○北海道大学大学文書館利用規程
平成23年4月1日
海大達第145号
(趣旨)
第1条 この規程は，北海道大学大学文書館(以下「大学文書館」という。)の保有する本学の歴史に係る各種資料(以下「資料」という。)の有効な利用を図るため，大学文書館の利用に関し必要な事項を定めるものとする。
(利用業務)
第2条 大学文書館は，資料の利用に関し，次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 資料の閲覧に関すること。
(2) 資料の複写及び撮影に関すること。
(3) レファレンスに関すること。
(4) 資料の展示に関すること。
(5) 資料の貸出しに関すること。
(6) 資料の目録の作成及び閲覧に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか，資料の利用に関すること。
(資料の一般利用)
第3条 大学文書館が保有する資料は，次に掲げる場合を除き，一般の利用に供するものとする。
(1) 資料に，次に掲げる情報が記録されていると認められる場合
イ 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより，特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)又は特定の個人を識別することはできないが，公にすることにより，なお個人の権利利益を害するおそれがあるもの。ただし，次に掲げる情報を除く。
① 法令の規定により又は慣行として公にされ，又は公にすることが予定されている情報
② 人の生命，健康，生活又は財産を保護するため，公にすることが必要であると認められる情報
③ 当該個人が公務員等(国家公務員法(昭和22年法律第120号)第2条第1項に規定する国家公務員(独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第2項に規定する特定独立行政法人の役員及び職員を除く。)，独立行政法人等(独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。)の役員及び職員，地方公務員法(昭和25年法律第261号)第2条に規定する地方公務員並びに地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)の役員及び職員をいう。)である場合において，当該情報がその職務の遂行に係る情報であるときは，当該情報のうち，当該公務員等の職及び当該職務遂行の内容に係る部分
ロ 法人その他の団体(国，独立行政法人等，地方公共団体及び地方独立行政法人を除く。以下「法人等」という。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報であって，次に掲げるもの。ただし，人の生命，健康，生活又は財産を保護するため，公にすることが必要であると認められる情報を除く。
① 公にすることにより，当該法人等又は当該個人の権利，競争上の地位その他正当な利益を害するおそれがあるもの
② 本学の要請を受けて，公にしないとの条件で任意に提供されたものであって，法人等又は個人における通例として公にしないこととされているものその他の当該条件を付することが当該情報の性質，当時の状況等に照らして合理的であると認められるもの
(2) 資料の全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に法人その他の団体(国及び独立行政法人等を除く。)又は個人から寄贈又は寄託されたものであって，当該期間が経過していない場合
(3) 資料の原本を利用させることにより当該原本の破損若しくはその汚損を生ずるおそれがある場合又は当該原本が現に使用されている場合(大学文書館における保存及び利用の開始のために必要な措置を行う場合を含む。)
(閲覧日及び閲覧の受付時間)
第4条 資料の閲覧，複写及び撮影は，次に掲げる日を除き，毎週水曜日及び木曜日に行う。
(1) 国民の祝日に関する法律(昭和23年法律第178号)に規定する休日
(2) 12月28日から翌年の1月4日までの日(前号に規定する休日を除く。)
2 大学文書館長(以下「館長」という。)は，前項の規定にかかわらず，特に必要がある場合には，臨時に閲覧，複写及び撮影に関する業務を実施し又は休止することができる。この場合において，館長はあらかじめその旨を周知するものとする。
3 第6条に規定する資料閲覧等請求書の受付時間は，午前9時30分から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。ただし，館長は，特に必要がある場合には，臨時に変更することができる。この場合において，あらかじめその旨を周知するものとする。
(1) 閲覧室の受付に提出する方法
(2) 大学文書館に郵送する方法
(3) 情報通信技術を用いて大学文書館に送信する方法
4 館長は，閲覧申込書に形式上の不備があると認めるときは，閲覧の申込みをした者に対し，相当の期間を定めて，その補正を求めることができる。
5 第1項の申込みがあった場合において，事務処理上の困難その他正当な理由があるときは，館長は希望のあった閲覧日を30日間の範囲内で変更することができる。この場合において，館長は閲覧の申込みをした者に対し，遅滞なく，変更後の閲覧の日及び変更の理由を通知するものとする。
(閲覧の場所)
第7条 資料の閲覧は，所定の場所で行うものとする。
(資料の返却)
第8条 資料の返却は，大学文書館の職員の確認を得て行うものとする。
(資料の複写又は撮影)
第9条 資料の複写又は撮影を希望する者は，資料閲覧等請求書を館長に提出して，その許可を受けなければならない。
2 複写又は撮影した資料は，資料閲覧等請求書に記載した利用目的以外の目的のために使用してはならない。
3 複写又は撮影した資料に，著作権，出版権その他の法令により定められた権利又は法律上保護される利益に係る権利が派生するときには，利用者が当該権利者に対する責任を負うものとする。
(複製物の出版等)
第10条 複製物の全部又は一部を出版し，又は出版物等に掲載しようとする者は，あらかじめ別記様式第3号の出版掲載等許可申請書を館長に提出して，その許可を受けなければならない。
(レファレンス)
第11条 大学文書館は，資料の効果的な利用を確保するため，次に掲げるレファレンスを行う。ただし，鑑定の依頼，文書の解読・翻訳等，大学文書館の業務として情報提供することが適当でないと認められる場合はこの限りでない。
(1) 資料の利用に関する情報提供
(2) 資料の目録に関する情報の提供
(3) 資料の検索方法に係る情報の提供
(4) 資料の内容に関する情報の提供
(5) 資料に関する参考文献及び専門的調査機関等に関する情報の提供
(貸出し)
第12条 資料は，原則として貸出しを行わない。ただし，館長は，特別の事情があると認めるときは，貸出しを許可することができる。
(亡失，損傷等の届出)
第13条 利用者は，資料を亡失し，若しくは損傷した場合又は機器その他の設備を損傷したときは，速やかに館長に届け出なければならない。
2 前項の場合において，その亡失又は損傷が利用者の責に帰すべき理由によるものであるときは，館長は，利用者にその負担において補てんさせ，若しくは修理させ，又はその損害を弁償させることができる。
(入館の拒否)
第14条 館長又は大学文書館の職員は，次に掲げる者に対して，退館を命じ，又は入館を拒否することができる。
(1) 他の利用者に迷惑を及ぼした者又はそのおそれのある者
(2) 資料等を滅失，破損若しくは汚損を生じさせた者又はそのおそれのある者
2 館長は，この規程若しくはその他の規則に違反し，又は館長若しくは大学文書館の職員の指示に従わない者に対して，大学文書館の利用を禁止又は制限をすることができる。
(個人情報漏えいの防止)
第15条 館長は，資料に個人情報(生存する個人に関する情報であって，当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。)が記録されている場合には，国立大学法人北海道大学個人情報管理規程(平成17年海大達第65号)の規定に準じて，当該個人情報の漏えいの防止のための措置を講ずるものとする。
(目録の作成及び公表)
第16条 館長は，資料に関して目録を作成し，閲覧室に常時備え付けるほか，インターネットの利用により公表するものとする。
(規程の公表)
第17条 館長は，この規程について，閲覧室に常時備え付けるほか，インターネットの利用により公表するものとする。
(雑則)
第18条 この規程に定めるもののほか，大学文書館の利用に関し必要な事項は，館長が定める。
附 則
この規程は，平成23年4月1日から施行する。
