2　この規程において「決裁」とは、それぞれの文書について承認を得るべき最終責任者の承認を得ることをいう。

3　この規程において「部局等」とは、技術支援本部、情報環境推進本部、創成研究機構、創成研究機構の各研究拠点、高等教育推進機構、安全衛生本部、大学力強化推進本部、産学・地域協働推進機構、総合IR本部、国際連携機構、サステイナビリティ推進機構、アイヌ共生推進本部、大学院教育推進機構、ダイバーシティ・インクルージョン推進本部、広報・社会連携本部、質保証推進本部、半導体拠点形成推進本部、各学部、病院、研究科、各学院、各研究院、教育部、連携研究部、各附置研究所、附属図書館、各研究センター、各学内共同施設及び国際連携研究教育局並びに事務局、教育研究組織の事務部、監査室及び監事支援室をいう。

4　この規程において「主管部等」とは、文書に係る事務を所掌する事務局に置く部、事務局の部に置く課及び室、事務局の課に置く室、教育研究組織の事務部、監査室並びに監事支援室の事務を処理する者をいう。

2　文書番号は、毎年1月1日をもって更新する。

3　同一案件の文書については、完結するまで同一の番号を用いるものとする。ただし、必要に応じ枝番号を付すことができる。

2　文書は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　職員は、出張、休暇等により不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況について上司に申し出る等事務に支障を来たさないよう処置しておかなければならない。

2　至急文書のうち特に急を要するものは、持ち回りで決裁を受けなければならない。

2　秘密文書は、原則として持ち回りで決裁を受けなければならない。

2　文書担当以外に直接送達された文書は、速やかに文書担当に回付しなければならない。

3　前2項の規定にかかわらず、電磁的記録により直接主管部等に送達される文書及び次に掲げる文書については、直接主管部等において収受することができる。

2　前項第2号又は第3号に掲げる文書で、名あて人が出張、休暇等により不在のため事務処理に支障を来たすおそれのあるときは、特定の者が開封することができる。

3　第1項第1号から第3号までに掲げる文書で、名あて人若しくは主管部等又は前項の規定により開封する者(以下この項及び第5項において「名あて人等」という。)が受付年月日、文書記号及び文書番号を記入する必要があると認めるときは、名あて人等は、当該文書を文書担当に回付するものとする。

4　前項の規定による回付を受けた文書担当においては、当該文書に受付年月日、文書記号及び文書番号を記入するとともに、文書収受発送簿に所要事項を記入するものとする。

5　前項に規定する処理を終えた文書は、名宛て人等に返付するものとする。

2　起案文書は、左横書とする。ただし、縦書とすることが適当なものについては、この限りでない。

3　起案文書には、必要に応じ関係書類を添付し、又は参考事項を付記するものとする。

2　前項の文書の区分を例示すると、次のとおりである。

2　合議を受けた部、課、室等において、合議を受けた文書(以下「合議文書」という。)について異なる意見のあるとき又は修正を要すると認められるときは、起案の部、課、室等(以下「起案部等」という。)と協議しなければならない。

3　前項の規定による協議の結果合議文書を訂正したときは、軽微な訂正である場合を除き、改めて起案するものとする。

2　収受文書を供閲文書として起案するときは、原則として受信者の決裁を受けるものとする。

3　総長の決裁を受けようとする文書については、あらかじめ理事又は部局等の長の承認を得なければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、文書の速やかな処理を図るため必要があるときは、専決者を定めて専決させることができる。

2　前項の規定により代理決裁を受けた文書は、名義者又は専決者の事後承認を得なければならない。

2　前項に規定する処理を終えた文書は、起案部等に返付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、発送する文書のうち、学内でのみ処理されるものについては、公印の押印を省略するものとする。

3　公印の使用については、国立大学法人北海道大学公印規程(昭和42年海大達第4号)の定めるところによる。

この規程は、昭和54年4月1日から施行する。

この規程は、昭和55年8月1日から施行する。

この規程は、昭和56年2月9日から施行し、昭和55年10月1日から適用する。

この規程は、昭和56年9月1日から施行し、昭和56年4月1日から適用する。

この規程は、昭和60年4月1日から施行する。

この規程は、平成元年5月29日から施行する。

この規程は、平成元年6月12日から施行し、平成元年5月29日から適用する。

この規程は、平成2年6月8日から施行する。

この規程は、平成3年4月30日から施行し、平成3年4月12日から適用する。

1　この規程は、平成4年4月23日から施行する。

3　第2条の規定による改正後の北海道大学公印規程別表第2の規定(北海道大学農学部附属演習林名寄林木育種試験場長の印を北海道大学農学部附属演習林林木育種試験場長の印に改める部分及び別表第2を別表第2(第4条関係)に改める部分を除く。)、第3条の規定による改正後の北海道大学所属物品管理事務取扱規程別表第1、別表第2(農学部附属演習林名寄林木育種試験場を農学部附属演習林林木育種試験場に改める部分を除く。)及び別表第4の規定、第4条の規定による改正後の北海道大学文書処理規程別表の規定は、平成4年4月10日から適用する。

1　この規程は、平成5年5月20日から施行し、平成5年4月1日から適用する。

この規程は、平成6年6月30日から施行し、平成6年6月24日から適用する。

この規程は、平成7年6月21日から施行し、平成7年4月1日から適用する。

この規程は、平成8年5月11日から施行する。

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

この規程は、平成12年5月31日から施行し、平成12年4月1日から適用する。

この規程は、平成13年1月22日から施行し、平成13年1月6日から適用する。

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

この規程は、平成15年4月14日から施行し、平成15年4月1日から適用する。

この規程は、平成15年10月1日から施行する。

この規程は、平成16年5月27日から施行し、平成16年4月1日から適用する。

この規程は、平成17年5月25日から施行し、平成17年4月1日から適用する。ただし、改正後の別表中大学文書館に係る部分の規定は、平成17年5月1日から適用する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成22年7月1日から施行する。

この規程は、平成22年10月1日から施行する。

この規程は、平成22年11月1日から施行する。

この規程は、平成23年3月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年2月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年10月1日から施行する。

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

この規程は、平成27年7月1日から施行する。

この規程は、平成27年10月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年10月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年5月22日から施行し、平成29年4月1日から適用する。

この規程は、平成29年7月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年5月11日から施行し、平成30年4月1日から適用する。

この規程は、平成30年8月1日から施行する。

この規程は、平成30年12月20日から施行し、平成30年10月23日から適用する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和元年7月1日から施行する。

この規程は、令和2年10月16日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和3年8月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年7月1日から施行する。

この規程は、令和4年10月1日から施行する。

この規程は、令和5年4月1日から施行する。

この規程は、令和5年10月1日から施行する。