原則として情報公開室において実施するものとする。ただし,記録されている文書又は図画の保存に支障がある場合又は開示を受ける者の居所等の関係により情報公開室に来室することができない場合等,情報公開室で開示することができない場合には,当該保有個人情報を保有する教育研究組織等において開示を実施することができる。

3 前項の規定にかかわらず,開示を受ける者が保有個人情報が記録された文書等の写しの送付を求める場合には,当該写しを郵送することができる。この場合において,当該郵送料は,開示を受ける者が負担するものとする。

(開示の実施の方法)

第11条の2 本学における独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第549号)第5条第2項に基づく文書又は図画に記録されている保有個人情報並びに電磁的記録に記録されている保有個人情報の開示の実施の方法は,次のとおりとする。

(1) 文書又は図画に記録されている場合には,次に掲げるとおりとする。

 当該文書又は図画(法第24条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては,に規定するもの)の閲覧

 当該文書又は図画を複写機によりA3判以下の大きさの用紙に複写したものの交付(に掲げる方法に該当する者を除く。)ただし,これにより難い場合にあっては,当該文書若しくは図画を複写機によりA1判若しくはA2判の用紙に複写したものの交付(に掲げる方法に該当するものを除く。)又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したものの交付

 当該文書又は図画を複写機により用紙にカラーで複写したものの交付

 当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録をフレキシブルディスクカートリッジ又は光ディスクに複写したものの交付

(2) 電磁的記録に記載されている場合には,別表のとおりとする。

2 前項第1号ハ及びに掲げる方法にあっては当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく,かつ,本学がその保有する処理装置及びプログラムにより当該文書又は図画の開示を実施することができる場合に限り,開示を行うものとする。

3 第1項第1号に掲げる方法により開示を行うことができない場合には,独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律施行令(平成14年政令第199号)第4条第2項に基づく文書又は図画の開示の実施の方法として本学が定める開示の実施の方法に準じた方法により開示を行うものとする。

(手数料)

第12条 本学における開示請求に係る手数料の額は,開示請求に係る保有個人情報が記載されている法人文書1件につき,300円とする。

2 前項の手数料は,次の各号に掲げるいずれかの方法により納付しなければならない。

(1) 現金(現金書留によるものを含む。)

(2) 銀行振込

(適用除外)

第13条 第3条から前条までの規定は,次に掲げる開示請求及び開示決定等については,適用しない。

(1) 本学の入学試験に係る保有個人情報(学務部入試課が保有する入学者選抜に係る保有個人情報に限る。)であって,本学が別に定める手続に基づき,当該試験の受験者本人に開示する場合

(2) 病院が保有する診療に係る保有個人情報であって,病院が別に定める手続に基づき,患者本人等に当該個人情報を開示する場合

(訂正請求権)

第14条 何人も,自己を本人とする保有個人情報(次に掲げるものに限る。第21条第1項において同じ。)の内容が事実でないと思料するときは,法,番号法及びこの規程の定めるところにより,本学に対し,当該保有個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求(以下「訂正請求」という。)することができる。ただし,当該保有個人情報の訂正に関して法以外の法律又はこれに基づく命令の規定により特別の手続が定められているときは,この限りでない。

(1) 開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報

(2) 第9条第1項の規定により事案が移送された場合において,行政機関個人情報保護法第21条第3項に規定する開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報

2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は,本人に代わって前項の規定による訂正の請求をすることができる。

3 任意代理人は,本人に代わって第1項の規定による特定個人情報に係る訂正請求をすることができる。

4 訂正請求は,保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。

(訂正請求の手続)

第15条 本学における訂正請求の手続については,次に定めるところによる。

(1) 訂正請求は,情報公開室において受け付けるものとする。

(2) 訂正請求を受け付けるときは,訂正請求をする者(以下「訂正請求者」という。)に別紙様式第16号による個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)を提出させるとともに,次に掲げるいずれかの書類の提示又は提出を求め,訂正請求に係る保有個人情報の本人であることを確認するものとする。この場合において,訂正請求書に形式上の不備があるときは,訂正請求者に参考となる情報を提供し,その補正を求めることができる。

 訂正請求書に記載されている訂正請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証,健康保険の被保険者証,個人番号カード,在留カード,特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって,当該訂正請求者が本人であることを確認するに足りるもの

 に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し,又は提出することができない場合にあっては,当該訂正請求者が本人であることを確認するため本学が適当と認める書類

(3) 訂正請求書を送付により受け付けるときは,前号の規定にかかわらず,次に掲げる書類の提出をもって,保有個人情報の本人であることを確認するものとする。

 前号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの

 その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして本学が適当と認める書類であって,訂正請求をする日前30日以内に作成されたもの

(4) 法定代理人からの訂正請求を受け付ける場合には,戸籍謄本その他その資格を証明する書類(訂正請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出をもって,当該保有個人情報の本人の法定代理人であることを確認するものとする。

(5) 任意代理人からの訂正請求を受け付ける場合には,別紙様式第17号による委任状その他その資格を証明する書類(訂正請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出をもって,当該特定個人情報の本人の任意代理人であることを確認するものとする。

(保有個人情報の訂正義務)

第16条 総長は,前条第2号の訂正請求書を受理した場合において当該訂正請求に理由があると認めるときは,当該訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で,当該保有個人情報の訂正をしなければならない。

2 総長は,前項の決定に当たって,当該保有個人情報を保有する教育研究組織等の長の意見を徴するとともに,必要に応じて審査委員会に諮問するものとする。

(訂正請求に対する措置)

第17条 総長は,訂正請求に係る保有個人情報を訂正することを決定した場合にあっては別紙様式第18号による個人情報訂正決定通知書により,訂正請求に係る保有個人情報を訂正しないことを決定した場合にあっては別紙様式第19号による個人情報訂正請求否決通知書により,訂正請求者に通知しなければならない。

(訂正決定等の期限)

第18条 訂正請求に係る保有個人情報を訂正することの決定又は訂正しないことの決定(以下「訂正決定等」という。)は,訂正請求があった日から30日以内にしなければならない。ただし,第15条第2号の規定により補正を求めた場合にあっては,当該補正に要した日数は,当該期間に算入しない。

2 前項の規定にかかわらず,総長は,事務処理上の困難その他正当な理由があるときは,同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において,総長は訂正請求者に対し,遅滞なく,別紙様式第20号による個人情報訂正決定等の期限の延長通知書により通知しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず,総長は,訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは,相当の期間内に訂正決定等をすれば足りる。この場合において,総長は訂正請求者に対し,訂正請求のあった日から30日以内に,別紙様式第21号による個人情報訂正決定等の期限の特例規定の適用通知書により通知しなければならない。

(訂正請求事案の移送)

第19条 総長は,訂正請求に係る保有個人情報が第9条第1項に規定する移送先の他の独立行政法人等又は行政機関の長が開示決定を行ったものであるとき,その他他の独立行政法人等又は行政機関において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは,当該他の独立行政法人等又は行政機関の長に対し,訂正請求に係る事案(以下「訂正請求事案」という。)を移送することができる。この場合において,総長は,訂正請求者に対し,別紙様式第22号による個人情報訂正請求に関する事案の移送通知書により通知しなければならない。

(移送された訂正請求事案)

第20条 法第33条第1項又は行政機関個人情報保護法第22条第1項の規定により,他の独立行政法人等又は行政機関の長から本学に移送された訂正請求事案に係る訂正決定等については,第17条及び第18条の規定を準用する。

(利用停止請求権)

第21条 何人も,自己を本人とする保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは,法及びこの規程の定めるところにより,本学に対し,当該各号に定める措置を請求することができる。ただし,当該保有個人情報の利用の停止,消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)に関して法以外の法律又はこれに基づく命令の規定により特別の手続が定められているときは,この限りでない。

(1) 国立大学法人北海道大学個人情報管理規程(平成17年海大達第65号。以下この項及び次条第1項において「個人情報管理規程」という。)第9条第2項の規定に違反して保有されているとき,個人情報管理規程第11条の規定に違反して取得されたものであるとき,又は個人情報管理規程第12条第1項及び第2項の規定に違反して利用されているとき 当該保有個人情報の利用の停止又は消去

(2) 個人情報管理規程第12条第1項及び第2項の規定に違反して提供されているとき 当該保有個人情報の提供の停止

2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は,本人に代わって前項の規定による利用停止の請求(以下「利用停止請求」という。)をすることができる。

3 利用停止請求は,保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。

(特定個人情報の利用停止請求権)

第21条の2 何人も,自己を本人とする特定個人情報に係る保有個人情報が次の各号のいずれかに該当すると思料するときは,法,番号法及びこの規程の定めるところにより,本学に対し,当該各号に定める措置を請求することができる。ただし,当該保有個人情報の利用停止に関して法若しくは番号法以外の法律又はこれに基づく命令の規定により特別の手続が定められているときは,この限りでない。

(1) 個人情報管理規程第9条第2項の規定に違反して保有されているとき,同規程第11条の規定に違反して取得されたものであるとき,番号法第29条第2項の規定により読み替えて適用する法第9条第1項及び第2項(第1号に係る部分に限る。)の規定に違反して利用されているとき,番号法第20条の規定に違反して収集され,若しくは保管されているとき,又は同法第28条の規定に違反して作成された特定個人情報ファイル(同法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。)に記録されているとき 当該保有個人情報の利用の停止又は消去

(2) 番号法第19条の規定に違反して提供されているとき 当該保有個人情報の提供の停止

2 未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は任意代理人は,本人に代わって前項の規定による利用停止請求をすることができる。

3 利用停止請求は,保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。

(利用停止請求の手続)

第22条 本学における利用停止請求の手続については,次に定めるところによる。

(1) 利用停止請求は,情報公開室において受け付けるものとする。

(2) 利用停止請求を受け付けるときは,利用停止請求をする者(以下「利用停止請求者」という。)に別紙様式第23号による個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)を提出させるとともに,次に掲げるいずれかの書類の提示又は提出を求め,利用停止請求に係る保有個人情報の本人であることを確認するものとする。この場合において,利用停止請求書に形式上の不備があるときは,利用停止請求者に参考となる情報を提供し,その補正を求めることができる。

 利用停止請求書に記載されている利用停止請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証,健康保険の被保険者証,個人番号カード,在留カード,特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって,当該利用停止請求者が本人であることを確認するに足りるもの

 に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し,又は提出することができない場合にあっては,当該利用停止請求者が本人であることを確認するため本学が適当と認める書類

(3) 利用停止請求書を送付により受け付けるときは,前号の規定にかかわらず,次に掲げる書類の提出をもって,保有個人情報の本人であることを確認するものとする。

 前号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの

 その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして本学が適当と認める書類であって,利用停止請求をする日前30日以内に作成されたもの

(4) 法定代理人からの利用停止請求を受け付ける場合には,戸籍謄本その他その資格を証明する書類(利用停止請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出をもって,当該保有個人情報の本人の法定代理人であることを確認するものとする。

(5) 任意代理人からの利用停止請求を受け付ける場合には,別紙様式第24号による委任状その他その資格を証明する書類(利用停止請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)の提示又は提出をもって,当該特定個人情報の本人の任意代理人であることを確認するものとする。

(保有個人情報の利用停止義務)

第23条 総長は,前条第2号の利用停止請求書を受理した場合において当該利用停止請求に理由があると認めるときは,本学における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で,当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をしなければならない。ただし,当該保有個人情報の利用停止をすることにより,当該保有個人情報の利用目的に係る事務又は事業の性質上,当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは,この限りではない。

2 総長は,前項の決定に当たって,当該保有個人情報を保有する教育研究組織等の長の意見を徴するとともに,必要に応じて審査委員会に諮問するものとする。

(利用停止請求に対する措置)

第24条 総長は,利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止することを決定した場合にあっては別紙様式第25号による個人情報利用停止決定通知書により,利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止しないことを決定した場合にあっては別紙様式第26号による個人情報利用停止請求否決通知書により,利用停止請求者に通知しなければならない。

(利用停止決定等の期限)

第25条 利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止することの決定又は利用停止しないことの決定(以下「利用停止決定等」という。)は,利用停止請求があった日から30日以内にしなければならない。ただし,第22条第2号の規定により補正を求めた場合にあっては,当該補正に要した日数は,当該期間に算入しない。

2 前項の規定にかかわらず,総長は,事務処理上の困難その他正当な理由があるときは,同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において,総長は利用停止請求者に対し,遅滞なく,別紙様式第27号による個人情報利用停止決定等の期限の延長通知書により通知しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず,総長は,利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは,相当の期間内に利用停止決定等をすれば足りる。この場合において,総長は利用停止請求者に対し,利用停止請求のあった日から30日以内に,別紙様式第28号による個人情報利用停止決定等の期限の特例規定の適用通知書により通知しなければならない。

(審査請求)

第26条 総長は,本学が行った開示決定等,訂正決定等,利用停止決定等又は開示請求,訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について審査請求があったときは,審査委員会に諮問するものとする。

2 総長は,法第43条第1項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは,法第43条第2項各号に規定する者(以下「審査請求人等」という。)に別紙様式第29号による情報公開・個人情報保護審査会への諮問通知書により通知しなければならない。

(適用除外)

第27条 本学の保有個人情報(独立行政法人情報公開法第5条に規定する不開示情報を専ら記録する法人文書に記録されているものに限る。)のうち,まだ分類その他の整理が行われていないもので,同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが著しく困難であるものは,第3条から第25条までの規定の適用については,本学に保有されていないものとみなす。

(雑則)

第28条 この規程に定めるもののほか,個人情報の開示,訂正及び利用停止に関し必要な事項は,総長が定める。

附 則

この規程は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年10月18日海大達第228号)

この規程は,平成17年10月18日から施行する。

附 則(平成18年4月1日海大達第130号)

この規程は,平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日海大達第93号)

この規程は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年10月1日海大達第246号)

この規程は,平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成21年4月1日海大達第83号)

この規程は,平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年7月1日海大達第217号)

この規程は,平成22年7月1日から施行する。

附 則(平成22年10月1日海大達第240号)

この規程は,平成22年10月1日から施行する。

附 則(平成22年11月1日海大達第298号)

この規程は,平成22年11月1日から施行する。

附 則(平成23年3月1日海大達第27号)

この規程は,平成23年3月1日から施行する。

附 則(平成23年4月1日海大達第87号)

この規程は,平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年7月9日海大達第96号)

(施行期日)

1 この規程は,平成24年7月9日から施行する。

(経過措置)

2 改正後のこの規程の第4条第1項第2号イ,第15条第2号イ及び第22条第2号イの規定を適用する場合においては,中長期在留者(出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律(平成21年法律第79号。以下「改正法」という。)第2条の規定による改正後の出入国管理及び難民認定法第19条の3に規定する中長期在留者をいう。)が所持する改正法第4条の規定による廃止前の外国人登録法(昭和27年法律第125号。以下「旧外国人登録法」という。)第5条第1項に規定する外国人登録証明書(以下「登録証明書」という。)は在留カードとみなし,特別永住者(特例法に定める特別永住者をいう。)が所持する登録証明書は特別永住者証明書とみなす。

3 前項の規定により,登録証明書が在留カードとみなされる期間は,改正法附則第15条第2項各号に定める期間とし,特別永住者証明書とみなされる期間は改正法附則第28条第2項各号に定める期間とする。

4 改正後のこの規程の第4条第1項第3号,第15条第3号及び第22条第3号の規定を適用する場合においては,旧外国人登録法第4条第1項に規定する外国人登録原票の写しは,それが作成された日から起算して30日を経過する日までの間は,同号に掲げる書類とみなす。

附 則(平成25年4月1日海大達第47号)

この規程は,平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年2月1日海大達第16号)

この規程は,平成26年2月1日から施行する。

附 則(平成26年4月1日海大達第48号)

この規程は,平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年4月1日海大達第93号)

この規程は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年7月1日海大達第208号)

この規程は,平成27年7月1日から施行する。

附 則(平成28年3月11日海大達第23号)

(施行期日)

1 この規程は,平成28年3月11日から施行する。

(経過措置)

2 改正後の第4条第1項第2号イ,第15条第2号イ及び第22条第2号イの規定を適用する場合においては,行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成25年法律第28号。次項において「整備法」という。)第19条の規定による改正前の住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の44第3項の規定により交付された住民基本台帳カード(次項において「住民基本台帳カード」という。)は,個人番号カードとみなす。

3 前項の規定により,住民基本台帳カードが個人番号カードとみなされる期間は,整備法第20条第2項に定める期間とする。

附 則(平成28年4月1日海大達第65号)

この規程は,平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年10月1日海大達第178号)

この規程は,平成28年10月1日から施行する。

附 則(平成29年5月22日海大達第175号)

この規程は,平成29年5月22日から施行し,平成29年4月1日から適用する。

別表(第11条の2関係)

電磁的記録の種類

開示の方法

1 録音テープ又は記録ディスク

次に掲げる方法であって,本学が現に使用している専用機器により行うことができるもの

ア 当該個人情報に係る部分を再生したものの聴取

イ 当該個人情報に係る部分をカセットテープに複写したもの

2 ビデオテープ又はビデオディスク

次に掲げる方法であって,本学が現に使用している専用機器により行うことができるもの

ア 当該個人情報に係る部分を再生したものの視聴

イ 当該個人情報に係る部分をビデオカセットテープに複写したもの

3 その他の電磁的記録(1の項及び2の項に該当するものを除く。)

次に掲げる方法であって,本学がその保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって,一つの結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。)により行うことができるもの

ア 当該個人情報に係る部分を用紙に出力したものの閲覧

イ 当該個人情報に係る部分をディスプレイ(本学が現に使用している機器に限る。)に出力したものの視聴又は閲覧

ウ 当該個人情報に係る部分を用紙に出力したものの写しの交付

エ 当該個人情報に係る部分をフレキシブディスカートリッジに複写したものの交付

オ 当該個人情報に係る部分を光ディスクに複写したものの交付

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国立大学法人北海道大学における個人情報の開示等に関する規程

平成17年4月1日 海大達第66号

(平成29年5月22日施行)

体系情報
第7編
沿革情報
平成17年4月1日 海大達第66号
平成17年10月18日 海大達第228号
平成18年4月1日 海大達第130号
平成19年4月1日 海大達第93号
平成19年10月1日 海大達第246号
平成21年4月1日 海大達第83号
平成22年7月1日 海大達第217号
平成22年10月1日 海大達第240号
平成22年11月1日 海大達第298号
平成23年3月1日 海大達第27号
平成23年4月1日 海大達第87号
平成24年7月9日 海大達第96号
平成25年4月1日 海大達第47号
平成26年2月1日 海大達第16号
平成26年4月1日 海大達第48号
平成27年4月1日 海大達第93号
平成27年7月1日 海大達第208号
平成28年3月11日 海大達第23号
平成28年4月1日 海大達第65号
平成28年10月1日 海大達第178号
平成29年5月22日 海大達第175号