○国立大学法人北海道大学個人情報管理規程

平成17年4月1日

海大達第65号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 管理体制等(第3条―第6条)

第3章 個人情報等の取扱い(第7条―第12条)

第4章 組織的安全管理措置(第13条―第28条)

第5章 人的安全管理措置(第29条・第30条)

第6章 物理的安全管理措置(第31条・第32条)

第7章 技術的安全管理措置(第33条―第43条)

第8章 個人情報に係る業務の委託(第44条)

第9章 個人データの第三者提供(第45条―第49条)

第10章 個人情報ファイル簿(第50条)

第11章 特定個人情報の特則(第51条―第55条)

第12章 仮名加工情報の特則(第56条)

第13章 雑則(第57条・第58条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、国立大学法人北海道大学(以下「本学」という。)における個人情報の適切な管理のために必要な事項を定め、もって個人情報の適正な取扱いの確保に資することを目的とする。

2 本学における個人情報の取扱いに関して、この規程に定めのない事項については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)その他関係法令の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規程において次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。

 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号ロにおいて同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)

 個人識別符号が含まれるもの

(2) 個人識別符号 次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)第1条に定めるものをいう。

 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの

 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの

(3) 要配慮個人情報 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第2条に定める記述等が含まれる個人情報をいう。

(4) 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。ただし、利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令第4条第1項に定めるものを除く。

 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

 に掲げるもののほか、含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの

(5) 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(6) 保有個人情報 本学の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして、本学が保有するものをいう。ただし、国立大学法人北海道大学法人文書管理規程(平成23年海大達第84号)第2条第1号に規定する法人文書(以下単に「法人文書」という。)に記録されているものに限る。

(7) 個人情報ファイル 保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

 に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

(8) 個人番号 番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コード(住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コードをいう。以下この号及び次号において同じ。)を変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。

(9) 特定個人情報 個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。以下同じ。)をその内容に含む個人情報をいう。

(10) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(11) 仮名加工情報 次に掲げる個人情報の区分に応じて定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

 第1号ロに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(12) 匿名加工情報 次に掲げる個人情報の区分に応じて定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

 第1号ロに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(13) 行政機関等匿名加工情報 次のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。)が含まれているときは、当該不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。

 第50条に規定する個人情報ファイル簿に掲載されていること。

 本学に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書について国立大学法人北海道大学情報公開規程(平成16年海大達第46号。以下この号において「情報公開規程」という。)の規定による開示の請求があったとしたならば、本学が次のいずれかを行うこととなるものであること。

(イ) 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。

(ロ) 情報公開規程第8条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。

 本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。

(14) 個人関連情報 生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。

(15) 情報システム 情報の処理及び情報ネットワークに係るシステムのうち、本学が所有又は管理しているもの、若しくは本学との契約又は合意等の取り決めに基づいて提供されるものをいう。

(16) 端末 本学において個人データの処理を行う情報システムを構成する電子計算機をいう。

(17) 個人情報取扱事業者 個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。

 国の機関

 地方公共団体

 独立行政法人等(沖縄科学技術大学院大学学園、国立研究開発法人、国立大学法人、大学共同利用機関法人、独立行政法人国立病院機構、独立行政法人地域医療機能推進機構、放送大学学園を除く。)

 地方独立行政法人

(18) 学術研究機関等 大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。

(19) 学術研究目的 新しい法則や原理の発見、分析や方法論の確立、新しい知識やその応用法の体系化、先端的な学問領域の開拓等を目指すことをいう。ただし、製品開発を目的として個人情報を取り扱う場合を除く。

第2章 管理体制等

(総括個人情報保護管理者)

第3条 本学に、総括個人情報保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)1名を置く。

2 総括保護管理者は、総長が指名する理事をもって充てる。

3 総括保護管理者は、個人情報、仮名加工情報及び個人関連情報(以下「個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括するものとする。

(個人情報保護管理者及び個人情報保護担当者)

第4条 次の表の左欄に掲げる区分ごとに、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)及び個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置き、それぞれ同表の中欄及び右欄に掲げる者をもって充てる。

区分

保護管理者

保護担当者

事務組織の所掌に属するもの

国立大学法人北海道大学事務組織規程(平成16年海大達第220号。以下この項において「事務組織規程」という。)第10条に規定する監査室長、同規程第10条の2に規定する監事支援室長並びに同規程第14条から第16条までに規定する課長、担当課長、室長及び事務長

保護管理者(事務組織規程第14条の2に規定する担当課長を除く。)が指名する同規程第17条から第20条まで及び第24条に規定する課長補佐、室長補佐、事務長補佐、専門員又は係長

教育及び研究に係るもの(事務組織の所掌に係るものを除く。)

技術支援本部、情報環境推進本部、アドミッションセンター、創成研究機構、創成研究機構化学反応創成研究拠点、高等教育推進機構、安全衛生本部、大学力強化推進本部、産学・地域協働推進機構、総合IR室、国際連携機構、サステイナビリティ推進機構、アイヌ共生推進本部、大学院教育推進機構、ダイバーシティ・インクルージョン推進本部、各学部、研究科、各学院、各研究院、教育部、連携研究部、各附置研究所、各研究センター、各学内共同施設及び国際連携研究教育局の長

保護管理者が指名する者

病院の業務に係るもの(事務組織の所掌に係るものを除く。)

病院長

保護管理者が指名する者

子どもの園保育園の業務に係るもの(事務組織の所掌に係るものを除く。)

園長

保護管理者が指名する者

2 保護管理者は、個人情報等の適切な管理を確保するものとし、個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たるものとする。

3 保護担当者は、保護管理者を補佐し、個人情報等の管理に関する事務を担当するものとする。

(個人情報保護監査責任者)

第5条 本学に、個人情報保護監査責任者(以下「監査責任者」という。)1名を置く。

2 監査責任者は、総長が指名する監事をもって充てる。

3 監査責任者は、個人情報等の管理の状況について監査を実施するものとする。

(個人情報管理委員会)

第6条 本学に、個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため、個人情報管理委員会を置く。

2 個人情報管理委員会の組織及び運営については、総長が別に定める。

第3章 個人情報等の取扱い

(役員及び職員の責務)

第7条 役員及び職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。

2 役員及び職員は、その業務に関して知り得た個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。その職を退いた後においても同様とする。

3 役員及び職員は、個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(第38条及び第43条において「情報漏えい等」という。)の事案の発生若しくは役員及び職員がこの規程に違反している事実又はそれらの兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。

(利用目的の特定)

第8条 役員及び職員は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2 役員及び職員は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的による制限)

第9条 役員及び職員は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

2 役員及び職員は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

3 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) 当該個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(不適正な利用の禁止)

第10条 役員及び職員は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報等を利用してはならない。

(適正な取得)

第11条 役員及び職員は、偽りその他不正の手段により個人情報等を取得してはならない。

2 役員及び職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

(1) 第9条第3項第1号から第4号までに掲げる場合

(2) 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(3) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本学と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)

(4) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等又は次に掲げる者により公開されている場合

 外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下同じ。)の政府、政府機関若しくは地方公共団体又は国際機関

 外国において学術研究機関等に相当する者

 放送機関、新聞社、通信社その他の報道機関(報道を業として行う個人を含む。)、著述を業として行う者、宗教団体若しくは政治団体又は外国においてこれらの者に相当するもの

(5) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令第9条に定める場合

(取得に際しての利用目的の通知等)

第12条 役員及び職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

2 役員及び職員は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3 役員及び職員は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本学の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

第4章 組織的安全管理措置

(役割等の明確化)

第13条 保護管理者は、個人データを取り扱う役員及び職員並びにそれらの役割及び取り扱う個人データの範囲を明確にしなければならない。

(外的環境の把握)

第14条 役員及び職員は、外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(管理者権限の設定)

第15条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(端末の限定)

第16条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(アクセスの制限)

第17条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該個人データにアクセスする権限を有する役員及び職員の範囲及び権限の内容を、当該役員及び職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。

2 アクセス権限を有しない役員及び職員は、個人データにアクセスしてはならない。

3 役員及び職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。

(データ内容の正確性の確保等)

第18条 役員及び職員は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅延なく消去するよう努めなければならない。

(取扱状況の記録)

第19条 保護管理者は、個人データの取扱状況を確認する手段を整備して、当該個人データの利用及び保管等の取扱状況を記録しなければならない。

(複製等の制限)

第20条 役員及び職員が業務上の目的で個人データを取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて当該行為を行うことができる場合を限定するものとし、役員及び職員は、保護管理者の指示に従い当該行為を行わなければならない。

(1) 個人データの複製

(2) 個人データの送信

(3) 個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止)

第21条 役員及び職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

2 役員及び職員は、個人データが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。次条及び第32条第2項において同じ。)を持ち運ぶ場合には、紛失、盗難等を防ぐための安全な方策を講じなければならない。

(個人データの削除及び機器、媒体等の廃棄)

第22条 役員及び職員は、個人データが記録されている媒体が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(情報システムにおける個人データの処理)

第23条 役員及び職員は、個人データについて、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

2 保護管理者は、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。

(漏えい等の報告等)

第24条 個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案(以下「事案」という。)又は事案の発生のおそれを認識した場合に、その事実又は事案の発生のおそれを認識した役員及び職員は、直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告しなければならない。

2 保護管理者は、事案の発生防止又は発生した事案による被害の拡大防止若しくは復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、被害の拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに講じるものとする。

3 保護管理者は、事案が発生した場合にあっては、当該事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。

4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総長に速やかに報告しなければならない。

5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

6 保護管理者は、総括保護管理者の指示に従い、発生した事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人データの本人への対応等の措置を講ずるものとする。

7 総括保護管理者は、その取り扱う個人データの漏えいその他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きい次に掲げるものが生じたときは、速やかに、当該事態に関する概要、個人データの項目、個人データに係る本人の数、原因、被害状況等(報告をしようとする時点において把握しているものに限る。)について、個人情報保護委員会(個人情報保護法第127条第1項に規定する個人情報保護委員会をいう。以下同じ。)へ報告しなければならない。

(1) 要配慮個人情報が含まれる個人データ(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下この条において同じ。)の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

(2) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

(3) 不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

(4) 個人データに係る本人の数が千人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

8 前項の場合において、総括保護管理者は、前項の規定による報告に加え、当該事態を知った日から30日以内(当該事態が前項第3号に掲げる事態である場合にあっては、60日以内)に、当該事態に関する個人データの項目、個人データに係る本人の数、原因、被害状況等について、個人情報保護委員会へ報告しなければならない。

9 第7項の場合において、総括保護管理者は、本人に対し、当該事態の状況に応じて速やかに、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において、当該事態に関する概要、個人データの項目、原因、被害状況等を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

(監査)

第25条 監査責任者は、個人情報等の適切な管理を検証するため、本学における個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第26条 保護管理者は、その所掌する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第27条 総括保護管理者及び保護管理者は、第25条の監査又は前条の点検の結果を踏まえ、個人情報等の適切な管理のための措置について、実効性等の観点から評価を行うものとする。

2 総括保護管理者及び保護管理者は、前項の評価の結果を踏まえ、必要があると認めるときは、その見直しの措置を講ずるものとする。

(行政機関との連携)

第28条 本学は、関係する行政機関と緊密に連携して、個人情報等の適切な管理を行う。

第5章 人的安全管理措置

(監督)

第29条 総括保護管理者は、役員及び職員に個人情報等を取り扱わせるに当たっては、当該個人情報等の安全管理が図られるよう、役員及び職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(教育研修)

第30条 総括保護管理者は、役員及び職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の適切な管理に関する意識の啓発、情報セキュリティ対策等を図るための必要な教育研修を定期的に行わなければならない。

2 総括保護管理者は、前項の教育研修の実施に当たり、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の保護及び適切な管理に関する研修について、対象者が確実に受講することができるよう、必要な措置を講ずるものとする。

3 保護管理者は、その所属する組織の職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講じなければならない。

第6章 物理的安全管理措置

(個人データを取り扱う区域の管理)

第31条 保護管理者は、個人データを取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の役員及び職員の立合い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、個人データを記録する媒体を保管するための施設(第4項において「保管施設」という。)を設けている場合において、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能(主体認証情報(主体を識別するために、情報システムが認識する情報をいう。第34条第2項において同じ。)を用いて権限を識別する機能をいう。同条第1項において同じ。)の設定、パスワードの管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワードの読取防止等の必要な措置を講じなければならない。

4 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置又は監視設備の設置等の必要な措置を講じなければならない。

5 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。

(端末及び媒体の盗難等の防止)

第32条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

2 役員及び職員は、保護管理者の指示に従い、個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。

第7章 技術的安全管理措置

(情報セキュリティポリシー等の遵守等)

第33条 保護管理者は、本章に規定する措置を講じるときには、国立大学法人北海道大学情報セキュリティ基本規程(平成28年海大達第202号)及び国立大学法人北海道大学情報セキュリティ対策規程(平成28年海大達第203号)その他の情報セキュリティに関する規程の遵守及び履行を前提とする。

(アクセス制御及びアクセス者の識別と認証)

第34条 保護管理者は、個人データ(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等、アクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、前項に規定する措置を講ずる場合には、当該部局等において、主体認証情報の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、必要な措置を講じなければならない。

(アクセスログ)

第35条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該個人データへのアクセス状況を記録し、その記録(以下この条において「アクセスログ」という。)を一定の期間保存し、及びアクセスログを定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、個人データのアクセスログの改ざん、窃取又は不正な消去を防止するために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の監視)

第36条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人データへの不適切なアクセスの監視のため、個人データを含む又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第37条 保護管理者は、個人データを取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる個人データの漏えい等の防止)

第38条 保護管理者は、不正プログラムによる個人データの情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。

(暗号化)

第39条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

2 役員及び職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する個人データについて、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化(適切なパスワードの選択、その漏えい防止の措置等を含む。)を行わなければならない。

(バックアップ)

第40条 保護管理者は、個人データの重要度に応じて、バックアップを行い、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム設計書等の管理)

第41条 保護管理者は、個人データに係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第42条 役員及び職員は、端末の使用に当たっては、個人データが第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うこと等の必要な措置を講じなければならない。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第43条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該個人データの情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

第8章 個人情報に係る業務の委託等

(個人情報に係る業務の委託)

第44条 保護管理者は、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先において、個人情報保護法及び番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認した上で選定し、委託先に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

2 保護管理者は、前項の規定により業務の委託先を選定し、契約を締結するときは、次に掲げる事項を契約書に明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、委託先の設備、技術水準、個人情報を取り扱う従業者の明確化、従業者に対する監督及び教育の状況、経営環境その他の必要な事項について書面で確認するものとする。

(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。第5項において同じ。)の制限又は事前承認その他の再委託に係る条件に関する事項

(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項

(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応及び委託先の責任に関する事項

(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(6) 個人情報を取り扱う従業者の明確化、従業者に対する監督及び教育並びに契約内容の遵守状況に係る報告に関する事項

(7) 委託先に対する実地の監査、調査等に関する事項

(8) 契約内容に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

3 保護管理者は、個人情報が記録されている媒体又は情報システム等の廃棄を外部に委託する場合は、前項に定めるもののほか、当該記録媒体等に記録された情報が復元又は判読できない方法を用いることを定めて契約しなければならない。

4 保護管理者は、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人情報の秘匿性等その内容、その量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとし、当該委託の内容等の見直しを検討することを含め、適切に評価するものとする。

5 保護管理者は、委託先において、個人情報の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項及び第2項に規定する措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人情報の秘匿性等その内容、その量等に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項に規定する措置を実施するものとし、個人情報の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

6 保護管理者は、個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。

7 保護管理者は、前項に規定する場合において、当該派遣労働者に関係法令及びこの規程等を遵守させるための指導及び監督を行うものとする。

第9章 個人データの第三者提供

(第三者提供の制限)

第45条 役員及び職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

(1) 第9条第3項第1号から第4号までに掲げる場合

(2) 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(3) 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本学と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)

(4) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

2 総括保護管理者は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第11条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。

(1) 本学の名称、住所及び総長の氏名

(2) 第三者への提供を利用目的とすること。

(3) 第三者に提供される個人データの項目

(4) 第三者に提供される個人データの取得方法

(5) 第三者への提供方法

(6) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

(7) 本人の求めを受け付ける方法

(8) 第三者に提供される個人データの更新の方法

(9) 当該届出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日

3 総括保護管理者は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、又は第7号から第9号までに掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

4 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前3項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

(1) 保護管理者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を外部に委託することに伴って当該個人データが提供される場合

(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

(3) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

5 保護管理者は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

6 保護管理者は、第4項第3号に規定する共同して利用される個人データの提供先において、個人データの提供する目的以外での利用、他の者への再提供、複写複製、改ざん、漏えい、盗用等がなされないように、個人データの安全管理のために講ずべき措置について、提供先と契約書を締結する等、適切な措置を講じなければならない。

(外国にある第三者への提供の制限)

第46条 保護管理者は、次のいずれかに該当する場合に限り、個人データを外国にある第三者へ提供することができる。

(1) 個人データを外国にある第三者へ提供することについて、あらかじめ本人の同意を得ている場合。

(2) 第三者のある国が、個人の権利利益を保護する上で日本と同等の水準にあると認められる個人情報保護に関する制度を有していると個人情報保護委員会で定めた国である場合。

(3) 本学と第三者との間で当該第三者における個人データの取扱いについて適切かつ合理的な方法により、個人情報保護法の趣旨に沿った措置(第3項において「相当措置」という。)の実施が確保されている場合。

(4) 外国にある第三者が、個人情報の取扱いに係る国際的な枠組みに基づく認定を受けている場合。

(5) 第45条第1項各号に該当する場合。

2 役員及び職員は、前項第1号の同意を得ようとする場合には、次に掲げる事項を、あらかじめ、本人に通知しなければならない。

(1) 当該外国の名称

(2) 適切かつ合理的な方法により得られた当該外国における個人情報の保護に関する制度に関する情報

(3) 当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置に関する情報

3 役員及び職員は、個人データを外国にある第三者に提供した場合(第1項第3号又は第4号に規定する場合に限る。)には、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するため、次に掲げる措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。

(1) 当該第三者による相当措置の実施状況並びに当該相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無及びその内容を、適切かつ合理的な方法により、定期的に確認すること。

(2) 当該第三者による相当措置の実施に支障が生じたときは、必要かつ適切な措置を講ずるとともに、当該相当措置の継続的な実施の確保が困難となったときは、個人データ(第49条第2項において読み替えて準用する場合にあっては、個人関連情報)の当該第三者への提供を停止すること。

(第三者提供に係る記録の作成等)

第47条 役員及び職員は、個人データを第三者(第2条第1項第17号イからまでに掲げる者を除く。以下この条及び次条(第49条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは、次に掲げる事項に関する記録(以下この項において単に「記録」という。)を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第45条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第45条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでなく、また、本学が本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面(以下この項及び第3項第1号において「契約書等」という。)に次に掲げる事項が記載されているときは、契約書等で記録に代えることができるものとし、次に掲げる事項のうち、契約書等に記録されている事項と内容が同一であるものについては、記録を省略することができる。

(1) 本人の同意を得ている旨(第45条第2項の規定により個人データを提供した場合は当該個人データを提供した年月日)

(2) 当該第三者の氏名又は名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項(不特定かつ多数の者に提供したときは、その旨)

(3) 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

(4) 当該個人データの項目

2 役員及び職員は、前項本文の記録を、個人データを第三者に提供した都度、速やかに作成しなければならない。ただし、当該第三者に対し個人データを継続的に若しくは反復して提供(第45条第2項の規定による提供を除く。以下この項において同じ。)したとき、又は継続的に若しくは反復して提供する確実な見込みがあるときは、一括して作成することができる。

3 役員及び職員は、第1項本文の記録を、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存しなければならない。

(1) 第1項ただし書きの規定により契約書等で記録に代えた場合 最後に当該契約書等に係る個人データの提供を行った日から起算して1年を経過する日までの間

(2) 前項ただし書きの規定により一括して記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を行った日から起算して3年を経過する日までの間

(3) 前2号以外の場合 当該記録を作成した日から3年

(第三者提供を受ける際の確認等)

第48条 役員及び職員は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、次に掲げる事項を確認し、その取得方法が適法なものであることを確認しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第45条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。

(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名

(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

2 役員及び職員は、前項の規定により個人データの提供を受けたときは、次に掲げる事項に関する記録(以下この項において単に「記録」という。)を作成しなければならない。ただし、本学が本人に対する物品又は役務の提供に関連して第三者から当該本人に係る個人データの提供を受けた場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面(以下この項及び第4項第1号において「契約書等」という。)に次に掲げる事項が記載されているときは、契約書等で記録に代えることができるものとし、次に掲げる事項のうち、契約書等に記録されている事項と内容が同一であるものについては、記録を省略することができる。

(1) 本人の同意を得ている旨(第45条第2項の規定により個人データの提供を受けた場合は当該個人データの提供を受けた年月日)

(2) 前項各号に掲げる事項

(3) 当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項

(4) 当該個人データの項目

(5) 個人情報保護法第27条第4項の規定による個人情報保護委員会による公表がされている旨(第45条第2項の規定により個人データの提供を受けた場合に限る。)

3 役員及び職員は、前項本文の記録を、第三者から個人データの提供を受けた都度、速やかに作成しなければならない。ただし、当該第三者から継続的に若しくは反復して個人データの提供(第45条第2項の規定による提供を除く。以下この項において同じ。)を受けたとき、又は継続的に若しくは反復して提供を受ける確実な見込があるときは、一括して作成することができる。

4 役員及び職員は、第1項本文の記録を、次の各号に掲げる場合の区分に応じて、それぞれ当該各号に定める期間保存しなければならない。

(1) 第2項ただし書きの規定により契約書等で記録に代えた場合 最後に当該契約書等に係る個人データの提供を受けた日から起算して1年を経過する日までの間

(2) 前項ただし書きの規定により一括して記録を作成した場合 最後に当該記録に係る個人データの提供を受けた日から起算して3年を経過する日までの間

(3) 前2号以外の場合 当該記録を作成した日から3年間

(個人関連情報の第三者提供の制限等)

第49条 役員及び職員は、第三者が個人関連情報(個人情報保護法第16条第7項に規定する個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第45条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ書面の提示を受ける方法その他の適切な方法により確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。

(1) 当該第三者が本学から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。

(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、書面の提示を受ける方法その他の適切な方法により、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。

2 第46条第3項の規定は、前項の規定により役員及び職員が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。

3 前条第2項から第4項までの規定は、第1項の規定により役員及び職員が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項から第4項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。

第10章 個人情報ファイル簿

(個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第50条 本学は、個人情報ファイルを保有するに至ったときは、個人情報保護法第74条第1項第1号から第7号まで、第9号及び第10号に掲げる事項及び政令第20条第6項に定める事項を記載した帳簿(以下この条において「個人情報ファイル簿」という。)を作成し、公表しなければならない。

2 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。

(1) 個人情報保護法第74条第2項第1号から第10号までに掲げる個人情報ファイル

(2) 前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの

(3) 前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令第20条第7項に定める個人情報ファイル

3 第1項の規定にかかわらず、本学は、記録項目の一部若しくは個人情報保護法第74条第1項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

4 個人情報ファイル簿は、本学が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。

5 本学は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。

6 本学は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルの本人の数が1,000人に満たなくなったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。

7 本学は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを一 般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

第11章 特定個人情報の特則

(特定個人情報の取扱い)

第51条 役員及び職員は、特定個人情報を取り扱うにあたっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 特定個人情報の提供の求め、収集及び保管ができるのは、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合に限る。

(2) 個人番号を利用できるのは、番号法第2条第11項に規定する個人番号関係事務(次号及び第52条第1項において「個人番号関係事務」という。)を行うために必要な範囲に限る。

(3) 特定個人情報を含む個人情報ファイルを作成できるのは、個人番号関係事務を処理するために必要な場合その他番号法第19条第13号から第17号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる場合に限る。

(4) 特定個人情報を第三者に提供できるのは、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合に限る。

(個人番号関係事務の範囲)

第52条 総括保護管理者は、番号法があらかじめ限定的に定めた事務の範囲の中から本学において個人番号関係事務を特定するものとする。

2 保護管理者は、前項で特定した事務において取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。

(特定個人情報等事務取扱担当者の指定)

第53条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う職員(次項及び第55条において「特定個人情報等事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定するものとする。

2 保護管理者は、各特定個人情報等事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。

(特定個人情報等の管理区域)

第54条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムを管理する区域(以下この条において「管理区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるとともに、入退室管理、管理区域へ持ち込む機器等の制限等の措置を講ずるものとする。

(特定個人情報等の取扱区域)

第55条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域について、特定個人情報等事務取扱担当者以外の者が特定個人情報を容易に閲覧等できないようにするために必要な措置を講ずるものとする。

第12章 仮名加工情報の特則

(仮名加工情報の作成等)

第56条 役員及び職員は、仮名加工情報(個人情報保護法第16条第5項に規定する仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするため、次に掲げる基準に従い、個人情報を加工しなければならない。

(1) 個人情報に含まれる特定の個人を識別することができる記述等の全部又は一部を削除すること(当該全部又は一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(2) 個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(3) 個人情報に含まれる不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある記述等を削除すること(当該記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

2 役員及び職員は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条において同じ。)を取得したときは、削除情報等に係る安全管理措置については、第4章から第7条までの規定を準用する。

3 役員及び職員は、第9条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第8条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下第6項を除き同じ。)を取り扱ってはならない。

4 仮名加工情報についての第12条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

5 役員及び職員は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第18条の規定は、適用しない。

6 役員及び職員は、第45条第1項及び第2項並びに第46条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第45条第4項中「前3項」とあるのは、「第56条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第47条第1項ただし書中「第45条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第45条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第48条第1項ただし書中「第45条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第45条第4項各号のいずれか」とする。

7 役員及び職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8 役員及び職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便等により送付し、電磁的方法を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

9 仮名加工情報、仮名加工情報である個人データ及び仮名加工情報である保有個人情報については、第8条第2項及び第24条第7項から第9項までの規定は、適用しない。

第13章 雑則

(苦情処理)

第57条 総括保護管理者は、個人情報等の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

2 総括保護管理者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。

(雑則)

第58条 この規程に定めるもののほか、個人情報、特定個人情報及び行政機関等匿名加工情報の管理に関し必要な事項は、総括保護管理者が定める。

附 則

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年4月1日海大達第129号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年4月1日海大達第92号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年10月1日海大達第245号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成21年4月1日海大達第82号)

この規程は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年7月1日海大達第216号)

この規程は、平成22年7月1日から施行する。

附 則(平成22年10月1日海大達第263号)

この規程は、平成22年10月1日から施行する。

附 則(平成23年4月1日海大達第86号)

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成26年2月1日海大達第24号)

この規程は、平成26年2月1日から施行する。

附 則(平成26年4月1日海大達第98号)

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年4月1日海大達第92号)

この規程は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年7月1日海大達第213号)

この規程は、平成27年7月1日から施行する。

附 則(平成28年1月1日海大達第6号)

この規程は、平成28年1月1日から施行する。

附 則(平成28年10月1日海大達第177号)

この規程は、平成28年10月1日から施行する。

附 則(平成28年12月1日海大達第207号)

この規程は、平成28年12月1日から施行し、平成28年10月1日から適用する。

附 則(平成29年5月22日海大達第174号)

この規程は、平成29年5月22日から施行し、平成29年4月1日から適用する。

附 則(平成30年2月26日海大達第10号)

この規程は、平成30年2月26日から施行する。

附 則(平成30年4月1日海大達第28号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成30年5月11日海大達第91号)

この規程は、平成30年5月11日から施行し、平成30年4月1日から適用する。

附 則(平成30年12月20日海大達第159号)

この規程は、平成30年12月20日から施行し、平成30年10月23日から適用する。

附 則(令和元年10月1日海大達第187号)

この規程は、令和元年10月1日から施行する。

附 則(令和2年2月10日海大達第5号)

この規程は、令和2年2月10日から施行する。

附 則(令和2年10月1日海大達第135号)

この規程は、令和2年10月1日から施行する。

附 則(令和2年10月16日海大達第143号)

この規程は、令和2年10月16日から施行する。

附 則(令和3年4月1日海大達第24号)

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

附 則(令和3年8月1日海大達第113号)

この規程は、令和3年8月1日から施行する。

附 則(令和4年1月1日海大達第9号)

この規程は、令和4年1月1日から施行する。

附 則(令和4年4月1日海大達第71号)

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

国立大学法人北海道大学個人情報管理規程

平成17年4月1日 海大達第65号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第7編
沿革情報
平成17年4月1日 海大達第65号
平成18年4月1日 海大達第129号
平成19年4月1日 海大達第92号
平成19年10月1日 海大達第245号
平成21年4月1日 海大達第82号
平成22年7月1日 海大達第216号
平成22年10月1日 海大達第263号
平成23年4月1日 海大達第86号
平成26年2月1日 海大達第24号
平成26年4月1日 海大達第98号
平成27年4月1日 海大達第92号
平成27年7月1日 海大達第213号
平成28年1月1日 海大達第6号
平成28年10月1日 海大達第177号
平成28年12月1日 海大達第207号
平成29年5月22日 海大達第174号
平成30年2月26日 海大達第10号
平成30年4月1日 海大達第28号
平成30年5月11日 海大達第91号
平成30年12月20日 海大達第159号
令和元年10月1日 海大達第187号
令和2年2月10日 海大達第5号
令和2年10月1日 海大達第135号
令和2年10月16日 海大達第143号
令和3年4月1日 海大達第24号
令和3年8月1日 海大達第113号
令和4年1月1日 海大達第9号
令和4年4月1日 海大達第71号