○国立大学法人北海道大学事務局等における文書専決及び文書処理に関する内規
平成21年4月1日
制定
第1章 総則
(目的)
第1条 この内規は、国立大学法人北海道大学文書処理規程(昭和54年海大達第2号。以下「規程」という。)第14条第4項の規定に基づき、国立大学法人北海道大学(以下「本学」という。)の事務局において作成する文書の名義者及び専決者を定め、並びに規程第24条の規定に基づき、事務局、監査室、監事支援室及び経営企画本部(以下「事務局等」という。)における文書処理に関し必要な事項を定め、もって文書の適正かつ円滑な処理を行うことを目的とする。
(用語の定義)
第2条 この内規において使用する用語の定義は、特段の定めがある場合を除くほか、規程において使用する用語の例による。
第2章 名義者及び専決者
(総長を名義者とする文書)
第4条 事務局の各課において作成する文書のうち、本学の意思決定に関わる重要なもの及び法令その他の定めるところにより総長が行う行為に関するものについては、総長を名義者とする。
(1) 本学の意思決定に関わる重要な文書のうち、理事、副学長又は事務局長が所掌する業務に関するもの 理事、副学長又は事務局長
(2) 法令その他の定めるところにより総長が行う行為に関する文書のうち、定型的なもの 部長
(3) 法令その他の定めるところにより総長が行う行為に関する文書のうち、定型的かつ軽易なもの 課長(室長を含む。以下同じ。)
(4) 法令その他の定めるところにより総長が行う行為に関する文書のうち、極めて軽易なもの 係長
(1) 定型的なもの 部長
(2) 定型的かつ軽易なもの 課長
(3) 極めて軽易なもの 係長
(部長を名義者とする文書)
第6条 事務局の各課において作成する文書のうち、本学の規程等の定めるところにより部長が行う行為に関するもの及び部長が所掌する業務に関するものについては、部長を名義者とする。
(1) 定型的なもの 課長
(2) 定型的かつ軽易なもの 係長
2 前項本文に規定する文書のうち、定型的かつ軽易な文書については、係長を専決者とすることができる。
(部局等の長を名義者とする文書)
第8条 事務局の各課が事務を所掌する部局等(技術支援本部、情報環境推進本部、アドミッション本部、総合イノベーション創発機構、総合イノベーション創発機構の各研究拠点、高等教育推進機構、安全衛生本部、大学力強化推進本部、産学・地域協働推進機構、国際連携推進本部、サステイナビリティ推進機構、アイヌ共生推進本部、大学院教育推進機構、ダイバーシティ・インクルージョン推進本部、広報・社会連携本部及び統合URA本部並びに情報基盤センター、数理・データサイエンス教育研究センター、大学文書館、学生相談総合センター、保健センター、埋蔵文化財調査センター及び国際連携研究教育局をいう。)の業務に関する文書は、当該部局等の長を名義者とする。
(1) 定型的なもの 部長
(2) 定型的かつ軽易なもの 課長
(3) 極めて軽易なもの 係長
第3章 文書処理
(文書担当)
第10条 事務局等の文書担当は、総務企画部総務課の文書情報管理担当とする。
2 前項の規定にかかわらず、軽易な起案文書については、事務局の各課、監査室、監事支援室又は経営企画本部企画課の長が定める様式を用いることができる。
(学内文書の収受)
第14条 規程第8条第3項に規定する文書のほか、次に掲げる文書については、直接主管部等の担当において収受することができる。
(1) 照会、通知、依頼等に対する回答等の文書
(2) 案内状その他の軽易な文書
(1) 親展等の表示のある文書(第3号において「親展文書」という。)、書留郵便物及び電報以外の文書は、その内容により部又は課別に分類し、それぞれ主管の部、課、監査室、監事支援室又は経営企画本部企画課の文書取扱担当に配付すること。
(2) 書留郵便物は、特殊郵便物受渡簿に所要事項を記入し、それぞれの主管の部、課、監査室、監事支援室又は経営企画本部企画課の文書取扱担当から受領印を徴して配付すること。
(3) 親展文書及び電報は、それぞれ主管の部、課、監査室、監事支援室又は経営企画本部企画課の文書取扱担当に配付すること。
(1) 学内相互間の文書(第14条に掲げる文書を除く。)の収受
(3) 規程第19条に規定する文書担当の処理すべき事項(文書記号「海大」を付す文書に係るものを除く。)
2 文書取扱担当のうち、総務企画部情報企画課総務企画担当、学務部学務企画課総務担当、学務部キャリア支援課キャリア支援担当、研究推進部研究支援課総務担当、社会共創部社会連携課社会連携担当及び社会共創部産学連携課産学連携担当にあっては、当該文書取扱担当が所掌する部(社会共創部にあっては広報課を除く。)、課に係る規程第2条第1項第2号に掲げる文書の収受及び規程第2条第1項第3号に掲げる文書の発送並びに規程第9条第1項に規定する処理を行うものとする。ただし、文書記号「海大」を付す文書については、文書取扱担当からの報告に基づき、文書担当において文書記号及び文書番号を記入し、文書収受発送簿に所要事項を記入するものとする。
第4章 雑則
(雑則)
第17条 この内規に定めるもののほか、事務局における文書の専決者及び事務局等における文書処理に関し必要な事項は、事務局長が別に定める。
附則
1 この内規は、平成21年4月1日から施行する。
2 北海道大学事務局文書処理内規(昭和54年3月31日制定)は廃止する。
附則(平成22年3月25日)
この規程は、平成22年3月25日から施行する。
附則(平成22年4月23日)
この規程は、平成22年4月23日から施行し、平成22年4月1日から適用する。
附則(平成22年7月1日)
この内規は、平成22年7月1日から施行する。
附則(平成22年10月25日)
この内規は、平成22年10月25日から施行し、平成22年10月1日から適用する。
附則(平成22年11月1日)
この内規は、平成22年11月1日から施行する。
附則(平成23年3月1日)
この内規は、平成23年3月1日から施行する。
附則(平成23年4月1日)
この内規は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年4月1日)
この内規は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年2月1日)
この内規は、平成26年2月1日から施行する。
附則(平成26年4月1日)
この内規は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年4月14日)
この内規は、平成27年4月14日から施行し、平成27年4月1日から適用する。
附則(平成27年7月1日)
この内規は、平成27年7月1日から施行する。
附則(平成28年4月18日)
この内規は、平成28年4月18日から施行し、平成28年4月1日から適用する。
附則(平成28年11月8日)
この内規は、平成28年11月8日から施行し、平成28年10月1日から適用する。
附則(平成29年5月25日)
この内規は、平成29年5月25日から施行し、平成29年4月1日から適用する。
附則(平成30年5月11日)
この内規は、平成30年5月11日から施行し、平成30年4月1日から適用する。
附則(平成30年11月14日)
この内規は、平成30年11月14日から施行し、平成30年10月23日から適用する。
附則(令和2年10月16日)
この内規は、令和2年10月16日から施行する。
附則(令和3年4月1日)
この内規は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年4月1日)
この内規は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和4年7月1日)
この内規は、令和4年7月1日から施行する。
附則(令和4年10月1日)
この内規は、令和4年10月1日から施行する。
附則(令和5年4月1日)
この内規は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年10月1日)
この内規は、令和5年10月1日から施行する。
附則(令和6年4月1日)
この内規は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年10月1日)
この内規は、令和6年10月1日から施行する。
附則(令和7年1月1日)
この内規は、令和7年1月1日から施行する。
別表第1(第11条関係)
区分 | 担当 |
総務企画部人事課 | 総務企画部人事課人事総括担当 |
総務企画部情報企画課 | 総務企画部情報企画課総務企画担当 |
財務部 | 財務部主計課総務担当 |
学務部(キャリア支援課を除く。) | 学務部学務企画課総務担当 |
学務部キャリア支援課 | 学務部キャリア支援課キャリア支援担当 |
研究推進部研究振興企画課 | 研究推進部研究振興企画課総務担当 |
研究推進部研究支援課 | 研究推進部研究支援課総務担当 |
施設部 | 施設部施設企画課総務担当 |
国際部 | 国際部国際企画課総務担当 |
社会共創部社会連携課 | 社会共創部社会連携課社会連携担当 |
社会共創部産学連携課 | 社会共創部産学連携課産学連携担当 |
監査室 | 監査室監査担当 |
監事支援室 | 監事支援室監事支援担当 |
経営企画本部企画課 | 経営企画本部企画課企画担当 |
別表第2(第12条関係)
区分 | 文書記号 | 担当 |
総務企画部の所掌事務に係る文書(「海大」及び「海大秘」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大総 | 総務企画部総務課文書情報管理担当 |
規則及び規程の達示文書 | 海大達 | |
総務企画部人事課の所掌事務に係る文書(「海大」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大秘 | 総務企画部人事課人事総括担当 |
財務部の所掌事務に係る文書(「海大」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大財 | 財務部主計課総務担当 |
学務部の所掌事務に係る文書(「海大」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大学 | 学務部学務企画課総務担当 |
学生の懲戒及び除籍に係る指令文書 | 海大指 | |
研究推進部の所掌事務に係る文書(「海大」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大研 | 研究推進部研究振興企画課総務担当 |
施設部の所掌事務に係る文書(「海大」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大施 | 施設部施設企画課総務担当 |
国際部の所掌事務に係る文書(「海大」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大国 | 国際部国際企画課総務担当 |
社会共創部の所掌事務に係る文書(「海大」の文書記号を付す文書を除く。) | 海大社 | 社会共創部社会連携課社会連携担当 |
備考 表に定める文書記号のほか、告示にあっては北海道大学告示を文書記号とする。