2　公文書室は、前項の規定により受け入れた特定歴史公文書等について、次の各号に掲げる措置を施した上で、原則として受入れから1年以内に排架するものとする。

3　公文書室は、特定歴史公文書等の利用が円滑に行われるようにするため、前項第3号の事前審査の方針を別に定めるものとする。

2　公文書室は、前項の規定により受け入れた特定歴史公文書等について、寄贈又は寄託をした者の希望に応じ、利用の制限を行う範囲及びその制限が適用される期間を定めた上で、第3条第2項第1号及び第2号並びに第9条第1項に規定する措置を施し、原則として受入れから1年以内に排架するものとする。

2　公文書室は、書庫について、温度、湿度、照度等を適切に管理するとともに、防犯、防災、生物による被害の防止等のための適切な措置を講ずるものとする。

3　公文書室は、特定歴史公文書等のうち電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)については、その種別を勘案し、当該特定歴史公文書等を適切に利用できるようにするために媒体変換その他の必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

4　公文書室は、特定歴史公文書等について、資料番号等を付与するものとする。

2　公文書室は、前項の目録の記載に当たっては、法第16条第1項第1号イからニまで若しくは第2号イ若しくはロに掲げる情報又は同項第3号の制限若しくは同項第4号の条件に係る情報は記載しないものとする。

3　公文書室は、第1項の目録を公文書室に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用等により公表しなければならない。

2　公文書室は、利用請求の円滑化及び効率化を図るため、利用請求書の標準様式等を作成し、閲覧室に備えるとともにインターネットの利用等により公表する。

3　利用請求書の提出の方法は、次の各号のいずれかによる。この場合において、第2号に掲げる方法において必要となる送料は、利用請求をする者が負担するものとする。

4　前項第2号及び第3号に掲げる方法による利用請求については、利用請求書が公文書室に到達した時点で請求がなされたものとみなす。

5　公文書室は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求をした者(以下「利用請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

2　公文書室は、利用請求に係る特定歴史公文書等が前項第1号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が法人文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に法第11条第5項の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3　公文書室は、前項において時の経過を考慮するに当たっては、利用制限は原則として作成又は取得されてから30年を超えないものとする考え方を踏まえるものとする。

2　前項に規定する区分は、次の各号に掲げる特定歴史公文書等の種類に応じ、当該各号に掲げる方法により行う。

2　第10条第3項第2号又は第3号に定める方法により利用請求をする場合には、前項の規定にかかわらず、前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの及びその者の住民票の写しその他のその者が当該複写したものに記載された本人であることを示すものとして公文書室が適当と認める書類(利用請求をする日前30日以内に作成されたものに限る。)を公文書室に提出すれば足りる。

2　公文書室は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等を利用に供しようとする場合であって、当該情報が独立行政法人等情報公開法第5条第1号ロ若しくは第2号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用に供する旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、次の各号に掲げる事項を書面又は電子情報処理組織(公文書室の使用に係る電子計算機と通知等を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。次項及び次条第4項において同じ。)を使用する方法により通知して、法第18条第2項に基づく意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りではない。

3　公文書室は、前各項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用に供することに反対の意思を表示した意見書(以下この条及び第21条において「反対意見書」という。)を提出した場合において、当該特定歴史公文書等を利用に供する旨の決定をするときは、その決定の日と利用に供する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、公文書室は、その決定後直ちに、当該反対意見書を提出した第三者に対し、法第18条第4項の規定により利用に供する旨の決定をした旨及びその理由並びに利用に供する日を書面又は電子情報処理組織を使用する方法により通知しなければならない。

2　利用決定においては、利用請求のあった特定歴史公文書等ごとに、次の各号に掲げる処分のいずれかを決定するものとする。

3　公文書室は、利用決定に関し、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、第1項の規定にかかわらず、同項ただし書に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、公文書室は、利用請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を通知するものとする。

4　公文書室は、利用請求に係る特定歴史公文書等が著しく大量であるため、利用請求があった日から60日以内にその全てについて利用決定をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、第1項及び前項の規定にかかわらず、利用請求に係る特定歴史公文書等のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定をし、残りの部分については相当の期間内に利用決定をすることができる。この場合において、公文書室は、利用請求があった日から30日以内(第10条第5項の規定による補正に要した日数を除く。)に、利用請求者に対し、次の各号に掲げる事項を書面又は電子情報処理組織を使用する方法により通知しなければならない。

2　利用決定通知書には、利用請求者が利用の方法を申し出るための書類(以下「利用の方法申出書」という。)を添付しなければならない。

3　第1項の通知は、閲覧室で行うほか、利用請求者の求めに応じ、次の各号に掲げる方法により行うことができる。この場合、第1号の方法において必要な送料は、利用請求者が負担するものとする。

2　電磁的記録による特定歴史公文書等の利用については、次の各号に掲げる方法により行う。

3　前項の電磁的記録の利用の方法は、情報化の進展状況等を勘案して、利用者が利用しやすいものとする。

4　特定歴史公文書等の利用の方法は、利用請求者が利用請求書又は利用の方法申出書に利用の方法を記載し、公文書室に提出することにより指定するものとする。

5　利用の方法申出書は、利用決定の通知があった日から30日以内での提出を求めるものとする。ただし、利用請求者において、当該期間内に当該申出をすることができないことにつき正当な理由があるときは、この限りではない。

6　利用の方法申出書の提出方法については、第10条第3項の規定を準用する。

2　閲覧室における特定歴史公文書等の利用に関しては、別に定めるところによる。

2　写しの交付は、次の各号に掲げる特定歴史公文書等の媒体について、当該各号に定めるものの中から公文書室が指定した方法のうち、利用請求者の希望するものについて、利用請求者から部数の指定を受けた上で実施するものとする。

3　公文書室は、利用請求者より、写しの交付を行う範囲、方法及び部数の指定を受けた場合は、速やかに別表の料金表により手数料額を算定し、当該料金を利用請求者に通知するものとする。

4　公文書室は、次条に定める手数料の納付を確認した後、速やかに写しの交付を行うものとする。

5　写しの交付は、公文書室において行うほか、利用請求者の求めに応じ、郵送等により行うことができる。この場合において必要な送料は、利用請求者が負担するものとする。

2　前項の手続に必要な費用は、利用請求者が負担するものとする。

3　公文書室は、別表の料金表を閲覧室に常時備え付けるとともに、インターネットの利用等により公表する。

2　公文書室は、前項の諮問をした場合は、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

3　第14条第3項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

4　公文書室は、公文書管理委員会から第1項の諮問に対する答申を受けた場合は、当該答申を踏まえ、遅滞なく裁決を行わなければならない。

2　公文書室は、特定歴史公文書等のデジタル画像等の情報をインターネットの利用により公開すること等の方法により、積極的に一般の利用に供するよう努めなければならない。

2　公文書室は、開室時間中において、口頭、電話、書面その他の方法により、レファレンスに係る利用を希望する者の申込みを受け付けることができる。

2　移管元部局等に属する利用請求者が閲覧室以外で閲覧を希望した場合、公文書室は第18条第1項の規定にかかわらず、利用の申込があった日から30日以内を限度として、その閲覧を認めることができる。

2　公文書室は、前項の規定にかかわらず、特に必要がある場合は、臨時に開室し又は休室することができる。この場合において、公文書室は、原則として開室又は休室の2週間前までにその旨及び理由を公表しなければならない。

3　公文書室の利用時間は、午前9時30分から午後4時30分までとする。ただし、特に必要がある場合には、臨時に変更することができる。この場合において、公文書室は、事前にその旨及び理由を公表しなければならない。

2　公文書室は、前項の規定により特定歴史公文書等の廃棄を行った場合には、廃棄に関する記録を作成し、公表するものとする。

2　公文書室は、必要に応じて前項に規定する研修を行うことができる。

3　公文書室は、第1項に定めるもののほか、本学の職員に対し、歴史公文書等の適切な保存及び移管を確保するために必要な知識及び技能を習得させ並びに向上させるために必要な研修の機会を与えるものとする。

4　公文書室は、必要に応じて前項に規定する研修を行うことができる。

5　公文書室は、第2項及び前項の研修の実施に当たっては、その必要性を把握し、その結果に基づいて研修の計画を立てるものとする。

6　公文書室は、第2項及び第4項の研修を実施したときは、歴史公文書等の適切な保存及び移管の改善に資するため、研修効果の把握に努めるものとする。

2　公文書室は、前項に規定する報告のため、必要に応じて調査を実施するものとする。

2　公文書室は、前項に規定する場合は、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに、その講じた措置及び目録に必要な修正について、内閣総理大臣に報告しなければならない。

3　公文書室は、前項の規定に基づき内閣総理大臣に報告した場合は、これを公表するものとする。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年10月1日から施行する。

この規程は、令和元年7月1日から施行する。

この規程は、令和3年1月1日から施行する。

この規程は、令和3年8月2日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。