2　この規程において「保有個人情報」とは、本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人情報公開法」という。)第2条第2項に規定する法人文書(同項第4号に掲げるものを含む。以下単に「法人文書」という。)に記録されているものに限る。

3　この規程において「特定個人情報」とは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に規定する個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。以下同じ。)をその内容に含む個人情報をいう。

4　この規程において「教育研究組織等」とは、経営企画本部、技術支援本部、情報環境推進本部、アドミッション本部、総合イノベーション創発機構、総合イノベーション創発機構の各研究拠点、高等教育推進機構、安全衛生本部、大学力強化推進本部、産学・地域協働推進機構、総合IR本部、国際連携推進本部、サステイナビリティ推進機構、アイヌ共生推進本部、大学院教育推進機構、ダイバーシティ・インクルージョン推進本部、広報・社会連携本部、質保証推進本部、半導体拠点形成推進本部、統合URA本部、各学部、病院、研究科、各学院、各研究院、教育部、連携研究部、各附置研究所、附属図書館、各研究センター、各学内共同施設、国際連携研究教育局、子どもの園保育園、事務局、監査室及び監事支援室をいう。

2　未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は本人の委任による代理人(以下「代理人」という。)は、本人に代わって前項の規定による開示の請求(以下「開示請求」という。)をすることができる。

2　開示請求を受け付けるに当たっては、開示請求者に第12条第1項に規定する手数料を納付させるものとする。

2　前項の規定による手数料の免除を受けようとする者は、前条第1項第2号の開示請求書の提出を行う際に、併せて別紙様式第3号による開示請求手数料の免除申請書を提出しなければならない。

3　前項の申請書には、第1項の特定個人情報に係る本人が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を、その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。

4　総長は、第12条第1項に規定する手数料を免除することを決定した場合にあっては別紙様式第4号により、同項に規定する手数料を免除しないことを決定した場合にあっては別紙様式第5号により、手数料の免除を受けようとする者に通知しなければならない。

2　総長は、前項の開示に当たって、当該保有個人情報を保有する教育研究組織等の長の意見を徴するとともに、必要に応じて審査委員会に諮問するものとする。

2　開示請求に係る保有個人情報に前条第2号の情報(開示請求者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。)が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等及び個人識別符号の部分を除くことにより、開示しても、開示請求者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。

2　前項の規定にかかわらず、総長は、法第83条第2項の規定により開示決定等を30日以内に限り延長することができる。この場合において、総長は開示請求者に対し、遅滞なく、別紙様式第8号による個人情報開示決定等の期限の延長通知書により通知しなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、総長は、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障を生ずるおそれがある場合には、法第84条の規定により、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分については当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合において、総長は開示請求者に対し、開示請求のあった日から30日以内に、別紙様式第9号による個人情報開示決定等の期限の特例規定適用通知書により通知しなければならない。

2　法第85条第1項の規定により、他の行政機関の長等から本学に移送された事案に係る開示決定等については、第5条から前条までの規定を準用する。

2　総長は、法第86条第2項の規定により、第三者に対し、別紙様式第13号による個人情報開示請求に関する意見の照会書により通知し、開示決定等に先立ち第三者に対し、意見書を提出する機会を与えなければならない。

3　総長は、法第86条第3項の規定により、当該保有個人情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した第三者の意に反して開示を決定することができる。この場合において、総長は当該意見書を提出した第三者に対し、別紙様式第14号による個人情報の開示決定通知書により通知しなければならない。

2　保有個人情報の開示は、原則として情報公開室において実施するものとする。ただし、記録されている文書又は図画の保存に支障がある場合又は開示を受ける者の居所等の関係により情報公開室に来室することができない場合等、情報公開室で開示することができない場合には、当該保有個人情報を保有する教育研究組織等において開示を実施することができる。

3　前項の規定にかかわらず、開示を受ける者が保有個人情報が記録された文書等の写しの送付を求める場合には、当該写しを郵送することができる。この場合において、当該郵送料は、開示を受ける者が負担するものとする。

2　前項第1号ハ及びニに掲げる方法にあっては当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく、かつ、本学がその保有する処理装置及びプログラムにより当該文書又は図画の開示を実施することができる場合に限り、開示を行うものとする。

3　第1項第1号に掲げる方法により開示を行うことができない場合には、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律施行令(平成14年政令第199号)第4条第2項に基づく文書又は図画の開示の実施の方法として本学が定める開示の実施の方法に準じた方法により開示を行うものとする。

2　前項の手数料は、次の各号に掲げるいずれかの方法により納付しなければならない。

2　代理人は、本人に代わって前項の規定による訂正の請求(以下「訂正請求」という。)をすることができる。

3　訂正請求は、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。

2　総長は、前項の訂正に当たって、当該保有個人情報を保有する教育研究組織等の長の意見を徴するとともに、必要に応じて審査委員会に諮問するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、総長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、総長は訂正請求者に対し、遅滞なく、別紙様式第20号による個人情報訂正決定等の期限の延長通知書により通知しなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、総長は、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、相当の期間内に訂正決定等をすれば足りる。この場合において、総長は訂正請求者に対し、訂正請求のあった日から30日以内に、別紙様式第21号による個人情報訂正決定等の期限の特例規定の適用通知書により通知しなければならない。

2　代理人は、本人に代わって前項の規定による利用停止の請求(以下「利用停止請求」という。)をすることができる。

3　利用停止請求は、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。

2　代理人は、本人に代わって前項の規定による利用停止請求をすることができる。

3　利用停止請求は、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならない。

2　総長は、前項の利用停止に当たって、当該保有個人情報を保有する教育研究組織等の長の意見を徴するとともに、必要に応じて審査委員会に諮問するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、総長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、総長は利用停止請求者に対し、遅滞なく、別紙様式第27号による個人情報利用停止決定等の期限の延長通知書により通知しなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、総長は、利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、相当の期間内に利用停止決定等をすれば足りる。この場合において、総長は利用停止請求者に対し、利用停止請求のあった日から30日以内に、別紙様式第28号による個人情報利用停止決定等の期限の特例規定の適用通知書により通知しなければならない。

2　総長は、法第105条第1項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは、法第105条第2項各号に規定する者(以下「審査請求人等」という。)に別紙様式第29号による情報公開・個人情報保護審査会への諮問通知書により通知しなければならない。

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

この規程は、平成17年10月18日から施行する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年7月1日から施行する。

この規程は、平成22年10月1日から施行する。

この規程は、平成22年11月1日から施行する。

この規程は、平成23年3月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成24年7月9日から施行する。

(経過措置)

2　改正後のこの規程の第4条第1項第2号イ、第15条第2号イ及び第22条第2号イの規定を適用する場合においては、中長期在留者(出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律(平成21年法律第79号。以下「改正法」という。)第2条の規定による改正後の出入国管理及び難民認定法第19条の3に規定する中長期在留者をいう。)が所持する改正法第4条の規定による廃止前の外国人登録法(昭和27年法律第125号。以下「旧外国人登録法」という。)第5条第1項に規定する外国人登録証明書(以下「登録証明書」という。)は在留カードとみなし、特別永住者(特例法に定める特別永住者をいう。)が所持する登録証明書は特別永住者証明書とみなす。

3　前項の規定により、登録証明書が在留カードとみなされる期間は、改正法附則第15条第2項各号に定める期間とし、特別永住者証明書とみなされる期間は改正法附則第28条第2項各号に定める期間とする。

4　改正後のこの規程の第4条第1項第3号、第15条第3号及び第22条第3号の規定を適用する場合においては、旧外国人登録法第4条第1項に規定する外国人登録原票の写しは、それが作成された日から起算して30日を経過する日までの間は、同号に掲げる書類とみなす。

この規程は、平成25年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年2月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成28年3月11日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第4条第1項第2号イ、第15条第2号イ及び第22条第2号イの規定を適用する場合においては、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律(平成25年法律第28号。次項において「整備法」という。)第19条の規定による改正前の住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の44第3項の規定により交付された住民基本台帳カード(次項において「住民基本台帳カード」という。)は、個人番号カードとみなす。

3　前項の規定により、住民基本台帳カードが個人番号カードとみなされる期間は、整備法第20条第2項に定める期間とする。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年10月1日から施行する。

この規程は、平成29年5月22日から施行し、平成29年4月1日から適用する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年5月11日から施行し、平成30年4月1日から適用する。

この規程は、平成30年12月20日から施行し、平成30年10月23日から適用する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年10月16日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年8月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年7月1日から施行する。

この規程は、令和4年10月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年10月1日から施行する。

この規程は、令和6年4月1日から施行する。

この規程は、令和6年10月1日から施行する。

この規程は、令和6年12月2日から施行する。

この規程は、令和7年1月1日から施行する。