(目的)

第1条　この内規は、国立大学法人北海道大学文書処理規程(昭和54年海大達第2号。以下「規程」という。)第14条第4項の規定に基づき、国立大学法人北海道大学(以下「本学」という。)の事務局において作成する文書の名義者及び専決者を定め、並びに規程第24条の規定に基づき、事務局、監査室及び監事支援室(以下「事務局等」という。)における文書処理に関し必要な事項を定め、もって文書の適正かつ円滑な処理を行うことを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この内規において使用する用語の定義は、特段の定めがある場合を除くほか、規程において使用する用語の例による。

(専決者)

第3条　事務局の各課(部又は課に置く室を含む。以下同じ。)の長は、次条から第8条までの規定に基づき文書の専決者を定め、必要に応じ見直しを行うことにより、文書の効率的な処理に努めるものとする。

(総長を名義者とする文書)

第4条　事務局の各課において作成する文書のうち、本学の意思決定に関わる重要なもの及び法令その他の定めるところにより総長が行う行為に関するものについては、総長を名義者とする。

(理事等を名義者とする文書)

第5条　事務局の各課において作成する文書のうち、本学の規程等の定めるところにより理事、副学長又は事務局長が行う行為に関するもの及び理事、副学長又は事務局長が所掌する業務に関するもの(前条第2項第1号に掲げる文書を除く。)については、理事、副学長又は事務局長を名義者とする。

(部長を名義者とする文書)

第6条　事務局の各課において作成する文書のうち、本学の規程等の定めるところにより部長が行う行為に関するもの及び部長が所掌する業務に関するものについては、部長を名義者とする。

(課長又は係長を名義者とする文書)

第7条　事務局の各課において作成する文書のうち、前3条及び次条に掲げる文書以外の文書については、課長を名義者とする。ただし、極めて軽易な文書については、係長を名義者とすることができる。

(部局等の長を名義者とする文書)

第8条　事務局の各課が事務を所掌する部局等(技術支援本部、情報環境推進本部、アドミッションセンター、創成研究機構、創成研究機構の各研究拠点、高等教育推進機構、安全衛生本部、大学力強化推進本部、産学・地域協働推進機構、総合IR本部、国際連携機構、サステイナビリティ推進機構、アイヌ共生推進本部、大学院教育推進機構、ダイバーシティ・インクルージョン推進本部、広報・社会連携本部、質保証推進本部及び半導体拠点形成推進本部並びに情報基盤センター、数理・データサイエンス教育研究センター、大学文書館、学生相談総合センター、保健センター、埋蔵文化財調査センター及び国際連携研究教育局をいう。)の業務に関する文書は、当該部局等の長を名義者とする。

(文書担当への報告)

第9条　事務局の各課の長は、第3条の規定により専決者を定め、又は見直しを行ったときは、第10条に規定する文書担当に報告するものとする。

(文書担当)

第10条　事務局等の文書担当は、総務企画部総務課の文書情報管理担当とする。

(文書取扱担当)

第11条　事務局等に、事務局等の文書担当の事務の一部を分担させる担当(以下「文書取扱担当」という。)を置き、別表第1の左欄に掲げる区分に応じ、同表の右欄に掲げる担当をもって充てる。

(文書記号)

第12条　規程第3条に定めるもののほか、事務局において処理する文書には、別表第2の左欄に掲げる区分に応じ、同表の中欄に掲げる文書記号を付すものとし、当該文書記号を付すことができるのは、同表の右欄に掲げる文書担当又は文書取扱担当とする。

(原議書)

第13条　規程第10条の規定により、事務局等において用いる原議書の様式は、別記様式のとおりとする。

(学内文書の収受)

第14条　規程第8条第3項に規定する文書のほか、次に掲げる文書については、直接主管部等の担当において収受することができる。

(文書担当における処理)

第15条　第10条に規定する文書担当は、事務局の各課、監査室及び監事支援室の所掌事務に係る収受文書(第16条第2項の規定により文書取扱担当が収受する文書を除く。)については、規程第9条第1項の規定にかかわらず、次に掲げるところにより処理するものとする。

(文書取扱担当における処理)

第16条　文書取扱担当においては、当該部又は課の所掌事務に係る文書について、次に掲げる事項を処理するものとする。ただし、第3号に掲げる事項については、部局等の事務を所掌する事務局の各課の各担当、監査室監査担当及び監事支援室監事支援担当並びに別表第2の右欄に掲げる文書取扱担当が処理する。

(雑則)

第17条　この内規に定めるもののほか、事務局における文書の専決者及び事務局等における文書処理に関し必要な事項は、事務局長が別に定める。