○国立大学法人北海道大学文書処理規程
昭和54年3月31日
海大達第2号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、国立大学法人北海道大学(以下「本学」という。)における文書の適正かつ敏速な処理を図るため必要な事項を定め、もって事務能率の向上に資することを目的とする。
(1) 起案文書
(2) 職名又は組織名をあて名とする収受文書
(3) 職名又は組織名をもって発送する文書
2 この規程において「決裁」とは、それぞれの文書について承認を得るべき最終責任者の承認を得ることをいう。
3 この規程において「部局等」とは、経営企画本部、技術支援本部、情報環境推進本部、アドミッション本部、創成研究機構、創成研究機構の各研究拠点、高等教育推進機構、安全衛生本部、大学力強化推進本部、産学・地域協働推進機構、総合IR本部、国際連携推進本部、サステイナビリティ推進機構、アイヌ共生推進本部、大学院教育推進機構、ダイバーシティ・インクルージョン推進本部、広報・社会連携本部、質保証推進本部、半導体拠点形成推進本部、統合URA本部、各学部、病院、研究科、各学院、各研究院、教育部、連携研究部、各附置研究所、附属図書館、各研究センター、各学内共同施設及び国際連携研究教育局並びに事務局、教育研究組織の事務部、監査室及び監事支援室をいう。
4 この規程において「主管部等」とは、文書に係る事務を所掌する事務局に置く部、事務局の部に置く課、事務局の課に置く室、教育研究組織の事務部、監査室、監事支援室及び経営企画本部に置く企画課の事務を処理する者をいう。
(文書記号及び文書番号)
第3条 文書には、原則として文書記号及び文書番号を付すものとし、文書記号は別表のとおりとする。ただし、軽易な文書及び学内でのみ処理される文書については、文書記号及び文書番号を省略することができる。
2 文書番号は、毎年1月1日をもって更新する。
3 同一案件の文書については、完結するまで同一の番号を用いるものとする。ただし、必要に応じ枝番号を付すことができる。
(文書の取扱い)
第4条 文書は、丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。
2 文書は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書の処理)
第5条 文書は、起案又は供閲により速やかに処理しなければならない。ただし、特に重要と認められる文書は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。
2 職員は、出張、休暇等により不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況について上司に申し出る等事務に支障を来たさないよう処置しておかなければならない。
(至急文書の処理)
第6条 至急に処理する必要のある文書(以下「至急文書」という。)は、第10条第1項に規定する原議書に、その旨を明記等し、他の文書に優先して処理しなければならない。
2 至急文書のうち特に急を要するものは、持ち回りで決裁を受けなければならない。
(秘密文書の処理)
第7条 秘密保全の必要のある文書(以下「秘密文書」という。)の処理は、上司の指示を受けて行うとともに、その秘密が漏れないよう細心の注意を払わなければならない。
2 秘密文書は、原則として持ち回りで決裁を受けなければならない。
第2章 収受及び配付
(文書の収受)
第8条 部局等に、文書を収受し、及び発送する担当(以下「文書担当」という。)を置き、第2条第1項第2号に掲げる文書は、文書担当において収受するものとする。
2 文書担当以外に直接送達された文書は、速やかに文書担当に回付しなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、電磁的記録により直接主管部等に送達される文書及び次に掲げる文書については、直接主管部等において収受することができる。
(1) 職員から提出される諸願及び届出文書
(2) 学生から提出される教務及び厚生に関する願及び届出文書並びに入学志願者から提出される手続文書
(3) 軽易な文書その他部局等の長が認めた文書
(1) 親展等の表示のある文書(次号において「親展文書」という。)、書留郵便物及び電報以外の文書は、直ちに開封し、その内容により分類して、主管部等に配付すること。
(2) 親展文書は、開封しないで名あて人又は主管部等に配付すること。
(3) 書留郵便物は、特殊郵便物受渡簿等に所要事項を記入し、名あて人又は主管部等から受領印を徴して配付すること。
(4) 電報は、直ちに名あて人又は主管部等に配付すること。
4 前項の規定による回付を受けた文書担当においては、当該文書に受付年月日、文書記号及び文書番号を記入するとともに、文書収受発送簿に所要事項を記入するものとする。
5 前項に規定する処理を終えた文書は、名宛て人等に返付するものとする。
第3章 起案、合議、審査、決裁等
(起案文書の作成)
第10条 起案文書は、原則として事案ごとに原議書を用いて作成するものとする。
2 起案文書は、左横書とする。ただし、縦書とすることが適当なものについては、この限りでない。
3 起案文書には、必要に応じ関係書類を添付し、又は参考事項を付記するものとする。
(起案文書の区分)
第11条 起案文書には、当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の末尾に括弧書する等の方法により、その区分を明示するものとする。
2 前項の文書の区分を例示すると、次のとおりである。
通知 通知に関する文書
依頼 依頼に関する文書
照会 照会に関する文書
回答 依頼、照会、協議等に対して回答する文書
進達 文部科学省又は他官庁へ取り次いで送達する文書
報告 法令等に基づいて官庁その他へ報告する文書
上申 人事の上申に関する文書
申請 許可、認可、承認等を求めるための文書
協議 学内外の他の機関等に対して協議する文書
制定 規程、基準、要項等の制定に関する文書
契約 契約に関する文書
証明 証明に関する文書
伺 資料作成、経費支出、予算要求等の伺いに関する文書
供閲 供閲に関する文書
(起案文書の合議)
第12条 起案文書の内容が他の部、課、室等の所掌事務に関係がある場合であって、事前に当該部、課、室等に当該文書の内容について確認が必要なときは、当該部、課、室等の長に合議するものとする。ただし、決裁を受ける前又は決裁を受けた後に起案文書の内容を当該部、課、室等と連絡調整を行うことをもって足りる場合は、当該連絡調整をもって、これに代えることができる。
2 合議を受けた部、課、室等において、合議を受けた文書(以下「合議文書」という。)について異なる意見のあるとき又は修正を要すると認められるときは、起案の部、課、室等(以下「起案部等」という。)と協議しなければならない。
3 前項の規定による協議の結果合議文書を訂正したときは、軽微な訂正である場合を除き、改めて起案するものとする。
(審査)
第13条 文書担当の係長は、文書に誤字、脱字その他文書として不適当なものがあったときは、起案部等に訂正させるものとする。
(決裁及び専決)
第14条 起案文書は、原則として名義者の決裁を受けるものとする。
2 収受文書を供閲文書として起案するときは、原則として受信者の決裁を受けるものとする。
3 総長の決裁を受けようとする文書については、あらかじめ理事又は部局等の長の承認を得なければならない。
4 第1項の規定にかかわらず、文書の速やかな処理を図るため必要があるときは、専決者を定めて専決させることができる。
(代理決裁)
第15条 起案文書の名義者又は専決者が出張、休暇等により不在の場合、至急文書については特に重要なものを除き、直近下位の職にあるものが代理決裁をすることができる。
2 前項の規定により代理決裁を受けた文書は、名義者又は専決者の事後承認を得なければならない。
(依命通知)
第16条 特別の命によって通知する文書は、命じた者の決裁を受けなければならない。
第4章 発送、回付等
(発送文書の日付)
第17条 発送文書の日付けは、決裁の月日とする。ただし、特別の事由があると文書担当の係長が認めたときは、発送文書の日付けを決裁の日と異にすることができる。
(文書担当への回付)
第18条 決裁を受けた起案文書(以下「決裁文書」という。)で、文書記号及び文書番号を記入する必要のあるものは、起案部等において当該文書に決裁年月日を記入の上、文書担当に回付するものとする。
(文書収受発送簿への記入)
第19条 決裁文書の回付を受けた文書担当においては、当該文書に文書記号及び文書番号を記入するとともに、文書収受発送簿に所要事項を記入するものとする。
2 前項に規定する処理を終えた文書は、起案部等に返付するものとする。
(浄書、照合及び発送準備)
第20条 発送する文書の浄書、照合及び発送準備は、原則として起案部等が行うものとする。
(公印の押印等)
第21条 発送する文書には、公印を押印するものとする。ただし、定型的又は簡易な文書については、公印の押印を省略することができる。
2 前項の規定にかかわらず、発送する文書のうち、学内でのみ処理されるものについては、公印の押印を省略するものとする。
3 公印の使用については、国立大学法人北海道大学公印規程(昭和42年海大達第4号)の定めるところによる。
(発送)
第22条 文書の発送は、使送又は電磁的記録で処理するものを除き、文書担当が行うものとする。
(完結)
第23条 文書は、当該文書の案件の処理が終ったときをもって完結する。
第5章 雑則
(雑則)
第24条 この規程に定めるもののほか、部局等における文書の処理に関し必要な事項は、部局等の長が定めるものとする。
附則
この規程は、昭和54年4月1日から施行する。
附則(昭和55年7月22日海大達第24号)
この規程は、昭和55年8月1日から施行する。
附則(昭和56年2月9日海大達第3号)
この規程は、昭和56年2月9日から施行し、昭和55年10月1日から適用する。
附則(昭和56年9月1日海大達第38号)抄
この規程は、昭和56年9月1日から施行し、昭和56年4月1日から適用する。
附則(昭和60年4月1日海大達第17号)
この規程は、昭和60年4月1日から施行する。
附則(平成元年5月29日海大達第28号)
この規程は、平成元年5月29日から施行する。
附則(平成元年6月12日海大達第39号)
この規程は、平成元年6月12日から施行し、平成元年5月29日から適用する。
附則(平成2年6月8日海大達第26号)
この規程は、平成2年6月8日から施行する。
附則(平成3年4月30日海大達第23号)
この規程は、平成3年4月30日から施行し、平成3年4月12日から適用する。
附則(平成4年4月23日海大達第26号)抄
1 この規程は、平成4年4月23日から施行する。
3 第2条の規定による改正後の北海道大学公印規程別表第2の規定(北海道大学農学部附属演習林名寄林木育種試験場長の印を北海道大学農学部附属演習林林木育種試験場長の印に改める部分及び別表第2を別表第2(第4条関係)に改める部分を除く。)、第3条の規定による改正後の北海道大学所属物品管理事務取扱規程別表第1、別表第2(農学部附属演習林名寄林木育種試験場を農学部附属演習林林木育種試験場に改める部分を除く。)及び別表第4の規定、第4条の規定による改正後の北海道大学文書処理規程別表の規定は、平成4年4月10日から適用する。
附則(平成5年5月20日海大達第25号)抄
1 この規程は、平成5年5月20日から施行し、平成5年4月1日から適用する。
附則(平成6年6月30日海大達第36号)
この規程は、平成6年6月30日から施行し、平成6年6月24日から適用する。
附則(平成7年6月21日海大達第63号)
この規程は、平成7年6月21日から施行し、平成7年4月1日から適用する。
附則(平成8年5月11日海大達第31号)
この規程は、平成8年5月11日から施行する。
附則(平成11年4月1日海大達第35号)
この規程は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成12年5月31日海大達第112号)
この規程は、平成12年5月31日から施行し、平成12年4月1日から適用する。
附則(平成13年1月22日海大達第3号)
この規程は、平成13年1月22日から施行し、平成13年1月6日から適用する。
附則(平成13年4月1日海大達第55号)
この規程は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成15年4月14日海大達第40号)
この規程は、平成15年4月14日から施行し、平成15年4月1日から適用する。
附則(平成15年9月29日海大達第110号)
この規程は、平成15年10月1日から施行する。
附則(平成16年5月27日海大達第232号)
この規程は、平成16年5月27日から施行し、平成16年4月1日から適用する。
附則(平成17年5月25日海大達第180号)
この規程は、平成17年5月25日から施行し、平成17年4月1日から適用する。ただし、改正後の別表中大学文書館に係る部分の規定は、平成17年5月1日から適用する。
附則(平成18年4月1日海大達第59号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日海大達第89号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年10月1日海大達第242号)
この規程は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年4月1日海大達第54号)
この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年4月1日海大達第79号)
この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年4月1日海大達第79号)
この規程は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成22年7月1日海大達第213号)
この規程は、平成22年7月1日から施行する。
附則(平成22年10月1日海大達第262号)
この規程は、平成22年10月1日から施行する。
附則(平成22年11月1日海大達第295号)
この規程は、平成22年11月1日から施行する。
附則(平成23年3月1日海大達第24号)
この規程は、平成23年3月1日から施行する。
附則(平成23年4月1日海大達第83号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成26年2月1日海大達第23号)
この規程は、平成26年2月1日から施行する。
附則(平成26年4月1日海大達第97号)
この規程は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成26年10月1日海大達第181号)
この規程は、平成26年10月1日から施行する。
附則(平成27年4月1日海大達第89号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年7月1日海大達第212号)
この規程は、平成27年7月1日から施行する。
附則(平成27年10月1日海大達第245号)
この規程は、平成27年10月1日から施行する。
附則(平成28年4月1日海大達第33号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年10月1日海大達第174号)
この規程は、平成28年10月1日から施行する。
附則(平成29年4月1日海大達第85号)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成29年5月22日海大達第171号)
この規程は、平成29年5月22日から施行し、平成29年4月1日から適用する。
附則(平成29年7月1日海大達第193号)
この規程は、平成29年7月1日から施行する。
附則(平成30年4月1日海大達第28号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年5月11日海大達第89号)
この規程は、平成30年5月11日から施行し、平成30年4月1日から適用する。
附則(平成30年8月1日海大達第123号)
この規程は、平成30年8月1日から施行する。
附則(平成30年12月20日海大達第159号)抄
この規程は、平成30年12月20日から施行し、平成30年10月23日から適用する。
附則(平成31年4月1日海大達第71号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和元年7月1日海大達第155号)
この規程は、令和元年7月1日から施行する。
附則(令和2年10月16日海大達第143号)
この規程は、令和2年10月16日から施行する。
附則(令和3年4月1日海大達第24号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年8月1日海大達第113号)
この規程は、令和3年8月1日から施行する。
附則(令和4年4月1日海大達第69号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年7月1日海大達第122号)
この規程は、令和4年7月1日から施行する。
附則(令和4年10月1日海大達第140号)
この規程は、令和4年10月1日から施行する。
附則(令和5年4月1日海大達第22号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年10月1日海大達第150号)
この規程は、令和5年10月1日から施行する。
附則(令和6年4月1日海大達第33号)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年10月1日海大達第136号)
この規程は、令和6年10月1日から施行する。
別表(第3条関係)
文書記号
部局等 | 文書記号 |
事務局 | 海大 |
経営企画本部 | 海大経企 |
技術支援本部 | 海大技 |
情報環境推進本部 | 海大情環推 |
創成研究機構 | 海大創 |
創成研究機構化学反応創成研究拠点 | 海大化拠 |
創成研究機構データ駆動型融合研究創発拠点 | 海大デ拠 |
創成研究機構ワクチン研究開発拠点 | 海大ワ拠 |
高等教育推進機構 | 海大高推 |
安全衛生本部 | 海大安 |
大学力強化推進本部 | 海大強推 |
産学・地域協働推進機構 | 海大産機 |
総合IR本部 | 海大総ア |
国際連携推進本部 | 海大際 |
サステイナビリティ推進機構 | 海大サ |
アイヌ共生推進本部 | 海大ア共 |
大学院教育推進機構 | 海大院推 |
ダイバーシティ・インクルージョン推進本部 | 海大ダ |
広報・社会連携本部 | 海大広社 |
質保証推進本部 | 海大質 |
半導体拠点形成推進本部 | 海大半推 |
統合URA本部 | 海大統 |
文学部 文学院 文学研究院 文学事務部 | 海大文 |
法学部 法学研究科 法学研究科・法学部事務部 | 海大法 |
情報科学院 情報科学研究院 | 海大情 |
水産学部 水産科学院 水産科学研究院 函館キャンパス事務部 | 海大水 |
環境科学院 地球環境科学研究院 環境科学事務部 | 海大地 |
理学部 理学院 理学研究院 理学・生命科学事務部 | 海大理 |
薬学部 薬学研究院 薬学事務部 | 海大薬 |
農学部 農学院 農学研究院 農学・食資源学事務部 | 海大農 |
生命科学院 先端生命科学研究院 | 海大生命 |
教育学部 教育学院 教育学研究院 教育学事務部 | 海大教 |
国際広報メディア・観光学院 メディア・コミュニケーション研究院 メディア・観光学事務部 | 海大国広メ |
保健科学院 保健科学研究院 | 海大保健 |
工学部 工学院 工学研究院 工学系事務部 | 海大工 |
総合化学院 | 海大総化 |
経済学部 経済学院 経済学研究院 経済学事務部 | 海大経済 |
医学部 医学院 医学研究院 医学系事務部 | 海大医 |
歯学部 歯学院 歯学研究院 歯学事務部 | 海大歯 |
獣医学部 獣医学院 獣医学研究院 獣医学系事務部 | 海大獣 |
医理工学院 | 海大医理工 |
国際感染症学院 | 海大感 |
国際食資源学院 | 海大食資源 |
公共政策学教育部 公共政策学連携研究部 | 海大公共 |
病院 病院事務部 | 海大病 |
低温科学研究所 低温科学研究所事務部 | 海大低 |
電子科学研究所 | 海大電 |
遺伝子病制御研究所 | 海大遺制研 |
触媒科学研究所 | 海大触 |
人獣共通感染症国際共同研究所 | 海大人獣研 |
附属図書館 附属図書館事務部 | 海大図 |
スラブ・ユーラシア研究センター | 海大ス研 |
情報基盤センター | 海大情基 |
アイソトープ総合センター | 海大ア総 |
量子集積エレクトロニクス研究センター | 海大量研 |
北方生物圏フィールド科学センター 北方生物圏フィールド科学センター事務部 | 海大北科 |
観光学高等研究センター | 海大観光 |
アイヌ・先住民研究センター | 海大民研 |
社会科学実験研究センター | 海大社研 |
環境健康科学研究教育センター | 海大環健 |
北極域研究センター | 海大北極 |
広域複合災害研究センター | 海大広災セ |
One Healthリサーチセンター | 海大ワンセ |
脳科学研究教育センター | 海大脳研 |
外国語教育センター | 海大外国セ |
数理・データサイエンス教育研究センター | 海大数デセ |
人間知・脳・AI研究教育センター | 海大人間知 |
総合博物館 | 海大総博 |
大学文書館 | 海大文館 |
大学文書館公文書室 | 海大文館公 |
学生相談総合センター | 海大学相 |
保健センター | 海大保 |
埋蔵文化財調査センター | 海大埋 |
国際連携研究教育局 | 海大国連 |
北キャンパス合同事務部 | 海大北合 |
監査室 | 海大監 |
監事支援室 | 海大監支 |
備考 部局等において、文書の種類等により、表に掲げる文書記号以外の文書記号を使用する必要がある場合は、表に掲げる文書記号の後に、文書の種類等を表示する文字等を付すことができる。