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| 事務全般を総括し、組織の運営を円滑に進めるほか、教職員の仕事や生活のサポート等の業務を行います。 |
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主な職務内容
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●規則等の制定、改廃
●広報活動の企画、立案及び実施
●情報公開に関する業務
●大学の運営及び組織改革等に係る事項の企画、立案
●中期目標、中期計画等の企画、立案及び点検・評価
●職員の採用・異動・退職等の人事管理
●職員の給与及び諸手当の決定
●職員の研修の企画、立案及び実施
●職員の福利厚生及び労働時間・休暇 |
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先輩からのメッセージ
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中西 祐二 |
小樽商科大学
総務課職員係
平成22年４月１日採用 |
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国立大学法人をよりよい方向に変えていきましょう
私が担当している主な仕事は福利厚生、勤務時間管理、栄典事務などです。
特に福利厚生は「大学」が「教職員」の豊かな生活を保持・促進するために行うものであり、「安心して働くことができる職場」を作ることにもつながるため、組織の基礎を作るという意味で大きなやりがいを感じます。
中でも福利厚生の一つの業務である休暇取得の促進は、教職員のリフレッシュ機会の増加、さらには労働意欲の向上にもつながることから、この業務が職場環境の改善に貢献している実感があります。また、福利厚生業務全般に言えることとして、常に理想の組織像を考え、そこに向かってあらゆる手段を模索できることが魅力だと思います。
最後に、職員一人一人が大学（組織）をどのような方向に変えていくかを考え実行していくことは、あらゆる業務において必要とされることだと思います。
国立大学法人をよりよい方向に変えるため、一緒に考え実行していきましょう！ |
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１日の流れ |
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8：30
勤務開始 |
○ |
一日の業務確認
今自分が抱えている仕事の状況を確認し、どの業務を優先して行うべきかを考えます。
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9：00 |
○ |
勤務時間管理
職員の勤務時間・超過勤務時間を集計した報告書を作成し、給与支給担当部署へ提出します。 |
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12：00
昼休み |
○ |
昼食
昼食後、同僚とキャッチボールをすることもあります。 |
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13：00〜
午後の勤務開始 |
○ |
休暇の取得促進に係る業務
「よりよい職場環境をつくる」を念頭に検討を重ねたうえで，通知文書・ポスター等を作成します。 |
| 15：00 |
○ |
打ち合わせ
職員定期健康診断の時期だったため、検診業者と実施日・実施方法を検討します。 |
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17：15
勤務終了 |
急ぎの仕事がない場合は，帰宅します。 |
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松野 文子 |
室蘭工業大学
総務グループ総務ユニット
平成19年４月１日採用 |
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様々な人たちとふれあう機会がたくさんあります
私は現在、広報に関する業務を主に担当しており、学内・学外向け広報誌の作成、ホームページの運用管理・更新、一般向けイベントの実施、報道機関対応等を行っています。その他、学内の組織である広報室の業務（連絡調整や予算管理等）や情報公開・個人情報保護関係等の業務も行っています。
業務にあたっては、本学の情報や魅力を出来るだけ分かりやすく発信するよう心がけています。教員が行っている研究を分かりやすく説明したり、イベント等の情報を的確にお知らせしたりすることで、本学に興味を持ってくださる方が一人でも多くなればと願っています。
これらの業務では、多くの教職員や学生の方と関わるため、学内の情報を幅広く得ることができます。また、役員と直接お話をして、考えを伺うことができるのは、貴重な経験だと思っています。さらに、広報誌や新聞広告など、自分が関わったものが形になっていきますので、とてもやりがいを感じております。
国立大学法人等には、学生と直接関わる業務以外にも、外国人留学生や外国人研究者への対応業務、地域貢献の一環として一般市民に開かれている公開講座の業務、学外の団体や企業との共同研究協力に関する業務など、様々な人たちとふれあう機会がたくさんあります。興味を持った方はぜひ受験してみてください。
皆さんと一緒に働けることを楽しみにしています。 |
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１日の流れ |
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8：30
勤務開始 |
○ |
勤務開始
大学関連の新聞記事の確認や、メールチェック等を行います。 |
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9：00 |
○ |
資料作成
広報室内のワーキンググループの打合せのための資料を作成、検討します。 |
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10：00 |
○ |
広告に関する打合せ
新聞に本学の広告を掲載するため、広報担当の教員や新聞社の方と、デザインや内容等について打合せを行います。 |
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12：00
昼休み |
○ |
昼食
学食に行ったり、大学の目の前にあるコンビニで購入したりします。 |
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13：00〜
午後の勤務開始 |
○ |
展示物等の管理
大学紹介のパネルや展示物等について、学内外の展示スペースを考えながらレイアウトを決めていきます。また、学外でのイベントにおいては、搬出・搬入作業を行うこともあります。 |
| 14：00 |
○ |
法人文書の開示請求に関する打合せ
外部の方から、大学が保有している法人文書について開示請求書が届いたため、開示までの進め方やスケジュール等について、上司と打合せを行います。法人文書の中には、個人情報を含むものがあるため、開示に関しては慎重に判断する必要があります。 |
| 15：00 |
○ |
広報室長と打合せ
広報誌の内容や報道対応等に関して、広報室長（事務局長が兼務）と打合せを行います。 |
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16：00 |
○ |
広報誌の校正
広報誌の作成にあたっては、誌面構成を考え、学内の教職員から原稿を集め、レイアウト等を考えていきます。今日は印刷会社から校正が届いたので、修正部分が反映されているか確認します。 |
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17：15
勤務終了 |
○ |
勤務終了
忙しい時期には残業することもあります。 |
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金子 亜純 |
函館工業高等専門学校
総務課総務事務グループ
平成20年４月１日採用 |
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教職員１人１人の「顔」が見える職場です
私は現在、教職員の方の採用・退職に関する事務手続きや、共済組合へ提出する給付金・年金関係の書類取りまとめ、給与に関する業務などを担当しています。
休暇の取得や、手当・給付金受給には様々な届出が必要ですが、学生や学校運営のため忙しく働く教職員の方々の負担を少しでも減らせるよう、必要な手続きについてわかりやすく伝えることを心がけています。先生から「助かったよ、ありがとう」と声を掛けていただいたときには、とても嬉しく思いますが、「よりわかりやすく手続きの案内をするには？」「採用・転入時に手続き全般についてきちんと伝えるより良い方法は？」など、課題も日々見つかります。
高専は大学と比べると組織の規模が小さいですが、１つの部署にいながら幅広い業務を経験できること、教職員１人１人の「顔」が見えることが魅力的だと思います。
仕事で迷うようなことがあっても、相談すると、たとえ忙しくてもアドバイスをくれる上司や同僚が周りにいるので大丈夫！本当に様々な業務があるので、自分の成長や達成感を感じられる業務、皆さんの能力を活かせる業務もきっとあるはずです。
国立大学法人等職員の仕事に、少しでも興味を持っていただけたら嬉しいです。 |
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１年の流れ |
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４月〜５月 |
○ |
新採用・転入者に関する諸手続
共済組合へ提出する書類や諸手当の届の取りまとめ、雇用保険の手続きなど。 |
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６月 |
年度始めの忙しさが一段落してくるので、その間できなかった業務を行います。 |
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７月 |
○ |
職員採用試験に関する業務
合同説明会で函館高専をＰＲしたり、面接試験に関する業務も行います。たくさんの受験者の方との出会いは良い刺激になります。 |
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８月 |
○ |
定期健康診断の実施
年一回、授業のない夏休み期間を利用して実施しています。 |
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９月 |
○ |
手当支給の状況確認
全教職員から書類を集めて確認作業を行います。足りない書類の連絡など、教職員の方とのやり取りが続きます。 |
| 10月 |
○ |
永年勤続表彰の準備、実施
表彰状や記念品の準備、表彰式の日程調整など。 |
| 11月 |
○ |
年末調整の書類取りまとめ |
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12月 |
○ |
安全衛生講演会の実施
教職員の方に意識を高めてもらう目的で、健康などをテーマとした講演会を開催します。 |
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１月〜２月 |
年度末で退職する方・新採用の方へ連絡して必要書類の準備をお願いします。 |
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３月 |
○ |
退職者に関する諸手続
新採用の方を迎える準備もあるため、あっという間に１ヶ月が過ぎていきます。 |
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