国立大学法人等 職員採用試験
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個人情報
個人情報の取扱いに関する基本方針

平成17年1月20日
北海道地区国立大学法人等
職員統一採用試験実施委員会
(平成29年1月12日最終改正)
1. 基本方針
 北海道地区国立大学法人等職員統一採用試験実施委員会(以下「実施委員会」という。以下同じ。)は,個人情報(個人に関する情報であって,特定の個人を識別することが可能なものをいう。)の保護に関する法令及び内部要領等を遵守し,国立大学法人及び独立行政法人国立高等専門学校機構(以下「国立大学法人等」という。)が参加する国立大学法人等職員採用試験(以下「採用試験」という。)に関して,実施委員会が取り扱う個人情報の取得及び利用を適正に行うとともに,個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずることにより,採用試験の受験申込者及び第一次試験の受験者(以下「受験申込者等」という。)の個人情報の保護に努めます。

2. 組織的対応
 基本方針を具体化するために,実施委員会として次のような対応を行います。
(1) 個人情報の保護に関する法令等を遵守します。
(2) 個人情報の取扱いに関する内部要領を策定するとともに,個人情報を取り扱う業務及びシステムを適正に管理します。
(3) 個人情報が適正に取り扱われているか否かを,随時点検・確認し,安全確保の上で問題がある場合には改善します。
(4) 採用試験に参加する各法人及び個人情報のデータ処理を業務委託する企業等に対し,個人情報の安全管理を適正に行うよう求めます。
(5) 本基本方針は,実施委員会のホームページに掲載することなどにより,いつでも閲覧可能な状態とします。

3. 個人情報の取扱いについて
 実施委員会は,個人情報の取り扱いについて,次のような原則に基づき適切な対応に努めます。
(1) 管理体制の整備
 採用試験の実施に際し,北海道地区国立大学法人等職員統一採用試験実施委員会作業部会採用試験事務室(以下「採用試験事務室」という。)に個人情報を取り扱う業務及びシステムを担当する人員を配置し,適正な管理を行わせることにより,受験申込者等の個人情報の保護に努めます。
 また,受験申込者等からの個人情報に関する質問等は,採用試験事務室にて受け付けます。
(2) 個人情報の取得
 個人情報の取得に当たっては,北海道地区の国立大学法人等職員を採用するという目的を達成するために必要とされる範囲内で適正に行います。なお,取得する個人情報は,あらかじめ公表する試験案内の「受験申込書」に記載された事項の他,第一次試験受験者の採点結果及び意向届に記載された事項とします。
(3) 個人情報の利用
 個人情報を利用する場合,個人情報の保護の重要性を強く認識し,当該個人情報の利用目的の範囲内で行います。
(4) 個人情報の提供等
 以下のいずれかに該当する場合を除き,受験申込者等の個人情報を第三者に開示又は提供しません。
1. 受験申込者等の同意を得た場合
2. 採用試験に参加する国立大学法人等が,当該法人の職員を採用することを目的として利用する場合
3. 図書系専門試験実施組織が図書の第一次試験合格者に対して,専門試験を実施する場合
4. 北海道地区以外の6地区(東北地区,関東甲信越地区,東海・北陸地区,近畿地区,中国・四国地区,九州地区)の採用試験実施委員会からの申出に基づき,採用試験実施年度の11月1日以降,当該地区の職員を採用するために図書系及び技術系試験区分の第一次試験合格者名簿を提供する場合
5. 統計的なデータ等,受験申込者等を特定の個人として識別することができない状態に加工して開示する場合
(5) 個人情報の適正な管理
 個人情報の管理には,内部要領等を整備するなどの必要な体制を確立し,安全管理に努めます。
 また,実施委員会が保有する個人情報を提供する国立大学法人等及び個人情報のデータ処理を業務委託する企業等に対し,その内容の適正な管理・保護について適切な指導,監督等に努めます。
(6) 個人の権利利益の保護
 本人(本人からの委任を受けた代理人を含む。)からの請求による場合で,本人であることの確認ができた場合に限り,本人の個人情報の訂正等について,合理的な期間,かつ妥当な範囲内でこれに対応します。
(7) 法令等の遵守
 個人情報の取扱いにおいて,個人情報の保護に適用される法令等を遵守します。
(8) 個人情報の取扱いの継続的な改善
 個人情報の取扱いについて,適宜その改善に努めます。
 (c) copyright 北海道地区国立大学法人等職員統一採用試験実施委員会
 〒060-0808 札幌市北区北8条西5丁目北海道大学総務企画部人事課内(TEL:011-706-2019)
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