役員便り
平成16年４月の国立大学法人への移行後も，限られた職員数で効率的な業務運営を推進し，本学の使命の実現を適切に支えていくため，事務組織の見直しなどに加え，事務業務の改善取組を進めてきたところです。
事務業務の改善には，定型的な業務のマニュアル化やアウトソーシング，経費削減やサービス向上を図って行う調達上の工夫，個々の事務職員の能力向上のための各種研修など様々なカテゴリーのものが含まれます。
これまでの取組
事務業務の改善については，従来から本学は先進的な取組をしてきたところです。例えば，アウトソーシングについてみると，旅行者が旅行申請に必要な情報をシステムに入力し，委託業者が旅費計算及び航空券等の手配を行う「旅費業務委託」や，給与等計算業務及びこれに付随する年末調整，社会保険等の事務代行サービスを行う「給与計算関係業務委託」などを，それぞれ平成17年度，平成18年度と相当早い時期から導入しています。また，経費削減につながる取組としては，個別にリース契約を行っていた事務用パソコンを平成24年度から順次一括調達へと切り替えた結果，５年間で約6,000万円の削減効果が期待されています。また，複写機・複合機については，平成20年度より複写機等を賃借する賃貸借方式から，「コピー」，「プリント」等のサービスを総合的に受ける役務契約である総合複写サービス方式へと逐次移行し，５年間で約９億円の経費を削減できました。なお，総合複写サービスについては，今年度からの新たな５ヶ年間の調達において，より経済性を重視する最低価格落札方式を採用するとともに，機能・サービスの要求を必要十分なものに限定するなど仕様内容を見直し，かつ道内他大学等の参加を得ることで，更なる経費削減が可能となり，本学分だけで年間約１億２千万円の経費削減を予定しています。
さらに，職員の能力向上のための研修については，従来から簿記研修を含む会計事務研修など各業務別の専門研修等を実施してきました。また，グローバル化に対応した英語能力の向上のための研修プログラムとして，これまで初任職員英語研修や海外での実務経験等の機会を提供する国際学術交流研修等を実施していますが，平成24年度から新たに事務職員英語研修として中級，上級，及びより実践的なプログラムをオーダーメイドしたグローバル化対応研修を開始しました。
今後の取組
このような取組によって事務業務の改善に大きな効果があったと考えていますが，事務系職員の業務量は，法人化を契機として新たに加わった業務を含めて，増大しています。また，導入したシステムの使い勝手も改善の余地が多々あります。このため，事務系職員の主体的な改善提案とともに，外部から業務改善提案を受けるなどして，現在，更なる事務業務の改善に取り組んでいます。具体的には，例えば，（1）競争的資金の種類の増加などに起因して給与支給後の予算執行振替業務が高負荷となっている現状を踏まえて，財務会計システムと給与計算システムの連携を可能とするようなシステム等の開発について検討すること，（2）事務局各課や部局においてチェック業務の重複や手法のばらつきが見られる人事・給与関係業務（諸手当関係業務，年末調整関係業務，短期・長期給付等共済関係業務等）に関して，可能なものから各課で行うのではなく，人事課に集約・一元化すること，（3）旅費システムの操作性等に問題があるとの指摘を踏まえて，これを平成26年度から新システムの導入により改善するとともに，利用者・担当者向けマニュアル等を整備すること，等の取組を推進しています。
最後に，事務業務の改善については，各種システムの改善をはじめとする組織的な取組はもとより，事務系職員一人ひとりの能力を高めていくことが不可欠だと思います。このためには，自己研鑽のための取組支援事業等をもっと活用して，各人がそれぞれの専門性や技能を高め，伸ばしていけるように支援していく必要があると考えています。
