○国立大学法人北海道大学個人情報管理規程
平成17年4月1日
海大達第65号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号。次条第2号及び第8条第1項において「独立行政法人等個人情報保護法」という。)第7条及び第44条の15の規定に基づき，国立大学法人北海道大学(以下「本学」という。)における保有個人情報，個人番号並びに独立行政法人等非識別加工情報，独立行政法人等非識別加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等(文書，図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。第2条第2号及び第10条において同じ。)で作られる記録をいう。)に記載され，若しくは記録され，又は音声，動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)及び個人識別符号(第32条の2第1項において「削除情報」という。)及び独立行政法人等非識別加工情報を作成した際の加工の方法に関する情報(以下「独立行政法人等非識別加工情報等」という。)の適切な管理のために必要な事項を定め，もって個人情報の適正な取扱いの確保に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において次に掲げる用語の意義は，それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって，次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報に含まれる氏名，生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
ロ 個人識別符号が含まれるもの
(2) 個人識別符号 次のいずれかに該当する文字，番号，記号その他の符号のうち，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第549号)第1条に定めるものをいう。
イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字，番号，記号その他の符号であって，当該特定の個人を識別することができるもの
ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ，又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され，若しくは電磁的方式により記録された文字，番号，記号その他の符号であって，その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ，又は記載され，若しくは記録されることにより，特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
(3) 保有個人情報 独立行政法人等個人情報保護法第2条第5項の規定に基づき，本学の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した個人情報であって，本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして，本学が保有するものをいう。ただし，国立大学法人北海道大学法人文書管理規程(平成23年海大達第84号)第2条第1号に規定する法人文書(以下単に「法人文書」という。)に記録されているものに限る。
(4) 個人情報ファイル 保有個人情報を含む情報の集合物であって，次に掲げるものをいう。
イ 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか，一定の事務の目的を達成するために氏名，生年月日，その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
(5) 個人番号 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第7条第1項又は第2項の規定により，住民票コード(住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コードをいう。以下この号及び次号において同じ。)を変換して得られる番号であって，当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(6) 特定個人情報 個人番号(個人番号に対応し，当該個人番号に代わって用いられる番号，記号その他の符号であって，住民票コード以外のものを含む。以下同じ。)をその内容に含む個人情報をいう。
(7) 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
(8) 個人番号利用事務 行政機関，地方公共団体，独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し，及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
(9) 個人番号関係事務 番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(10) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(11) 非識別加工情報 次に掲げる個人情報(他の情報と照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるもの(他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを除く。)を除く。以下この号において同じ。)の区分に応じて措置を講じて特定の個人を識別することができない(個人に関する情報について，当該個人に関する情報に含まれる記述等により，又は当該個人に関する情報が他の情報と照合することができる個人に関する情報である場合にあっては他の情報(当該個人に関する情報の全部又は一部を含む個人情報を除く。)と照合することにより，特定の個人を識別することができないことをいう。)ように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって，当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。
イ 第2号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
ロ 第2号ロに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(12) 独立行政法人等非識別加工情報 次のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報(他の情報と照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるもの(他の情報と容易に照合することができ，それにより特定の個人を識別することができることとなるものを除く。)を除く。以下この号において同じ。)の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除く。以下この号において同じ。)が含まれているときは，当該不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる非識別加工情報をいう。
イ 個人情報ファイル簿に掲載されていること。
ロ 本学に対し，当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書について国立大学法人北海道大学情報公開規程(平成16年海大達第46号。以下この号において「情報公開規程」という。)の規定による開示の請求があったとしたならば，本学が次のいずれかを行うこととなるものであること。
(イ) 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。
(ロ) 情報公開規程第8条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。
ハ 本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で，当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して非識別加工情報を作成することができるものであること。
(13) 情報システム 情報の処理及び情報ネットワークに係るシステムのうち，本学が所有又は管理しているもの，若しくは本学との契約又は合意等の取り決めに基づいて提供されるものをいう。
(14) 端末 本学において保有個人情報，個人番号並びに独立行政法人等非識別加工情報等(以下「保有個人情報等」という。)の処理を行う情報システムを構成する電子計算機をいう。
第2章 管理体制等
(総括個人情報保護管理者)
第3条 本学に，総括個人情報保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)1名を置く。
2 総括保護管理者は，総長が指名する理事をもって充てる。
3 総括保護管理者は，保有個人情報等の管理に関する事務を総括するものとする。
区分 | 保護管理者 | 保護担当者 |
事務組織の所掌に属するもの | 国立大学法人北海道大学事務組織規程(平成16年海大達第220号。以下「事務組織規程」という。)第14条の2に規定する政策調整室室長代理及び事務組織規程第10条に規定する監査室長並びに事務組織規程第14条から第16条までに規定する課長，室長及び事務長 | 保護管理者が指名する事務組織規程第17条から第20条まで及び第24条に規定する課長補佐，室長補佐，事務長補佐，専門員又は係長 |
教育及び研究に係るもの(事務組織の所掌に係るものを除く。) | 技術支援本部，情報環境推進本部，アドミッションセンター，人材育成本部，創成研究機構，創成研究機構化学反応創成研究拠点，高等教育推進機構，サステイナブルキャンパスマネジメント本部，安全衛生本部，大学力強化推進本部，産学・地域協働推進機構，総合IR室，国際連携機構，各学部，研究科，各学院，各研究院，教育部，連携研究部，各附置研究所，各研究センター，各学内共同施設及び国際連携研究教育局の長 | 保護管理者が指名する者 |
病院の業務に係るもの(事務組織の所掌に係るものを除く。) | 病院長 | 保護管理者が指名する者 |
子どもの園保育園の業務に係るもの(事務組織の所掌に係るものを除く。) | 園長 | 保護管理者が指名する者 |
2 保護管理者は，保有個人情報等の適切な管理を確保するものとし，保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合は，当該情報システムの管理者と連携して，その任に当たるものとする。
3 保護担当者は，保護管理者を補佐し，保有個人情報等の管理に関する事務を担当するものとする。
(個人情報保護監査責任者)
第5条 本学に，個人情報保護監査責任者(以下「監査責任者」という。)1名を置く。
2 監査責任者は，総長が指名する監事をもって充てる。
3 監査責任者は，保有個人情報等の管理の状況について監査を実施するものとする。
(個人情報管理委員会)
第6条 本学に，保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定，連絡，調整等を行うため，個人情報管理委員会を置く。
2 個人情報管理委員会の組織及び運営については，総長が別に定める。
(特定個人情報等事務取扱担当者)
第6条の2 保護管理者は，個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下この条及び第8条第3項において「特定個人情報等事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定するものとする。
2 保護管理者は，各特定個人情報等事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。
(教育研修)
第7条 総括保護管理者は，保有個人情報等の取扱いに従事する役員及び職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し，保有個人情報等の取扱いについて理解を深め，個人情報及び特定個人情報等の保護並びに独立行政法人等非識別加工情報等の適切な管理に関する意識の啓発その他を図るための必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は，保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有個人情報等の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は，保護管理者及び保護担当者に対し，実務における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施するものとする。
4 保護管理者は，その所属する組織の職員に対し，保有個人情報等の適切な管理のために，総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第3章 保有個人情報等の取扱い
(役員及び職員の責務)
第8条 役員及び職員は，独立行政法人等個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り，関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 役員及び職員は，その業務に関して知り得た個人情報及び特定個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ，又は不当な目的に利用してはならない。その職を退いた後においても同様とする。
(個人情報の保有の制限等)
第9条 保護管理者は，個人情報を保有するに当たっては，法令の定める業務を遂行するため必要な場合に限り，かつ，その利用の目的をできる限り特定しなければならない。
2 役員及び職員は，前項の規定により特定された利用の目的(以下「利用目的」という。)の達成に必要な範囲を超えて，個人情報を保有してはならない。
3 保護管理者は，利用目的を変更する場合は，変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的の明示)
第10条 役員及び職員は，保護管理者の指示に従い，本人から直接書面(電磁的方式で作成される記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは，次に掲げる場合を除き，あらかじめ，本人に対し，その利用目的を明示しなければならない。
(1) 人の生命，身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(2) 利用目的を本人に明示することにより，本人又は第三者の生命，身体，財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3) 利用目的を本人に明示することにより，国の機関，独立行政法人等(法第2条第1項に規定する独立行政法人等をいう。以下同じ。)，地方公共団体又は地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。以下同じ。)が行う事務又は事業の遂行に支障をきたすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
(適正な取得)
第11条 役員及び職員は，偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
(利用の制限)
第12条 役員及び職員は，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用してはならない。
2 前項の規定にかかわらず，次のいずれかに該当すると認められるときは，役員及び職員は，保護管理者の指示に従い，利用目的以外の目的のために保有個人情報を利用することができる。ただし，保有個人情報を利用目的以外の目的のために利用することによって，本人又は第三者の権利利益を不当に害するおそれがあると認められるとき又は他の法令の規定により保有個人情報の利用が制限されているときは，この限りではない。
(1) 本人の同意があるとき。
(2) 業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって，当該保有個人情報を利用することについて相当な理由があるとき。
(個人番号の利用の制限)
第12条の2 保護管理者は，個人番号の利用に当たり，番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。
(個人番号の提供の求めの制限)
第12条の3 役員及び職員は，個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第12条の4 役員及び職員は，個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き，特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第12条の5 役員及び職員は，番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き，他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(特定個人情報等の取扱区域)
第12条の6 保護管理者は，特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし，物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(アクセスの制限)
第13条 保護管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する役員及び職員とその権限の内容を，当該役員及び職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない役員及び職員は，保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 役員及び職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 役員及び職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても，保護管理者は，次に掲げる行為については，当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて当該行為を行うことができる場合を限定するものとし，役員及び職員は，保護管理者の指示に従い当該行為を行わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(正確性の確保)
第15条 役員及び職員は，利用目的の達成に必要な範囲内で，保有個人情報等(独立行政法人等非識別加工情報等を除く。以下この条及び第24条において同じ。)が過去又は現在の事実と合致するよう努めるものとする。
2 役員及び職員は，保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，必要な訂正，追加又は削除を行うものとする。
(媒体の管理等)
第16条 役員及び職員は，保護管理者の指示に従い，保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行わなければならない。
(廃棄等)
第17条 役員及び職員は，保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には，保護管理者の指示に従い，当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(取扱状況の記録)
第18条 保護管理者は，保有個人情報等(個人番号を除く。以下この項において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況を記録しなければならない。
2 保護管理者は，特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して，当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
第4章 情報システムにおける安全の確保等
(情報セキュリティポリシー等の遵守等)
第18条の2 保護管理者は，本章に規定する措置を講じるときには，国立大学法人北海道大学情報セキュリティ基本規程(平成28年海大達第202号)及び国立大学法人北海道大学情報セキュリティ対策規程(平成28年海大達第203号)その他の情報セキュリティに関する規程の遵守及び履行を前提とする。
2 保護管理者は，前項に規定する措置を講ずる場合には，当該部局等において，主体認証情報の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに，必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第20条 保護管理者は，保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等へのアクセス状況を記録し，その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は，保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等のアクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去を防止するために必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は，特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。)へのアクセス状況を記録し，その記録を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるとともに，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第20条の2 保護管理者は，保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等への不適切なアクセスの監視のため，保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等を含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定，当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第20条の3 保護管理者は，保有個人情報及び独立行政法人等非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第21条 保護管理者は，保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止)
第22条 保護管理者は，不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第22条の2 役員及び職員は，保有個人情報等について，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 保護管理者は，当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化)
第23条 保護管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
2 役員及び職員は，前項の措置を踏まえ，その処理する保有個人情報等について，当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化(適切なパスワードの選択，その漏えい防止の措置等を含む。)を行わなければならない。
(入力情報の照合等)
第24条 役員及び職員は，情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認，既存の保有個人情報との照合等を行わなければならない。
(バックアップ)
第25条 保護管理者は，保有個人情報等の重要度に応じて，バックアップを行い，分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第26条 保護管理者は，保有個人情報等に係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第27条 保護管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。
(端末の盗難防止等)
第28条 保護管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 役員及び職員は，保護管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 役員及び職員は，端末の使用に当たっては，保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うこと等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第29条の2 保護管理者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
第5章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第30条 保護管理者は，保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の役員及び職員の立合い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は，保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において，必要があると認めるときは，前項と同様の措置を講じなければならない。
3 保護管理者は，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
4 保護管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム室等の管理)
第31条 保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第6章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第32条 役員及び職員は，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために保有個人情報を提供してはならない。
(1) 本人の同意があるとき，又は本人に提供するとき。
(2) 国の機関，他の独立行政法人等，地方公共団体又は地方独立行政法人において，保有個人情報を受ける者が，法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度の提供に係る個人情報を利用し，かつ，当該個人情報を利用することについて相当な理由があるとき。
(3) 前2号に掲げるときのほか，専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき，本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき，その他保有個人情報を提供することについて特別の理由のあるとき。
(独立行政法人等非識別加工情報等の提供)
第32条の2 役員及び職員は，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために独立行政法人等非識別加工情報及び削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し，又は提供してはならない。
2 保護管理者は，国立大学法人北海道大学における独立行政法人等非識別加工情報の提供等に関する規程(平成30年海大達第11号。以下「提供規程」という。)第8条第1項の規定(提供規程第11条第2項の規定により第8条第1項の規定を準用する場合を含む。)により，独立行政法人等非識別加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から当該契約相手方が講じた独立行政法人等非識別加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは，直ちに総括保護管理者に報告するとともに，契約相手方がその是正のために講じた措置を確認しなければならない。
(特定個人情報等の提供)
第32条の3 保護管理者は，番号法で限定的に明記された場合を除き，特定個人情報等を提供してはならない。
(保有個人情報に係る業務の委託)
第33条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，個人情報の適切な管理を行う能力を有する者であることを慎重に確認した上で選定しなければならない。
2 前項の規定より業務を外部に委託する場合において契約を締結するときは，契約書に次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
3 外部に保有個人情報が記録されている媒体又は情報システム等の廃棄を委託する場合は，前項に定めるもののほか，当該記録媒体等に記録された情報が復元又は判読できない方法を用いることを定めて契約しなければならない。
4 保護管理者は，保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，委託先における個人情報の管理の状況について，年1回以上の定期的検査等により確認するものとする。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7 保護管理者は，前項の派遣労働者に保有個人情報の取扱いに係る業務を行わせる場合は，当該派遣労働者に関係法令及びこの規程等を遵守させるための指導及び監督を行うものとする。
(独立行政法人等非識別加工情報等に係る業務の委託等)
第33条の2 独立行政法人等非識別加工情報の作成に係る業務又は独立行政法人等非識別加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，独立行政法人等非識別加工情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講じなければならない。
2 前項の規定により業務を外部に委託する場合において契約を締結するときは，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，独立行政法人等非識別加工情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 独立行政法人等非識別加工情報等に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 独立行政法人等非識別加工情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 独立行政法人等非識別加工情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における独立行政法人等非識別加工情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
3 独立行政法人等非識別加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する独立行政法人等非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，委託先における独立行政法人等非識別加工情報等の管理の状況について，年1回以上の定期的検査等により確認を行うものとする。
5 独立行政法人等非識別加工情報の作成に係る業務又は独立行政法人等非識別加工情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等独立行政法人等非識別加工情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
(個人番号利用事務等の委託)
第33条の3 保護管理者は，個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には，委託先において，番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて，あらかじめ確認するものとする。
2 保護管理者は，個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には，委託先において，本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
3 保護管理者は，委託先において，個人番号利用事務等の全部又は一部が再委託される場合には，委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理措置が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
第7章 個人情報ファイル簿
(個人情報ファイル簿の作成)
第33条の4 本学は，個人情報ファイル(独立行政法人等個人情報保護法第11条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下この条において同じ。)を保有するに至ったときは，直ちに独立行政法人等個人情報保護法第11条第1項各号に掲げる事項を記載した帳簿(以下この条において「個人情報ファイル簿」という。)を作成しなければならない。
2 個人情報ファイル簿は，本学が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。
3 本学は，個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは，直ちに当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。
4 本学は，個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき，又はその個人情報ファイルが，独立行政法人等個人情報保護法第11条第2項第7号に該当するに至ったときは，遅滞なく，当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。
5 本学は，個人情報ファイル簿を作成したときは，遅滞なく，これを一般の閲覧に供するとともに，インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第34条 保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案(以下「事案」という。)又は事案の発生のおそれを認識した場合に，その事案又は事案の発生のおそれを認識した役員及び職員は，直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は，事案の発生防止又は発生した事案による被害の拡大防止若しくは復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし，被害の拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに講じるものとする。
3 保護管理者は，事案が発生した場合にあっては，当該事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告しなければならない。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を総長に速やかに報告しなければならない。
5 総括保護管理者は，事案が発生した場合にあっては，当該事案の内容等に応じて，事案の内容，経緯，被害状況等について，文部科学省に速やかに報告するものとする。
6 保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第35条 保護管理者は，総括保護管理者の指示に従い，発生した事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 総括保護管理者は，公表を行う事案については，当該事案の内容，経緯，被害状況等について，総務省に速やかに報告するものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(点検)
第37条 保護管理者は，その所掌する保有個人情報等の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
2 総括保護管理者及び保護管理者は，前項の評価の結果を踏まえ，必要があると認めるときは，その見直しの措置を講ずるものとする。
第10章 行政機関との連携
第38条の2 本学は，関係する行政機関と緊密に連携して，保有個人情報等の適切な管理を行う。
第11章 雑則
(苦情処理)
第39条 総括保護管理者は，本学における個人情報，特定個人情報等及び独立行政法人等非識別加工情報等の取扱いに関し苦情があった場合には，その内容に応じて，適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
(雑則)
第40条 この規程に定めるもののほか，個人情報，特定個人情報等及び独立行政法人等非識別加工情報等の管理に関し必要な事項は，総括保護管理者が定める。
附 則
この規程は，平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年4月1日海大達第129号)
この規程は，平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年4月1日海大達第92号)
この規程は，平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年10月1日海大達第245号)
この規程は，平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成21年4月1日海大達第82号)
この規程は，平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成22年7月1日海大達第216号)
この規程は，平成22年7月1日から施行する。
附 則(平成22年10月1日海大達第263号)
この規程は，平成22年10月1日から施行する。
附 則(平成23年4月1日海大達第86号)
この規程は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成26年2月1日海大達第24号)
この規程は，平成26年2月1日から施行する。
附 則(平成26年4月1日海大達第98号)
この規程は，平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成27年4月1日海大達第92号)
この規程は，平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年7月1日海大達第213号)
この規程は，平成27年7月1日から施行する。
附 則(平成28年1月1日海大達第6号)
この規程は，平成28年1月1日から施行する。
附 則(平成28年10月1日海大達第177号)
この規程は，平成28年10月1日から施行する。
附 則(平成28年12月1日海大達第207号)
この規程は，平成28年12月1日から施行し，平成28年10月1日から適用する。
附 則(平成29年5月22日海大達第174号)
この規程は，平成29年5月22日から施行し，平成29年4月1日から適用する。
附 則(平成30年2月26日海大達第10号)
この規程は，平成30年2月26日から施行する。
附 則(平成30年4月1日海大達第28号)
この規程は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年5月11日海大達第91号)
この規程は，平成30年5月11日から施行し，平成30年4月1日から適用する。
附 則(平成30年12月20日海大達第159号)抄
この規程は，平成30年12月20日から施行し，平成30年10月23日から適用する。
附 則(令和元年10月1日海大達第187号)
この規程は，令和元年10月1日から施行する。