(趣旨)

第1条　この細則は、国立大学法人北海道大学内部監査規程(平成16年海大達第266号。以下「内部監査規程」という。)第20条の規定に基づき、国立大学法人北海道大学(以下「本学」という。)における内部監査(以下「監査」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この細則で使用する用語は、内部監査規程で使用する用語の例による。

(年度監査計画の策定及び承認)

第3条　監査室長は、年度の開始に当たり、当該年度に係る別記様式第1号による年度監査計画書により年度監査計画を策定し、総長の承認を得るものとする。

(年度監査計画の見直し)

第4条　監査室長は、当該年度の監査の進捗状況を確認の上、適宜、年度監査計画の見直しを行うものとし、当該計画に重大な変更又は大幅な修正の必要があるときは、速やかに総長の承認を得るものとする。

(監査担当者)

第5条　監査担当者は、内部監査規程第4条第3項の規定により監査室長が指名する監査室に所属する職員及び同条第4項の規定により総長が指名する監査室に所属する職員以外の職員とする。

(監査担当者の割当て)

第6条　監査室長は、内部監査規程第4条第3項及び第4項の規定に基づき指名された監査担当者を監査の対象ごとに割り当てるものとする。

(監査日程の確定)

第7条　監査責任者は、年度監査計画に基づき、被監査部局等の実情を勘案の上、監査の日程を確定するものとする。

(事前調査)

第8条　監査担当者は、監査を行うに当たり被監査部局等に関する情報、資料等を収集し、分析、検討及び整理を行うものとする。

(監査項目の抽出)

第9条　監査責任者は、必要に応じて事前調査で得た情報、資料等に基づき、被監査部局等の業務のうちから監査基本方針に適した事項を監査項目として抽出するものとする。

(監査実施計画の策定及び承認)

第10条　監査責任者は、事前調査の結果を踏まえて別記様式第2号による監査実施計画書により監査実施計画を策定し、監査室長の承認を得るものとする。

(監査の実施通知)

第11条　監査室長は、決定した監査の日程に基づき、別記様式第3号による監査実施通知書により、原則として監査を行う日の1週間前までに被監査部局等の長に通知するものとする。

(監査の方法)

第12条　監査は、あらかじめ策定された監査実施計画に基づいて行うものとする。

(監査の実施に係る留意事項)

第13条　監査担当者は、監査を行うに当たり、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(例外事項発生時の措置)

第14条　監査責任者は、次の各号のいずれかに該当する事態が生じたときは、直ちにその旨を監査室長に連絡し、その指示に従わなければならない。

(監査調書の作成)

第15条　監査担当者は、監査及び当該監査によって得られた結果を的確に記録するため、次に掲げる事項を記載した監査調書を作成するものとする。

(監査調書の作成要領)

第16条　監査担当者は、次に掲げる事項に留意の上、監査項目ごとに区分して監査調書を作成するものとする。

(意見交換会の開催)

第17条　監査責任者は、往査最終日の監査終了後、被監査部局等に対し、監査の結果に基づく説明及び問題点の確認のための意見交換会を開催するものとする。

(意見交換会議事録の作成)

第18条　監査担当者は、意見交換会の経過及び結果を明らかにするため、議事録を作成するものとする。

(関係する部局等との意見調整、問題点等の確認)

第19条　監査責任者は、監査の結果指摘された問題点等について、必要に応じて関係する部局等との意見の調整、問題点等の確認を行うものとする。この場合において、すでに是正改善措置についての腹案があるときは、その実現の可能性についても意見の調整を行うものとする。

(監査報告書原案の作成及び確認)

第20条　監査責任者は、往査の終了後速やかに次に掲げる事項を記載した監査報告書原案を作成するものとする。

(監査結果検討会議の開催)

第21条　監査室長は、監査報告書原案の内容を確認次第、監査結果検討会議を開催するものとする。

(監査報告書の作成)

第22条　監査責任者は、監査結果検討会議の結果に基づき、別記様式第4号による監査報告書を作成し、監査室長に提出するものとする。

(監査報告書の作成要領)

第23条　監査責任者は、監査報告書の作成に当たり、次に掲げる事項について十分配慮するものとする。

(監査の報告)

第24条　監査室長は、監査の結果について、原則として監査報告書により、総長に報告するものとする。

(監査報告書の回付及び周知)

第25条　監査室長は、前条第1項の規定による報告の後、必要に応じ、理事又は監事に監査報告書を回付するものとする。

(監査結果説明会の開催)

第26条　監査室長は、前条第1項に規定する報告の後、必要に応じて監査結果説明会を開催することができる。

(監査結果通知書の作成及び通知)

第27条　監査室長は、総長に監査の結果を報告した後、必要に応じて別記様式第5号による監査結果通知書を監査責任者に作成させるものとする。

(措置回答書)

第28条　監査室長は、前条第3項の規定により被監査部局等の長から回答があったときは、措置回答書の内容により、監査結果に係る措置状況を把握するものとし、その状況に応じて、フォローアップの実施時期及び実施方法を検討するものとする。

(是正改善措置に関する回答状況の報告書)

第29条　監査室長は、措置回答書を取りまとめ、別記様式第7号による措置状況報告書により、総長に報告するものとする。

(フォローアップの実施時期及び実施方法の決定)

第30条　監査室長は、監査結果に基づく指摘、助言、改善提案等の事項を問題点の重要度及び緊急度に応じて整理し、フォローアップの実施時期及び実施方法を決定するものとする。

(フォローアップ監査の実施)

第31条　監査室長は、前条第5項の規定による検討の結果、重要な問題等については更にその進捗状況の確認のため、監査責任者にフォローアップ監査を行わせるものとする。

(フォローアップ監査報告書の作成等)

第32条　監査責任者は、フォローアップ監査の実施後速やかに別記様式第8号によるフォローアップ監査報告書を作成し、監査室長に提出するものとする。

(監査総括(中間)報告書の作成及び報告)

第33条　監査室長は、次の各号のいずれかに該当するときには、別記様式第9号による監査総括(中間)報告書を作成し、当該監査総括(中間)報告書により総長に報告するものとする。

(監査総括(中間)報告書の回付)

第34条　監査室長は、前条の規定による報告の後、必要に応じ、理事又は監事に監査総括(中間)報告書を回付するものとする。

(年度監査報告書の作成及び報告)

第35条　監査室長は、当該年度終了後速やかに別記様式第10号による年度監査報告書を作成し、当該年度監査報告書により総長に報告するものとする。

(年度監査報告書の回付)

第36条　監査室長は、前条第1項の規定による報告の後、必要に応じ、理事又は監事に年度監査報告書を回付するものとする。

(監査関係書類のファイリング)

第37条　監査責任者は、当該監査終了後速やかに関係書類を整理し、監査関係書類ファイルを作成するものとする。

(監査関係書類の分類)

第38条　監査関係書類は、次に掲げる分類に従って整理するものとする。

(監査関係書類の保管方法)

第39条　監査関係書類は、年度別、テーマ別、被監査部局等の別に整理するものとする。

(監査関係書類の保存期間)

第40条　監査関係書類の保存期間は、10年とする。

(監査関係書類の処分)

第41条　保存期間を経過した監査関係書類については、確実に処分するものとする。